Jeżeli podatnik chce od razu być vatowcem, to musi przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej, dokonać rejestracji VAT poprzez złożenie we właściwym urzędzie skarbowym druku VAT-R. Jeżeli tego nie zrobi, nie ma prawa wystawiać faktur VAT i odliczać podatku VAT z faktur otrzymywanych.
Wszyscy podatnicy VAT mają obowiązek dokumentowania sprzedaży towarów i usług poprzez wystawianie faktur VAT. Jeśli klient jest osobą fizyczną, nieprowadzącą działalności gospodarczej, to fakturę wystawia się na jego życzenie. Za wyjątkiem, kiedy następuje:
- sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkowa na terytorium kraju,
- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
Do 31 grudnia 2013 r. fakturę należało wystawić nie później niż 7-go dnia po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru klientowi.
UWAGA!
Od 1 stycznia 2014 r. obowiązek podatkowy powstanie, wraz z dostawą towaru lub wykonaniem usługi, natomiast faktury będzie można wystawić do 15. dnia następnego miesiąca lub wcześniej maksymalnie 30. dnia przed wykonaniem czynności.
Nowe zasady dotyczą też terminu wystawiania faktur zaliczkowych. Fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty nabywcy.
Oryginał wystawionej faktury dostaje klient, natomiast przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania jej kopii.
Serwis ifirma.pl umożliwia tworzenie własnych serii numeracji faktur. Zakładka Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Serie numeracji.
Szablon faktury w serwisie zawiera wszystkie wymagane informacje dotyczące wystawcy, transakcji i kontrahenta. Pola opisane pogrubioną czcionką są wymagane, pola opisane czcionką normalną dobrowolne.
Dane wystawcy
Wszystkie dane dotyczące wystawcy faktury serwis pobiera z zakładki Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Dane właściciela oraz Dane firmy – można uzupełnić lub zmienić dane wystawcy.
Dane kontrahenta
Dane kontrahenta system pobiera z bazy kontrahentów dotychczas przez nas wprowadzonych i wyświetla w formie rozwijanej listy. Na liście kontrahenci pojawiają się pod “Identyfikatorem” jaki został im nadany przez nas przy wprowadzaniu danych. W polu identyfikator wpisujemy nazwę, po której łatwo wyszukać kontrahenta (np. Jędruś zamiast “PPHU JĘDRUŚ” – Biały Andrzej). Gdy danemu kontrahentowi fakturę wystawiamy po raz pierwszy, to możemy skorzystać z umieszczonej na fakturze funkcji Dodaj kontrahenta lub wprowadzić dane poprzez:
- zakładka CRM ➡ Lista kontrahentów,
- Dodaj kontrahenta ➡ Pobierz dane z GUS – wprowadzając NIP i kod CAPTCHA lub wprowadź samodzielnie,
- uzupełnij pola formularza,
- dane kontrahentów możemy grupować na dwóch listach – Dostawców i Odbiorców. Przy wprowadzaniu danych kontrahenta możemy wybrać opcje, czy identyfikator kontrahenta będzie się pojawiał na liście Dostawców, Odbiorców czy na obu tych listach.
Przy dużej liczbie kontrahentów, aby ułatwić posługiwanie się rozwijaną listą, możemy skorzystać z funkcji Kontrahenci Aktywni czyli tacy, których dane będą pojawiały się na liście. Pozostali kontrahenci również będą w bazie klienta, ale aby wywołać ich dane należy ich aktywować.
Od 1 października 2020 r., w związku z wprowadzeniem nowego Pliku JPK_V7 powstało dodatkowe oznaczenie w serwisie IFIRMA.
Procedura TP dotyczy podmiotów powiązanych i należy ją oznaczyć kiedy występują powiązania między sprzedawcą i nabywcą.
W wygenerowanym w serwisie pliku JPK_V7 oznaczenie TP będzie dodawane automatycznie, po wystawieniu faktury dla kontrahenta, dla którego został zaznaczony checkbox “Podmiot powiązany – oznaczaj w JPK transakcje z podmiotem powiązanym”.
Więcej na temat nowego JPK, tutaj.
Aktywowanie i dezaktywowanie kontrahentów odbywa się poprzez:
- zakładka CRM ➡ Lista kontrahentów ➡ Lista aktywnych,
- następnie przy odpowiednim kontrahencie używamy opcji edytuj.
Pozycje faktury
W celu przyspieszenia procedury wystawiania faktur możemy stworzyć Listę standardowych towarów i usług.
Tworzymy ją w sposób następujący:
- zakładka Faktury ➡ Towary i usługi ➡ Dodaj towar lub usługę.
Lista towarów i usług – Lista kontrahentów w systemie IFIRMA – video
Klasyfikacja kodów PKWiU.
W pliku JPK_V7 będą wykazywane dodatkowe oznaczenia transakcji takie jak:
- kody GTU (Grupa Towarowo-Usługowa),
Przedsiębiorca powinien dokonać wyboru klasyfikacji samodzielnie. Serwis ifirma.pl nie udziela informacji w zakresie prawidłowości klasyfikacji. Pomocny będzie tutaj artykuł.
Kiedy przedsiębiorca nie jest w stanie przypisać sprzedaży do żadnego z grupowań należy wybrać przy GTU opcję: BRAK – Towar / usługa nie należą do żadnej z grup.W przypadku dalszych wątpliwości co do przyjętej klasyfikacji, można również wystąpić z wnioskiem o wydanie wiążącej informacji stawkowej WIS – dla potrzeb podatku od towarów i usług (VAT). Więcej informacji o zmianach w klasyfikacji znajduje się na Portalu Podatkowym.
- oznaczenia procedur.
Informacje te należy zaznaczyć na poziomie wystawiania faktury w serwisie ifirma, aby mogły zostać poprawnie zaimportowane do nowego pliku JPK.
WAŻNE!
W sytuacji gdy, transakcja jest dokonana po 1 listopada 2019r. oraz jest objęta obowiązkem otrzymania zapłaty w formie mechanizmu podzielonej płatności – podczas wystawiania faktury konieczne jest zaznaczenie opcji: Mechanizm podzielonej płatności.
Lista towarów oraz usług, wchodząca w zakres obowiązku split payment została zamieszczona tutaj.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Wystawianie pierwszej faktury w systemie IFIRMA – video krok po kroku:
