CRM – Dokumenty

Zakładka CRM umożliwia Użytkownikowi korzystanie z wielu dodatkowych funkcji, mających głównie charakter pomocniczy w prowadzeniu działalności. Pełną listę oraz opis funkcji znajdziesz tutaj.

 

 

Dokumenty

Użytkownik ma możliwość przejścia do Dokumentów w następujący sposób:

• zakładka CRM ➡ Dokumenty,
• zakładka CRM ➡ Pulpit CRM ➡ Dokumenty.

 

 

1.1. Dodawanie nowego dokumentu

Po przejściu do zakładki Dokumenty Użytkownik widzi listę wcześniej dodanych dokumentów, a także ma możliwość dodania nowego dokumentu (+ Nowy dokument).

 

 

Po wybraniu opcji dodawania nowego dokumentu możliwe będzie jego dodanie:

• w oparciu o stworzony przez Użytkownika wzór (+ pusty dokument),
• w oparciu o wzory przygotowane przez serwis ifirma.pl.

 

 

1.1.1. Dodawanie nowego dokumentu

Wybór funkcji + pusty dokument powoduje wyświetlenie formularza o nazwie Nowy dokument – Pusty dokument.

 

 

Tworząc nowy dokument Użytkownik uzupełnia/oznacza następujące pola:

• rodzaj dokumentu – oznaczenie rodzaju/grupy tematycznej, z którą powiązany jest dokument,
• tytuł – nadany przez Użytkownika tytuł (nazwa) dokumentu. Pole jest obowiązkowe,
• powiązany kontrahent – po wybraniu funkcji wybierz kontrahenta możliwe będzie przypisanie dokumentu do danego kontrahenta. Informacja o takim powiązaniu widoczna będzie na liście dokumentów, a także np. w szczegółowych danych kontrahenta na karcie dokumenty,

 

 

• powiązany pracownik – po wybraniu funkcji wybierz pracownika możliwe będzie przypisanie pracownika do danego dokumentu. Informacja o takim powiązaniu widoczna będzie na liście dokumentów.
• powiązany projekt – po wybraniu funkcji wybierz projekt możliwe będzie powiązanie dokumentu z wybranym projektem. Informacja o takim powiązaniu widoczna będzie na liście dokumentów, a także w szczegółowych danych projektu na karcie dokumenty.

 

 

Zasadniczą jednak częścią tworzonego dokumentu jest pole tekstowe, w którym Użytkownik wprowadza treść dokumentu. Wprowadzając tekst możliwe jest skorzystanie z następujących funkcji:

 

 

• przełączania trybu wprowadzania tekstu na html (1),
• zmiana stylu dla wprowadzanego tekstu (2),
• pogrubienie (3), pochylenie (4), podkreślenie (5), przekreślenie (6) tekstu,
• dodania wypunktowania (7), numeracji (8) dla wprowadzanego tekstu,
• zwiększenie (9) lub zmniejszenie (10) wcięcia dla wprowadzanego tekstu,
• wyrównania tekstu do lewej (11), do środka (12), do prawej (13) lub jego wyjustowanie (14),
• dodania obrazu (15), tabeli (16) lub linii poziomej (19),
• zmiany koloru tekstu (17) lub koloru tła (18).

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu danych stworzonego dokumentu dostępne będą funkcje pozwalające na:

• powrót do listy stworzonych dokumentów,
• edycję stworzonego dokumentu,
• usunięcie dokumentu,
• wydruk dokumentu,
• wysyłkę dokumentu mailem.

 

 

Wybór funkcji wydruku dokumentu spowoduje jego wygenerowanie w formacie pdf. Z kolei wybór funkcji wysyłki dokumentu drogą mailową spowoduje wyświetlenie okna Wysyłanie dokumentu emailem.

