Poprawnie prowadzona księga przychodów i rozchodów wymaga księgowania ponoszonych wydatków – takich, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Dlatego też księgując faktury, przedsiębiorca powinien pamiętać o poprawnym opisaniu danego kosztu.
Opis wydatku w księdze przychodów i rozchodów
Konieczność opisywania poniesionego wydatku przez przedsiębiorców wynika bezpośrednio z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r. W przedstawionym w załączniku wzorze KPiR znajduje się pozycja Opis zdarzenia gospodarczego.
W przypadku księgowania wydatku stanowiącego koszt uzyskania przychodów przedsiębiorca powinien zatem wprowadzić krótką informację o tym, czego dotyczył wydatek.
Opis wydatku a program księgowy
Każdy poprawnie skonstruowany program księgowy powinien umożliwiać przedsiębiorcy wprowadzenie opisu wydatku, a następnie przenieść go do właściwej pozycji KPiR. Oczywiście, nazewnictwo takiej pozycji podczas procesu księgowania nie jest aż tak istotne – najważniejsze, aby spełniała ona swoją funkcję. Możemy zatem spotkać się np. z opisem wydatku czy też nazwą wydatku, z którą mamy do czynienia w serwisie ifirma.pl:
Opis wydatku warto sformułować tak, aby nie pozostawiał on wątpliwości co do rodzaju wydatku, a także jego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Oznacza to, że mniej istotne jest wprowadzenie dokładnej nazwy pozycji z faktury zakupu – np. nazwy własnej, numeru seryjnego etc. – jeśli w efekcie nie będzie jasne, jakiego konkretnie zakupu dokonaliśmy. Lepiej jest zatem sformułować jasny opis, np.:
- Części – naprawa samochodu służbowego, zamiast Śruba gwintowana numer seryjny
- Książki – literatura fachowa, zamiast Książka Tytuł, Autor, Rok wydania
- Naprawa komputera firmowego, zamiast Usługa serwisowa typ X.
Dzięki tak sporządzonym nazwom nie tylko przedsiębiorcy łatwiej będzie ustalić, czego dotyczył dany wydatek – także w razie konieczności skontrolowania KPiR przez urzędników takie pozycje nie powinny wzbudzać wątpliwości. Natomiast niejasne, branżowe zapisy mogą już przyczyniać się do składania dodatkowych wyjaśnień i dokumentacji.
Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl