Jak wystawić fakturę zaliczkową

1. Ogólne informacje dotyczące zastosowania faktury zaliczkowej

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi zostaje uiszczona część zapłaty lub całość, to zasadniczo w takim przypadku mamy do czynienia z zaliczką.

W przypadku otrzymania całej kwoty zapłaty, to podatnik określa jaki charakter ma otrzymana wpłata – zaliczka na całą kwotę, czy też należność za dostawę towarów/świadczenie usług, które wkrótce nastąpią.

Przepisy również zezwalają na wystawienie faktury zaliczkowej, nie prędzej niż 30 dni przed otrzymaniem płatności. Serwis nie zezwala na wystawienie faktury zaliczkowej przed datą otrzymania zaliczki. W takim przypadku zalecamy wystawienie faktury pro formy w zakładce Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Faktury pro forma ➡ Pro forma do faktury krajowej, gdzie w typie faktury krajowej Użytkownik wybierze opcję faktura zaliczkowa. Faktura pro forma nie jest nigdzie księgowana.

Faktury zaliczkowej nie trzeba wystawiać w przypadku otrzymania zaliczki na poczet:

1. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2. dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
3. świadczenia usług:
• telekomunikacyjnych,
• wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.

Otrzymanie zaliczki w powyższych przypadkach nie powoduje konieczności jej opodatkowania i wystawienia faktury zaliczkowej. Wyjątek dotyczy usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, czyli stanowiących import usług.

4. dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy VAT- w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011 (dotyczy przypadku gdy przedsiębiorca ułatwia poprzez użycie interfejsu elektronicznego sprzedaż na odległość towarów importowanych, a także dokonanie na terytorium UE wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem).

Od 1 września 2023 r., zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej jeżeli całość lub część zapłaty otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał całość lub część tej zapłaty. Przepis ten nie ma zastosowania w przypadkach, dla których określone są szczególne terminy wystawienia faktury w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT.

Faktura końcowa będzie musiała zawierać poza datą dostawy towarów/ wykonaniem usług datę otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i jest inna niż data wystawienia faktury.

Takiej faktury końcowej nie powinni wystawiać Użytkownicy ifirma.pl prowadzący księgowość w serwisie ze względu na fakt, iż faktura powinna być w szczególny sposób wykazana w pliku JPKV7/7K.

Użytkownicy pakietów służących jedynie do wystawiania faktur mogą wystawić fakturę końcową poprzez zakładkę Sprzedaż➡ Faktura krajowa z podaniem w uwagach, na dole faktury, daty otrzymania zaliczki.

2. Ścieżka wystawienia faktury

Faktury zaliczkowe wystawia się obowiązkowo na rzecz firm, natomiast na rzecz osób fizycznych wystawia się fakturę na żądanie kupującego.

Przed wystawieniem faktury zaliczkowej w serwisie ifirma.pl – ustawiamy w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą otrzymania zaliczki. Następnie, w celu wystawienia faktury wybieramy zakładkę Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Wystaw inną ➡ Faktura zaliczkowa.

Po wybraniu tej opcji pojawi się formularz faktury zaliczkowej widoczny poniżej.

 

Pozycje, na które należy zwrócić uwagę:

• w pierwszej części faktury w nazwie towaru lub usługi wpisujemy, iż faktura dotyczy zaliczki na poczet realizacji konkretnej usługi/ dostawy towarów i podajemy kwotę wpłaconej zaliczki,
• w danych zamówienia w nazwie towaru lub usługi podajemy nazwę całej usługi lub towaru i całą kwotę transakcji (jeśli jej nie znamy, to przewidywaną kwotę),
• metoda kasowa– wybieramy tylko, gdy sprzedawca stosuje kasową metodę rozliczeń zgodnie z art. 21 ustawy VAT,
• kod GTU (Grupa Towarowo-Usługowa), jeśli dany towar/ usługa należą do jednej z grup, to należy ją wybrać z listy, aby dane mogły zostać pobrane do pliku JPKV7/ 7K. Kody GTU można wskazać na wydrukach faktur, nie jest to obowiązkowe,
• w przypadku, gdy w danych zamówienia znajdują się pozycje z różnymi stawkami VAT, należy także otrzymaną zaliczkę uwzględnić proporcjonalnie do wszystkich stawek VAT wskazanych w zamówieniu.