 

 

W przypadku kiedy do dokumentu przypisany jest kontrahent lub pracownik z uzupełnionym adresem mailowym, serwis podpowie te adresy. Można wybrać jeden z nich lub oba, można także wprowadzić inne adresy, niż te które podpowiada serwis. Po wprowadzeniu informacji o pierwszym adresie mailowym pojawi się funkcja umożliwiająca dodanie kolejnego adresu mailowego (+ dodaj kolejny adres). W sytuacji, gdy do dokumentu nie został przypisany kontrahent w polu Wyślij do będzie należało wpisać ręcznie adres wysyłki wiadomości.
Analogicznie będzie, jeśli do dokumentu przypisany jest pracownik.
Kopia wiadomości zostanie dodatkowo wysłana na adres mailowy wskazany w danych firmy. W polu nadawcy wiadomości wysłanej z serwisu widoczny będzie adres dokumenty@ifirma.pl.
Jako treść wysyłanej wiadomości domyślnie zostanie wskazana informacja o wysyłanym dokumencie dołączonym do wiadomości. Informację tę, a także uzupełnioną nazwę firmy i imię i nazwisko przedsiębiorcy, można zmienić przed wysyłką.

Z kolei w edycji dokumentu poza zmianą jego treści, możliwa jest zmiana rodzaju dokumentu, jego tytułu, a także np. usunięcie powiązania między dokumentem a projektem.

 

 

1.1.2. Wzory dokumentów dostępne w serwisie

Poza możliwością dodania dokumentu, przygotowanego przez Użytkownika w oparciu o pusty formularz, dokument może być także dodany na podstawie wzorów dostępnych w serwisie.
Dostępne wzory w podziale na grupy przedstawia poniższa tabela.

 

Dostępne w serwisie wzory dokumentów

Pracownicze: Anulowanie pełnomocnictwa Decyzja o udzieleniu dodatkowego urlopu macierzyńskiego Decyzja o udzieleniu urlopu ojcowskiego Decyzja w sprawie rozpatrzenia sprzeciwu od ukarania pracownika Decyzja w sprawie urlopu macierzyńskiego Delegacja krajowa Delegacja zagraniczna Informacja o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Informacja o zwolnieniu z pracy – redukcja etatów Kurs językowy List polecający Nagana pracownika Ogłoszenie o poszukiwaniu pracowników Oświadczenie o niepodejmowaniu działalności konkurencyjnej Oświadczenie o odpowiedzialności materialnej Porozumienie o rozwiązaniu współpracy Porozumienie stron Propozycja zmiany ustaleń umowy Upomnienie pracownika z powodu nieobecności Wniosek o przyznanie premii Wniosek o wypłatę ekwiwalentu za urlop Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Zaświadczenie o odbyciu stażu Zaświadczenie o zarobkach

Umowy o dzieło i zlecania: Umowa o dzieło Umowa o dzieło dla copywritera Umowa o dzieło dla grafika Umowa o dzieło dla handlowca Umowa o dzieło dla pracownika budowlanego Umowa o dzieło dla programisty Umowa o dzieło dla specjalisty ds. BHP Umowa o dzieło dla specjalisty ds. PR Umowa o dzieło dla specjalisty ds. SEM Umowa o dzieło dla specjalisty ds. SEO Umowa o dzieło dla specjalisty ds. kadr i rekrutacji Umowa o dzieło dla specjalisty ds. marketingu Umowa o dzieło dla sprzątaczki Umowa o dzieło dla tłumacza Umowa zlecenia Umowa zlecenia dla copywritera Umowa zlecenia dla grafika Umowa zlecenia dla handlowca Umowa zlecenia dla pracownika budowlanego Umowa zlecenia dla programisty Umowa zlecenia dla specjalisty ds. BHP Umowa zlecenia dla specjalisty ds. PR Umowa zlecenia dla specjalisty ds. SEM Umowa zlecenia dla specjalisty ds. SEO Umowa zlecenia dla specjalisty ds. kadr i rekrutacji Umowa zlecenia dla specjalisty ds. marketingu Umowa zlecenia dla sprzątaczki Umowa zlecenia dla tłumacza

Firmowe: Informacja o przekazaniu wierzytelności Przedłużenie terminu płatności Umowa akwizycji Umowa dostawy Umowa zamiany

Urzędy: Arkusz spisu z natury Dowód sprzedaży Wniosek o zwrot podatku VAT w terminie 180 dni Wniosek o zwrot podatku VAT w terminie 60 dni

 
Po wybraniu odpowiedniego formularza pojawi się wzór analogiczny jak w przypadku dodawania dokumentu w oparciu o pusty wzór.

