W sytuacji, gdy Użytkownik korzysta z pojazdu osobowego wyłącznie w sprawach prowadzenia działalności gospodarczej oraz dokonał zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego na druku VAT-26, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to warunek konieczny, pozwalający na odliczenie całej kwoty podatku VAT z faktur za zakup paliwa, dokonane naprawy, zakupione części oraz pozostałe koszty poniesione na pojazd i udokumentowane fakturą VAT. Oprócz pełnego odliczenia podatku VAT, wydatki eksploatacyjne takiego pojazdu zostaną również w 100% wykazane w kosztach prowadzenia działalności, w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.
Ewidencja przebiegu może być prowadzona bezpośrednio w serwisie ifirma.pl lub poza nim, a następnie zaimportowana z pliku zewnętrznego na swoje konto w serwisie.
Spis treści:
- Prowadzenie ewidencji przebiegu VAT w serwisie ifirma.pl
- Import ewidencji przebiegu VAT z pliku zewnętrznego
1. Prowadzenie ewidencji przebiegu VAT w serwisie ifirma.pl
Uzupełnianie ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku VAT, jest możliwe w serwisie w zakładce Pojazdy ➡ Wszystkie operacje
Następnie należy wybrać opcję rozliczenie pojazdu – w wierszu pojazdu, który jest rozliczany.
Na stronie pojawi się możliwość:
- dodania kosztu związanego z pojazdem,
- ręcznego uzupełnienia pozycji ewidencji przebiegu pojazdu VAT lub
- zaimportowania ewidencji z pliku już wcześniej uzupełnionego.
Jeśli ewidencja przebiegu pojazdu nie jest prowadzona w innym programie ani pliku, może być prowadzona bezpośrednio w serwisie. W tym celu należy wybrać opcję +dodaj pozycję w ewidencji przebiegu pojazdu vat.
Pojawi się formularz do uzupełnienia poszczególnych przejazdów. Charakterystyczna dla prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu VAT jest dokładność i rzetelność uzupełniania ewidencji, dlatego też wymagane jest wskazanie stanu licznika na początek miesiąca, jak również na koniec. W celu uzupełnienia pozycji przejazdu, należy wybrać opcję dodaj pustą pozycję.
W sytuacji, gdy ewidencja była już prowadzona w poprzednich miesiącach, można skorzystać z funkcji wczytania stanu licznika końcowego z poprzedniego miesiąca – będzie on stanem licznika początkowego w nowym miesiącu
W tabeli pojawią się puste pozycje do uzupełnienia. Po wprowadzeniu przejechanej trasy, zatwierdzamy formularz.
Gdy zostanie wprowadzona pozycja ewidencji przebiegu pojazdu, serwis pozwala na jej skopiowanie.
Pomocna jest również opcja automatycznego dodania drogi powrotnej.
Funkcja automatycznego dodania przejazdu powrotnego wymaga samodzielnego uzupełnienia stanów licznika przed oraz po przejeździe.
Każdą pozycję w ewidencji można kopiować, dodawać drogę powrotną, edytować oraz usuwać.
Prowadzoną w serwisie ifirma.pl ewidencję przebiegu, można dowolnie edytować, dopisywać oraz wydrukować w pliku PDF.
Ważne jest, aby Użytkownik samodzielnie kontrolował ilość przejechanych kilometrów oraz stan licznika, ponieważ wprowadzane ilości kilometrów nie aktualizują stanu licznika. Serwis również pozwala na zatwierdzenie pustego stanu licznika oraz innej wartości niż ta, która wynika z przejechanych kilometrów.
Po wybraniu opcji wydrukuj, uzupełniona ewidencja otworzy się w pliku PDF.
Na zestawieniu są widoczne dodatkowe rubryki takie jak Podpis oraz Uwagi. Oba pola są możliwe do ręcznego uzupełnienia, już po wydrukowaniu ewidencji. Rubryki są przeznaczone do dodatkowych adnotacji, o których Użytkownik chciałby pamiętać i własnych notatek, związanych z danym wyjazdem.
2. Import ewidencji przebiegu VAT z pliku zewnętrznego
Ewidencję można również prowadzić poza serwisem ifirma.pl, a następnie wczytać plik w odpowiednim miejscu. Dzięki funkcji importu ewidencji przebiegu z pliku, nie ma konieczności przepisywania każdej pozycji. Taka możliwość istnieje w sytuacji, gdy ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona w pliku csv. Wzór pliku można pobrać z konta i uzupełniać poza serwisem.
