Każda firma zarejestrowana do VAT w Polsce ma obowiązek przesyłania deklaracji JPK_V7
regularnie co miesiąc. W przypadku rozliczenia kwartalnego do urzędu trafia część ewidencyjna za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, a w trzecim oprócz ewidencji przesyłana jest również część deklaracyjna za cały kwartał.
Do wysyłki pliku JPK_V7 dla spółki można wyznaczyć jedną osobę, która będzie ponosiła odpowiedzialność za rozliczenie firmy względem podatku VAT. Może to być jeden ze współwłaścicieli spółki, księgowy czy inna osoba, która będzie wysyłała plik w imieniu firmy.
Wyznaczona przez wspólników osoba nie musi posiadać własnego podpisu kwalifikowanego, wystarczy, że będzie posiadała aktywne konto na Profilu Zaufanym.
Trzeba jednak pamiętać o dopełnieniu pewnych formalności.
1. Złożenie UPL-1 dla osoby dokonującej podpisu w spółce
Aby urząd przyjął deklarację JPK_V7 plik nie tylko powinien być właściwie podpisany, ale także powinien być wysłany przez osobę do tego upoważnioną.
Do tego celu służy druk UPL-1, który należy złożyć w urzędzie. Jeżeli wspólnicy posiadają Profil Zaufany mogą to zrobić za jego pomocą.
W przeciwnym razie ustanowienie pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej należy złożyć w urzędzie osobiście. Druk można pobrać tutaj.
Należy mieć też na względzie, że zwykle urzędy wprowadzają upl-1 do bazy do ok. 7 dni roboczych dlatego warto złożyć taki dokument wcześniej. Jeśli urząd nie wprowadzi upoważnienia do bazy w momencie wysyłki JPK_V7 to deklaracja zostanie odrzucona przez bramkę ministerialną z powodu nieaktualnego pełnomocnictwa. Zanim więc nastąpi wysyłka deklaracji JPK_V7 warto upewnić się czy urząd już wprowadził druk do bazy ministerialnej.
2. Jak podpisać plik JPK_V7 i wysłać do urzędu
Pierwszym krokiem jest wygenerowanie pliku jpk_V7 w zakładce Deklaracje ➡ Deklaracje.
Aby wysłać deklarację należy ją otworzyć i wybrać opcję wyślij do urzędu.
Aby wygenerowany plik mógł być podpisany Profilem Zaufanym należy wybrać opcję pobierz plik z metadanymi.
Dalej należy postępować zgodnie ze wskazaną instrukcją (widoczną poniżej w czerwonej ramce) – tutaj pokazane są kolejne kroki jakie należy wykonać:
Przejść do strony obywatel.gov.pl.
Wybrać pobrany plik z dysku.
Wybrać opcję podpisz.
Po zalogowaniu będzie można podpisać plik podpisem zaufanym.
Po prawidłowym podpisaniu pliku można go pobrać na swój komputer.
Do serwisu należy dodać nowo pobrany plik, ponieważ ten właśnie został podpisany.
W kolejnym kroku należy przejść do zakładki JPK i wybrać opcję wgraj.
Prawidłowo podpisany i wgrany plik powinien otrzymać status 200.
Wysyłka deklaracji JPK_V7 poprzez Profil Zaufany nie powinna sprawiać większych problemów i przeważnie zajmuje ok. 5 min. W każdym dniu wysyłka wgranego pliku jest możliwa do godziny 23:45.
Status wysyłki można śledzić w zakładce JPK. Prawidłowo dostarczony i przetworzony, poprawny plik otrzymuje status 200. Wówczas w zakładce JPK pojawi się identyfikator do pobrania UPO, który należy skopiować i wkleić do formularza pdf na stronie rządowej.
Warto pamiętać, że wysyłka deklaracji JPK_V7 w dniu terminowym może być obarczona dłuższą weryfikacją pliku z uwagi na nadmierne obciążenie bramki Ministerstwa Finansów. Wówczas deklaracja otrzyma status 120, który może się utrzymywać nieco dłużej. Oznaczać to będzie, że plik został prawidłowo wysłany do US i czeka na weryfikację. W tej sytuacji należy jedynie zaczekać na właściwy status pliku.
Jeżeli Użytkownik serwisu chciałby skorzystać z tej opcji, a nie ma jeszcze Profilu Zaufanego, zawsze może go założyć. O tym jak to zrobić można dowiedzieć się tutaj lub kontaktując się pod wskazany numer na stronie.
Autor: Kamila Cicha – ifirma.pl