Wystawione dokumenty sprzedaży nie zawsze są od razu opłacone. Do spóźniającego się z zapłatą kontrahenta można wysłać przypomnienie.
Prawie dla wszystkich faktur/rachunków (w walucie i PLN) można dodać przypomnienie. Można to zrobić bezpośrednio z poziomu dokumentu oraz w zakładce CRM ➡ Windykacja.
Nieopłacone faktury można wyszukać na postawie Daty wystawienia, Terminu płatności lub Kontrahenta dla którego dokument został wystawiony.
W tej zakładce można zarówno dodać płatność, jak i stworzyć przypomnienie oraz wyświetlić listę przypomnień dla wybranego dokumentu.
Po wyszukaniu i wybraniu odpowiednich dokumentów, możliwe jest pobranie listy dokumentów przeterminowanych w formie listy pdf lub pliku xls.
Opcja ta nie jest dostępna dla faktur do paragonu i faktur zaliczkowych.
Możliwe do stworzenia przypomnienia
- Ponaglenie
- jest wysyłane na dane podane w danych nabywcy (adres e-mail) oraz dodatkowo na adres mailowy firmy.
- w polu treść wiadomości można wpisać maksymalnie 1400 znaków, w polu nagłówka wiadomości 100 znaków, w polu stopki 500, w polu z danymi wierzyciela 200 znaków, z danymi dłużnika 500 znaków, a w uwagach maksymalnie 500 znaków.
- sprzedawca otrzymuje maila z dopiskiem kopia w tytule. Maile przychodzą z adresu faktury@ifirma.pl. Można je wydrukować.
- Monit
- zasady wysyłania i edycji są takie same jak w przypadku ponaglenia.
- w treści pojawia się dodatkowo informacja o numerze rachunku bankowego do wpłaty i ostrzeżenie, że brak zapłaty w ciągu 14 dni powoduje przez wierzyciela podjęcie kolejnych działań (postępowanie windykacyjne i sądowe).
- Nota odsetkowa
- użytkownik może wybrać jako język przypomnienia język angielski.
- notę można wystawić jedynie do dokumentu o statusie nieopłacony. Serwis liczy kwotę odsetek od kwoty do zapłaty widoczną w tabeli w treści noty.
- w celu wystawiania noty należy uzupełnić datę zapłaty (nie może być wcześniejsza niż określony na fakturze termin płatności, ale może być datą przyszłą w stosunku do dnia bieżącego), a następnie kliknąć przelicz. Serwis wyliczy odsetki wg wybranego sposobu naliczania (ustawowe lub wynikające z umowy).
- użytkownik nie może zmieniać danych w tabeli z wyliczeniem odsetek.
- po zatwierdzeniu Noty można ją wydrukować.
- Wezwanie do zapłaty
- w sytuacji gdy zaproponowany termin zapłaty za fakturę już został przekroczony a klient nadal nie uregulował należności, użytkownik może wezwać swojego klienta do dokonania zapłaty za wystawioną fakturę.
- użytkownik ma możliwość edycji treści wiadomości oraz danych umieszczonych w stopce.
- stworzone wezwanie do zapłaty pojawi się w zakładce CRM ➡ Windykacja, w części Lista przypomnień.
Do jednej faktury można dodać klika przypomnień, po kilka w każdym rodzaju. Stworzonych przypomnień nie można usunąć. Ma to szczególne znaczenie przy notach odsetkowych, które są numerowane. Błędnie wystawionej noty nie można edytować ani usunąć, a następna będzie zawsze z kolejnym numerem.
W przypadku dokumentów w walucie w zakładce Windykacja widoczna jest kwota w walucie, ale bez specjalnego oznaczenia, że to waluta.