1. Ogólne informacje dotyczące zastosowania Faktury krajowej do szczególnej metody kasowej
Faktura krajowa do szczególnej metody kasowej wystawiana jest dla dostaw towarów oraz świadczenia usług, dla których moment powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT, a co za tym idzie wykazania faktury w Ewidencji sprzedaży VAT, uzależniony jest od otrzymania całości lub części zapłaty. Otrzymanie zapłaty w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.
Dotyczy tylko podatników, którzy wybrali kasową metodę rozliczeń (o której mowa w art. 21 ustawy VAT)!
Jeżeli faktura jest wystawiona na rzecz osoby fizycznej bądź przedsiębiorcy niezarejestrowanego do podatku VAT i zapłata nie wpłynie w ciągu 180 dni od daty sprzedaży tj. dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, to obowiązek wykazania faktury w Ewidencji sprzedaży VAT powstaje w 180 dniu.
Faktury tego typu wystawiane są przez:
- przedsiębiorców, którzy wybrali „metodę kasową”,
- przedsiębiorców świadczących, na podstawie odrębnych przepisów, na zlecenie sądów powszechnych, administracyjnych, wojskowych lub prokuratury usług związanych z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym (z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług),
- komitenta wydającego towary komisantowi w ramach umowy komisu,
- przedsiębiorców świadczących usługi zwolnione od podatku VAT wymienione w art. 43 ust.1. pkt. 37-41,
- dokonujących przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w imieniu takiego organu własności towarów w zamian za odszkodowanie,
- organy egzekucji oraz komorników sądowych dokonujących w trybie egzekucji dostawy towarów, o której mowa w art. 18.
Rozliczenie sprzedaży przez komitenta wydającego towary w ramach umowy komisu zostało szczegółowo opisane tutaj.
W powyższych przypadkach, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt. 16 ustawy vat, na fakturze obowiązkowo trzeba umieścić zapis metoda kasowa.
W serwisie dla tego typu dokumentu zapis automatycznie pojawia się po numerze wystawionej faktury.
Faktura krajowa do szczególnej metody kasowej do momentu wprowadzenia pozycji otrzymania zapłaty nie jest wykazywana w Ewidencji sprzedaży VAT i pliku JPKV7. Dopiero wprowadzenie daty i otrzymanej kwoty powoduje rozliczenie faktury w podatku VAT. W podatku dochodowym faktura wykazywana jest standardowo w dacie sprzedaży tj. dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.
2. Ścieżka wystawienia faktury
Użytkownicy serwisu IFIRMA, którzy wybrali metodę kasową rozliczeń i zgłosili ją w US, również zaznaczają wybór tej metody rozliczeń w serwisie.
W zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ VAT należy kliknąć, po prawej stronie u góry, Edytuj i wprowadzić odpowiednie ustawienia (więcej informacji tutaj):
Fakturę dla tej metody wystawia się przez zakładkę Sprzedaż ➡ +Faktura (metoda kasowa) będąc ustawionym w miesiącu księgowym zgodnym z datą sprzedaży.
Jeżeli metoda kasowa nie została wybrana w konfiguracji, to ścieżka do wystawienia faktury jest następująca. Zakładka Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Lista faktur ➡ Pozostałe rodzaje ➡ Faktura krajowa do szczególnej metody kasowej.
Wystawiając fakturę do szczególnej metody kasowej należy zawsze ustawić w serwisie w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi). Data wystawienia nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym.
Formularz do wystawienia wskazanej faktury wygląda następująco:
3. Uzupełnienie podstawowych danych na fakturze
a. Kontrahent
Pierwszym elementem na formularzu faktury jest wybór nabywcy tj. kontrahenta. Wyboru należy dokonać poprzez wybranie ikony z „+” służącą dodaniu kontrahenta bądź ikony z lupą celem wyszukania istniejącego kontrahenta na liście. Nowego nabywcę przedsiębiorcę można zaimportować poprzez opcję pobierz dane z GUS, w przypadku sprzedaży na rzecz osoby nieprowadzącej działalności gospodarczej należy wybrać opcję + wprowadź samodzielnie.
Więcej o dodaniu kontrahenta osoby fizycznej można przeczytać tutaj.
b. Data wystawienia, sprzedaży, termin płatności
Po uzupełnieniu nabywcy należy przejść do uzupełnienia daty wystawienia, sprzedaży i terminu płatności. W polu termin płatności pojawi się domyślny termin płatności ustawiony przez Użytkownika.
Wystawiając fakturę w serwisie jako miesiąc księgowy należy ustawić miesiąc, w którym nastąpiła sprzedaż towaru lub usługi. W pozycji Data sprzedaży uzupełnić datę wykonania usługi lub sprzedaży towaru, w pozycji Data wystawienia datę faktycznego wystawienia faktury.