W celu wczytania uzupełnionej ewidencji przebiegu pojazdu, należy przejść do zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje.
Następnie wybierana jest opcja rozliczenie pojazdu – w wierszu pojazdu, który jest rozliczany.
Na stronie pojawi się możliwość:
- dodania kosztu związanego z pojazdem,
- ręcznego uzupełnienia pozycji ewidencji przebiegu pojazdu VAT lub
- zaimportowania ewidencji z pliku już wcześniej uzupełnionego.
Po wybraniu opcji importu, pojawi się okno, w którym można wczytać uzupełnioną ewidencję przebiegu pojazdu – poprzez wybranie funkcji Wybierz plik i wgranie pliku zapisanego na swoim dysku. W zależności od rodzaju przeglądarki, widok tego okna może się nieznacznie różnić. W zalecanej przeglądarce Chrome okno wygląda następująco:
Jeśli chcemy sprawdzić w jakiej formie wczytywany plik powinien być stworzony, możemy najpierw pobrać wzór poprzez wybranie opcji Pobierz format pliku csv, xls.
WAŻNE!
W zależności od przeglądarki, wygląd oraz opis okna importu pliku może się różnić. W każdym z nich wymagana jest taka sama czynność – wczytanie pliku ewidencji przebiegu pojazdu dla VAT, prowadzonej poza serwisem.
UWAGA!
W serwisie istnieje ograniczenie w ilości pozycji. Nie może być ich więcej niż 1 000.
Uzupełniony poza serwisem plik powinien wyglądać w następujący sposób:
Po wybraniu funkcji Importuj, serwis wczyta poszczególne pozycje.
Gdy opcja będzie zaznaczona, serwis nie wczyta pierwszego wiersza pliku ze słowami: Data, Z, Do, Cel wyjazdu, Ilość KM. Zostanie wczytana tabela, rozpoczynając od drugiego wiersza.
Po wykonaniu importu, Użytkownik zostanie poproszony o sprawdzenie widoku importowanego pliku, a następnie zapisanie zaimportowanej ewidencji.
Sprawdzenie zaimportowanych pozycji jest istotne zarówno w kwestii zawartości i treści, ale też ilości. Serwis pozwala na wczytanie dowolnej ilości plików. Czyli jeśli posiadamy dwa lub trzy osobne pliki, w których są zamieszczone przejazdy odnoszące się do tego samego pojazdu, mogą one być wczytane osobno.
Gdy jeden plik zostanie zaimportowany, następnie wgramy drugi plik – serwis doda nowe pozycje pod już zaimportowanymi. Należy tu zwrócić uwagę, czy przez pomyłkę nie zostały wczytane dwa takie same pliki, dublując przejazdy.
Po zatwierdzeniu importu, będzie on widoczny w zakładce Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ rozliczenie pojazdu (w wierszu pojazdu, w którym chcemy uzupełnić rozliczenie).
Ważne jest, aby importowany plik ewidencji posiadał dokładnie takie kolumny, jakie proponuje serwis. W sytuacji gdy będzie ich mniej lub więcej, import pliku nie będzie możliwy. Kolejność kolumn może być inna niż zaproponowana, jednak muszą one mieć dokładnie takie same nazwy. Dodatkowo daty przejazdów również muszą być w ramach jednego miesiąca oraz miesiąc wyjazdów w ewidencji musi być zgodny z miesiącem księgowym, w którym chcemy wczytać ewidencję przebiegu.
Przy próbie wczytania pliku o niewłaściwym formacie lub z niewłaściwą ilością kolumn, serwis nie pozwoli na wczytanie pliku, wyświetlając komunikat:
Oprócz pozycji zaimportowanych z pliku, serwis pozwala na ich kopiowanie, edytowanie, poprawianie, usuwanie lub dowolne dodawanie nowych pozycji ewidencji przebiegu pojazdu VAT.
Faktury VAT związane z eksploatacją pojazdu mogą być księgowane w serwisie, niezależnie od zaimportowanej lub uzupełnionej ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT. Gdy tylko pojazd jest prawidłowo wykazany w serwisie – czyli ma zaznaczoną opcję, potwierdzającą złożenie deklaracji VAT-26 oraz w części “typ dla wydatków” również jest zaznaczony odpowiedni typ – serwis odliczy pełny VAT z faktur zakupu.
Posiadanie ewidencji przebiegu dla podatku VAT jest konieczne w celach kontrolno-skarbowych.
Autor: Katarzyna Marciniak – ifirma.pl