Zatwierdzenie faktury końcowej będzie możliwe tylko ze stawką VAT wskazaną w pozycji otrzymanej zaliczki.

Przykład 1.

Wystawiono fakturę zaliczkową ze stawką 8%, w danych zamówienia wprowadzono zarówno pozycję ze stawką 8% jak i 23%. Wystawiając fakturę końcową z różnymi stawkami VAT serwis nie pozwoli nam na jej zatwierdzić.

Oto poniższy komunikat z serwisu:

• mechanizm podzielonej Płatności– jeśli całość transakcji przekracza 15 tys zł oraz przynajmniej jedna pozycja widnieje w załączniku nr 15 do ustawy o VAT – to należy na fakturze zaliczkowej w części Płatności- zaznaczyć checkbox Mechanizm podzielonej płatności,



• oznaczenie procedur JPK– dodatkowe oznaczenia pobierane do pliku JPKV7/7K, jeśli sprzedaż powinna być dodatkowo oznaczona, to należy wybrać odpowiedni kod z listy w części JPK na dole faktury. Na wydrukach faktur można wskazać oznaczenie JPK, nie jest to obowiązkowe.

3. Kolejne faktury zaliczkowe do tego samego zamówienia

Można wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednej transakcji sprzedaży. Kolejną fakturę zaliczkową do tej samej transakcji można wystawić w jeden z poniższych sposobów.

W każdym przypadku przed wystawieniem faktury zaliczkowej należy ustawić w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą otrzymania zaliczki. Natomiast, na poziomej osi czasu na listą faktur, trzeba wybrać miesiąc wystawienia poprzedniej faktury zaliczkowej do danej transakcji (w przypadku sposobów 1 i 2).

Sposób 1:

Przy poprzedniej fakturze zaliczkowej na liście faktur w zakładce Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Lista faktur , po prawej stronie wybieramy ikonę trzech kropek + Faktura zaliczkowa. Poprzednie zaliczki do tej transakcji zostaną uzupełnione automatycznie na formularzu faktury zaliczkowej. Użytkownik powinien sprawdzić, czy zostały tu dodane na pewno wszystkie wcześniejsze faktury zaliczkowe wystawione do danej transakcji.

Sposób 2:

Po wejściu na poprzednią fakturę zaliczkową poprzez wybranie jej numeru – na dole pojawi się opcja wystaw kolejną zaliczkę do zamówienia. Poprzednie zaliczki do tej transakcji zostaną uzupełnione automatycznie na formularzu faktury. Użytkownik powinien sprawdzić, czy zostały dodane wszystkie wcześniejsze faktury zaliczkowe do danej transakcji.

Sposób 3:

Zakładka Sprzedaż ➡ Faktury ➡ Lista faktur ➡ Faktura zaliczkowa, tu należy uzupełnić formularz (analogicznie jak podczas wystawiania pierwszej faktury zaliczkowej). Na dole w części Poprzednie zaliczki wybieramy jedną z opcji: .

• +Dodaj zaliczki z listy– wybieramy faktury zaliczkowe wystawione w serwisie ifirma.pl, które chcemy powiązać z danym zamówieniem, lub



• +Dodaj ręcznie– uzupełniamy tu dane z faktury zaliczkowej wystawionej poza serwisem ifirma.pl.

Użytkownik powinien sprawdzić, czy zostały tu dodane na pewno wszystkie wcześniejsze faktury zaliczkowe wystawione do danej transakcji.

Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl

---