Co do zasady fakturę zgodnie z przepisami ustawy o podatku VAT wystawiamy do 15-go dnia następnego miesiąca po miesiącu sprzedaży.
c. Seria numeracji, format daty, typ rozliczenia, waluta, język
Następnie należy wybrać preferowaną serię numeracji oraz format daty – ustawienie to wpływa na sposób wyświetlania daty sprzedaży na wystawionym dokumencie. Obecnie wybieramy tylko opcję dziennego formatu daty sprzedaży. Następnie należy wybrać Typ rozliczenia, który uzależniony jest od rodzaju dokonywanej sprzedaży. W większości sytuacji prawidłowe będzie pozostawienie domyślnie oznaczonej opcji metoda kasowa. Zmiany powinni dokonać jednak przedsiębiorcy świadczący usługi:
- komisu,
- związane z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym,
- zwolnione od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37-41,
poprzez wybranie adekwatnej opcji z dostępnej listy.
Odpowiednią walutę i język trzeba wybrać z listy.
d. Przedmiot sprzedaży
W następnej części należy wskazać informacje o tym co jest przedmiotem sprzedaży tj. wskazać nazwę towaru lub usługi, a także informację o cenie jednostkowej, ilości i jednostce.
Użytkownik ma możliwość:
- dodania pustej pozycji przez opcję +dodaj pozycję i wpisania danych przedmiotu sprzedaży ręcznie,
- dodania towarów z listy standardowych towarów i usług poprzez wybranie opcji +dodaj towar z listy. Wówczas pojawi się lista towarów/usług, które zostały wcześniej wprowadzone lub zaimportowane w zakładce Sprzedaż ➡ Towary i usługi ➡ Lista produktów..
Pole CN/ PKWiU nie jest obowiązkowe do uzupełnienia, po wybraniu stawki VAT zw pojawi się na formularzu dodatkowe pole do wpisania podstawy prawnej zwolnienia.
+Dodaj dodatkowy opis– opcja ta pozwala przekazywać dodatkowe informacje dotyczące konkretnej pozycji faktury, dane te znajdą się na wydruku faktury.
Na fakturze można również dodać rabat, szczegóły omówione są tutaj.
Poniżej zostaną przedstawione dane księgowe do wyboru przy przedmiocie sprzedaży.
GTU– nie ma obowiązku, aby kod GTU (grupy towarów i usług) był elementem faktury. Kody GTU obowiązkowo muszą być ujęte w pliku JPKV7. Temat szczegółowo omówiony jest tutaj.
+Procedury JPK– można wybrać oznaczenie WSTO_EE. Oznaczenie przyporządkowane jest do konkretnej pozycji faktury.
W zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Domyślne ustawienia można wybrać czy oznaczenia JPK i GTU mają się pojawiać na wydrukach faktur.
Towar/ Usługa z załącznika 15– opcja zaznaczana odrębnie dla każdej pozycji faktury. Jeśli dana pozycja jest wymieniona w zał. 15 ustawy VAT -to należy ją zaznaczyć. Informacja jest pobierana tylko do pliku JPKV7, nie pojawi się na wydruku faktury.
4. Dodatkowe opcje możliwe do wykorzystania podczas wystawiania dokumentu
a. Uwagi, Płatności, Dodatkowe, JPK, Magazyn
Uwagę Użytkownik może wpisać bezpośrednio na wystawianej fakturze w polu Uwagi. Standardowe uwagi należy dodać w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Domyślne ustawienia ➡ Standardowe uwagi ➡ + Dodaj. Następnie podczas wystawienia faktury można wybrać uwagę z listy.
Można także dodać uwagę do danej serii numeracji faktur w serwisie. Opcja ta dostępna jest przy wybranej serii numeracji w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Serie numeracji, tu przy danej serii wpisujemy Domyślne uwagi.
Na samym dole dostępne są opcje:
- +Dodaj numer umowy,
- +Dodaj numer zamówienia,
- +Dodaj warunki transportu,
- +Dodatkowy opis.
Po wybraniu i uzupełnieniu danej informacji pojawi się ona na wydruku faktury w części Uwagi.
W części dotyczącej Płatności Użytkownik może wybrać sposób zapłaty np. przelew. Po wybraniu opcji przelew można wybrać z listy rachunek bankowy lub zmienić domyślnie ustawiony.
Numer konta bankowego powinien zostać wcześniej dodany w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Firma ➡ Rachunki bankowe. Korzystający z formy płatności przelew mają opcję oznaczenia na dokumencie Kodu QR dla przelewu. Kod ten może odczytać kontrahent przy pomocy aplikacji banku na swoim telefonie. Użytkownicy płatnych pakietów mogą włączyć tę możliwość zaznaczając pokazuj w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Domyślne ustawienia.
Mechanizm podzielonej płatności– zaznaczamy w sytuacji gdy, transakcja jest objęta obowiązkiem otrzymania zapłaty w formie mechanizmu podzielonej płatności. Temat szczegółowo omówiony jest tutaj.
