Wystawiając dokument sprzedaży należy ustawić w serwisie (w lewym górnym rogu) miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dostawy lub wykonania usługi). Data wystawienia faktury nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym.
Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej, jeśli zgłosi ona swoje żądanie nie później niż w terminie 3 miesięcy – licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Termin na wystawienie takiej faktury jest dwojaki i zależy od momentu zgłoszenia żądania wystawienia faktury przez nabywcę. Jeżeli żądanie wystawienia faktury zgłoszono w miesiącu, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano zapłatę – fakturę wystawiamy najpóźniej do 15-stego następnego miesiąca (wg zasady ogólnej). Natomiast, gdy żądanie wystawienia faktury zgłoszono po zakończeniu miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę, bądź otrzymano zapłatę – fakturę wystawiamy najpóźniej do 15 dnia od zgłoszenia żądania.
Wystawienie faktury
Faktury dotyczące krajowej sprzedaży na rzecz osób fizycznych wystawiamy korzystając z jednej z poniższych opcji:
- zakładka Faktury ➡ Faktura VAT do paragonu z kasy fiskalnej – gdy mamy obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Wystawiona faktura nie jest księgowana, przychód jest księgowany na podstawie wydruków z kasy;
- zakładka Kasa fiskalna ➡ Lista paragonów ➡ Wystaw fakturę przy właściwym paragonie lub
- Wystaw fakturę do paragonu w szczegółach paragonu po jego wystawieniu.
Wystawiając fakturę do paragonu należy zawsze ustawić w serwisie w lewym górnym rogu miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży. Data wystawienia nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym.
Więcej na temat integracji drukarek/kas fiskalnych z serwisem ifirma.pl można znaleźć w artykule: Drukarka fiskalna – integracja z ifirma.pl
- zakładka Faktury ➡ Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT – jeżeli nie mamy obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Wystawiając fakturę na rzecz osoby fizycznej można skorzystać z tego formularza, ale z zachowaniem terminu do jej wystawienia wyznaczonego dla firm. Ogólną zasadą jest, iż fakturę na rzecz firmy wystawia się nie później niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Serwis umożliwia wystawienie tego typu faktury jedynie z zachowaniem wskazanego terminu.
Przedsiębiorcy dokumentujący sprzedaż dla osób fizycznych fakturami, którzy nie prowadzą ewidencji sprzedaży bezrachunkowej (nieudokumentowanej), również mogą korzystać z tej opcji. Faktura jest rozliczana w KPiR oraz ewidencji sprzedaży VAT w dacie sprzedaży.
Dane kontrahenta na fakturze
Podczas wystawiania faktury nie pobieramy danych kontrahenta z bazy GUS. Należy wybrać opcję do wprowadzenia danych samodzielnie.
Po wybraniu tej opcji pojawi się poniższy formularz do wpisania danych kontrahenta.
W polu dotyczącym nazwy firmy wpisujemy imię i nazwisko osoby fizycznej.
W polu identyfikator np. nazwisko, jest to nazwa, po której będziemy rozpoznawać i wyszukiwać kontrahenta w serwisie.
Numeru NIP nie trzeba podawać. Nie jest to wymagany element na fakturze wystawianej na rzecz osoby fizycznej. Nie ma również obowiązku zamieszczania na fakturze numeru PESEL.
Trzeba zaznaczyć checkbox Kontrahent jest osobą fizyczną i na samym dole uzupełnić adres kontrahenta.
Od 1 października 2020 r., w związku z wprowadzeniem nowego Pliku JPK_V7 powstało dodatkowe oznaczenie w serwisie IFIRMA.
Procedura TP dotyczy podmiotów powiązanych i należy ją oznaczyć kiedy występują powiązania między sprzedawcą i nabywcą.
W wygenerowanym w serwisie pliku JPK_V7 oznaczenie TP będzie dodawane automatycznie, po wystawieniu faktury dla kontrahenta, dla którego został zaznaczony checkbox “Podmiot powiązany – oznaczaj w JPK transakcje z podmiotem powiązanym”.
Więcej na temat nowego JPK, tutaj.
Faktura do paragonu z kasy fiskalnej na rzecz przedsiębiorcy