Aby wybrać lub dodać własną serię numeracji dla głównego lub dodanego Użytkownika, należy przejść do zakładki Konfiguracja ➡ Serie numeracji
Temat serii numeracji faktur został omówiony tutaj.
Seria numeracji
Użytkownik może skorzystać z stworzonych serii numeracji w serwisie. Seria numeracji może być miesięczna lub roczna.
Po edycji danej serii numeracji: miesięcznej lub rocznej, Użytkownik może ustawić jaka seria numeracji ma być domyślną serią przy wystawianiu dokumentu sprzedaży. Ustawienia tego dokonujemy wybierając w polu Seria domyślna ustaw jako domyślną a następnie zapisz.
Własna seria numeracji
Aby stworzyć własną serię numeracji należy wybrać opcję +Dodaj
wtedy Użytkownik ma możliwość:
- wybrać Rodzaj dokumentu:
- u nievatowca: faktura, rachunek, faktura proforma, rachunek, faktura korygująca, korekta rachunku
- u vatowca: faktura, faktura proforma, faktura korygująca, faktura VAT marża, korekta faktury vat marża,
- W polu seria cykliczna należy wybrać:
- TAK, jeżeli Użytkownik chce dodać własną serię numeracji dla faktur cyklicznych. Funkcja znajduje się w zakładce Faktury ➡ Faktury cykliczne,
Przy wybraniu serii numeracji dla serii cyklicznej zaznaczamy opcję TAK wtedy dana seria będzie obowiązywała wyłącznie dla faktur cyklicznych.
Jeżeli chcemy skorzystać z własnej serii numeracji oraz wybrać pierwszy numer z jakim ma być wystawiona faktura to w polu Pierwszy numer podajemy inny numer niż 1 wtedy wyświetli się pole, w którym wybierzemy miesiąc i rok od którego ma obowiązywać dane seria.
W serwisie domyślnie ustawiana jest Domyślna miesięczna seria faktur/rachunków cyklicznych, natomiast Użytkownik samodzielnie może wybrać dodatkowo własną serię numeracji faktur/rachunków cyklicznych w serii numeracji rocznej po zaznaczeniu opcji TAK.
Funkcja faktur/rachunków cyklicznych dostępna jest tylko dla użytkowników korzystających z płatnej wersji serwisu księgowości internetowej i biura rachunkowego.
Przy wystawianiu faktur/rachunków cyklicznych konieczne jest podanie częstotliwości generowania dokumentu, wybrania własnej lub domyślnej serii numeracji nadanej przez serwis oraz stworzenie grupy kontrahentów, do której można przypisać konkretny schemat cyklu wystawianej faktury/rachunków.
- w polu Nazwa wpisania takiej nazwy, po której Użytkownik będzie rozróżniał dodaną przez siebie nową serię numeracji w serwisie,
- w polu Format wpisania stworzonego przez siebie wzoru serii numeracji na podstawie podanej instrukcji w serwisie np. SWE/numer/miesiąc/rok/Waw
- NIE, jeżeli Użytkownik dodaje własną serię numeracji dla innych faktur (nie cyklicznych).
Po zapisaniu nowo dodanej serii numeracji można dodatkowo ustawić serię jako domyślną. Wybierając tę opcję serwis przy wystawianiu dokumentu sprzedaży zastosuje tę serię jako domyślną.
Aby zapisać własny format numeracji faktur, należy stworzyć wzór w oparciu o generowane automatycznie wartości:
- %N – numer faktury (wymagany)
- miesiąc (wymagany tylko dla trybu miesięcznego)
- %M – bez zera (np. 1)
- %m – z zerem (np. 01)
- rok (wymagany)
- %R – pełny (np. 2023)
- %r – dwie ostatnie cyfry (np. 23)
Lokalizacja tekstu w serii numeracji jest dowolna, np.
%N / Wrocław / %M /PM/ %R = 1 / Wrocław / 4 / PM / 2023
- w polu Pierwszy numer podajemy np. 20, 20/10/2023.
Użytkownicy wybierający nową serię numeracji w polu Wyświetlaj numer mogą również uzyskać numerację o stałej ilości znaków, wtedy numery są uzupełniane zerami na początku.>
Przykład z wybranymi zerami:
001/2023, 2023/01/012,
Przykład bez zer:
3/2023, 2023/01/12
Możliwa ilość zer do zastosowania w serwisie (01 -0000001).
- dodawanie domyślnych uwag – umożliwia dodanie informacji, które będą widoczne na wszystkich wystawianych fakturach/rachunkach przy danej serii numeracji.
Dodatkową możliwością jest wybranie serii rocznej z numeracją łamaną na miesiąc czyli np. numeracja w styczniu zaczyna się od 0001/01/2023, po wystawieniu 10 faktur w styczniu w lutym numeracja zacznie się od 0011/02/2023.
Przykład 1.
Dodawanie serii miesięcznej z kolejnym numerem
Po dodaniu w nowej własnej serii numeracji pierwszego numeru 20 i zatwierdzeniu serwis wyświetli nową własną serię numeracji z informacją o wyborze pierwszego numeru i wybranej formie serii numeracji.
Przykład 2.
Dodawanie serii rocznej z kolejnym numerem
Po dodaniu w nowej własnej serii numeracji pierwszego numeru 7 oraz w polu wyświetlaj numer z dwoma zerami wtedy po zatwierdzeniu serwis wyświetli nową własną serię numeracji z informacją o wyborze pierwszego numeru i wybranej serii numeracji.
Wtedy na wystawianej fakturze w lewym górnym rogu serwis wyświetli nową wybraną serię z wybranym numerem 0007/2023.
Przykład 3.
Dodawania serii rocznej z kolejnym numerem bez dodawania zer przed numerem
Po dodaniu w nowej własnej serii numeracji pierwszego numeru 33 oraz w polu bez zer na początku i zatwierdzeniu serwis wyświetli nową własną serię numeracji z informacją o wyborze pierwszego numeru i wybranej serii numeracji.
Seria numeracji dla nowego użytkownika np. pracownika lub osoby współpracującej
W zakładce Konfiguracja ➡ Użytkownicy dodajemy nowego Użytkownika, następnie wybieramy opcję zobacz uprawnienia.
W edycji użytkownika w polu Domyślna seria numeracji wybieramy z listy serię numeracji w jakiej dany Użytkownik będzie wystawiał faktury VAT:
- Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT,
- Krajowa sprzedaż wysyłkowa za pobraniem na fakturę VAT,
- Faktura VAT do paragonu z kasy fiskalnej,
- Faktura z ceną określoną w walucie obcej,
- Faktura zaliczkowa,
- Faktura krajowa ze szczególnym obowiązkiem podatkowym,
- Faktura krajowa do szczególnej metody kasowej,
- Faktura na usługi budowlane,
- Seryjne wystawianie faktur,
- Wewnątrzunijna dostawa towarów,
- Eksport towarów,
- Świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b,
- Świadczenie usług poza terytorium kraju.
- Krajowa sprzedaż na rachunek,
- Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług,
- Rachunek wystawiany w walucie,
- Seryjne wystawianie rachunków,
oraz
- Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę,
- Faktura z cena określoną w walucie obcej,
- Seryjne wystawianie faktur,
- Faktura do paragonu z kasy fiskalnej,
- Faktura zaliczkowa.
Autor: Marzena Łukasik – ifirma.pl