Można tu również dodać wpłatę- dokładną datę i kwotę zapłaty. Te dane mają istotne znaczenie pod kątem rozliczenia faktury w podatku VAT.
Podpis – w tym miejscu można wybrać poniższe opcje:
- Faktura bez podpisu odbiorcy
- Osoba upoważniona do otrzymania faktury VAT (trzeba uzupełnić dane podając imię i nazwisko),
- Upoważnienie (należy wpisać imię i nazwisko).
- Brak podpisu odbiorcy i wystawcy (na wydruku faktury nie będą widoczne informacje o odbiorcy ani wystawcy)
Wybierając tę opcję na fakturze sprzedaży będzie widoczna informacja Faktura bez podpisu odbiorcy,
Osoba upoważniona do wystawiania faktury VAT – dane można wpisać bezpośrednio na wystawianej fakturze. Automatycznie będą się podpowiadać dane (imię i nazwisko), które są wprowadzone w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Aplikacja ➡ Użytkownicy.
Szablon PDF – należy tu wybrać szablon, w jakim ma być wystawiona faktura. Użytkownik może korzystać z różnych szablonów. Szablony można dodawać w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Szablony. Serwis proponuje 6 różnych szablonów, można dodać do określonego szablonu logo lub dwa loga.
Karta JPK pozwala na oznaczenie, iż dla danej sprzedaży zastosowanie ma określona procedura podatkowa, której oznaczenie konieczne w części ewidencyjnej pliku JPKV7. W przypadku tej faktury możliwe jest oznaczenie TP, które oznacza, iż istnieją powiązania między nabywcą i sprzedawcą.
Więcej informacji na temat procedur oznaczanych na potrzeby pliku JPK dostępnych jest tutaj.
Wszystkie dodatkowe opcje formularza faktury omówione są również szczegółowo tutaj.
b. Wystaw fakturę, Zapisz szkic, Anuluj, Podgląd wydruku
Przed ostatecznym wystawieniem faktury Użytkownik może zobaczyć, jak będzie ona wyglądać po zatwierdzeniu, służy do tego opcja podgląd wydruku. Po jej wybraniu serwis wygeneruje dokument w wybranym szablonie PDF z oznaczeniem PODGLĄD. Należy zwrócić uwagę na to, iż ostatecznie wystawiony dokument może mieć inny numer niż dokument na podglądzie. Numer wystawianego dokumentu ustalany jest ostatecznie w momencie zatwierdzania dokumentu.
W sytuacji kiedy dane na wystawianym dokumencie są poprawne i kompletne można zatwierdzić wystawiany dokument wybierając opcję Wystaw fakturę.
Dokument można zapisać w formie szkicu- Zapisz szkic. Po zapisaniu szkicu, będzie on widoczny na liście faktur, w części Szkice faktur sprzedaży. Szkic nie jest wystawioną fakturą, można go pozostawić bez dalszych kroków, nie wywołuje skutków księgowych.
Dla szkicu można wystawić fakturę sprzedaży. Po wystawieniu faktury szkic przestaje istnieć, nawet jeśli faktura byłaby anulowana.
Opcja Anuluj spowoduje opuszczenie formularza bez zapisania jego danych.
5. Wykazywanie faktury w ewidencjach podatkowych
Faktury wystawiane przez formularz Faktury krajowej do szczególnej metody kasowej wykazywane są w ewidencjach podatkowych w następujący sposób:
- księga przychodów i rozchodów – zakładka Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Księga przychodów i rozchodów – w dacie sprzedaży w kolumnie nr 9 (wartość sprzedanych towarów i usług) oraz kolumnie nr 11 (razem przychód);
- ewidencja przychodów – w przypadku przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem – zakładka Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Ewidencja przychodów – w dacie sprzedaży przy stawce ryczałtu wybranej podczas wystawiania faktury;
- ewidencja sprzedaży VAT- zakładka Księgowość ➡ Ewidencje ➡ Ewidencja sprzedaży VAT faktura jest księgowana po uzupełnieniu daty zapłaty faktury.
Kluczowe znaczenie ma więc wprowadzenie prawidłowej daty zapłaty.
Trzeba też pamiętać, iż zgodnie z obowiązującą zasadą, gdy nabywcą nie jest czynny podatnik VAT sprzedawca stosujący metodę kasową wykazuje VAT od nieuregulowanej należności w ewidencji i JPKV7, w której mija 180 dzień od wydania towaru bądź świadczenia usługi. Trzeba wówczas fakturę oznaczyć jako opłaconą.
W serwisie można wprowadzić datę zapłaty w jednej z czterech dostępnych metod. Omówione są szczegółowo tutaj.
Faktura krajowa do szczególnej metody kasowej jest bardzo specyficznym rodzajem faktury pod kątem rozliczeń. Należy tu zachować szczególną uwagę przy wprowadzaniu daty zapłaty za fakturę.
Autor: Joanna Łuksza, Monika Kobylak – IFIRMA