 

 

Tworząc dokument w oparciu o dostępny w serwisie wzór, analogicznie jak w przypadku pustego dokumentu Użytkownik uzupełnia/oznacza następujące pola:

• rodzaj dokumentu – oznaczenie rodzaju/grupy tematycznej, z którą powiązany jest dokument. W przypadku kiedy dokument jest tworzony na podstawie wzorów dotyczących pracowników oraz umów zlecenie i o dzieło domyślnie jako rodzaj zostanie ustawiony pracownik. W przypadku dokumentów z grupy firmowe – kontrahent, z kolei w przypadku dokumentów z kategorii urzędy – jako rodzaj dokumentu zostanie wskazany urząd,
• tytuł – nadany przez Użytkownika tytuł (nazwa) dokumentu. Pole jest obowiązkowe,
• powiązany kontrahent – po wybraniu funkcji wybierz kontrahenta możliwe będzie przypisanie dokumentu do danego kontrahenta. Informacja o takim powiązaniu widoczna będzie na liście dokumentów a także np. w szczegółowych danych kontrahenta na karcie dokumenty,

 

 

• powiązany pracownik – po wybraniu funkcji wybierz pracownika możliwe będzie przypisanie dokumentu do danego pracownika. Informacja o takim powiązaniu widoczna będzie na liście dokumentów.
• powiązany projekt – po wybraniu funkcji wybierz projekt możliwe będzie przypisanie dokumentu do danego projektu. Informacja o takim powiązaniu widoczna będzie na liście dokumentów, a także w szczegółowych danych projektu na karcie dokumenty.

 

 

Zasadniczą jednak częścią tworzonego dokumentu jest pole tekstowe. W nim uzupełniona będzie wstępna treść dokumentu. Użytkownik będzie miał możliwość jej edycji. Edytując uzupełniony wzór dokumentu Użytkownik korzysta z analogicznych funkcji jak w przypadku dokumentu opartego na pustym wzorze.

Po uzupełnieniu i zatwierdzeniu danych stworzonego dokumentu dostępne będą funkcje pozwalające na:

• powrót do listy stworzonych dokumentów,
• edycję stworzonego dokumentu,
• usunięcie dokumentu,
• wydruk dokumentu,
• wysyłkę dokumentu mailem.

 

 
Wybór funkcji wydruku dokumentu spowoduje jego wygenerowanie w formacie pdf. Z kolei wybór funkcji wysyłki dokumentu drogą mailową spowoduje wyświetlenie okna Wysyłanie dokumentu emailem.

 

 

W przypadku kiedy do dokumentu przypisany jest kontrahent lub pracownik z uzupełnionym adresem mailowym, serwis podpowie te adresy. Można wybrać jeden z nich lub oba, można także wprowadzić inne adresy, niż te które podpowiada serwis. Po wprowadzeniu informacji o pierwszym adresie mailowym pojawi się funkcja umożliwiająca dodanie kolejnego adresu mailowego (+ dodaj kolejny adres). W sytuacji, gdy do dokumentu nie został przypisany kontrahent w polu Wyślij do będzie należało wpisać ręcznie adres wysyłki wiadomości.
Analogicznie będzie, jeśli do dokumentu przypisany jest pracownik.
Kopia wiadomości zostanie dodatkowo wysłana na adres mailowy wskazany w danych firmy. W polu nadawcy wiadomości wysłanej z serwisu widoczny będzie adres dokumenty@ifirma.pl.
Jako treść wysyłanej wiadomości domyślnie zostanie wskazana informacja o wysyłanym dokumencie dołączonym do wiadomości. Informację tę, a także uzupełnioną nazwę firmy i imię i nazwisko przedsiębiorcy, można zmienić przed wysyłką.

Z kolei w edycji dokumentu poza zmianą jego treści, możliwa jest zmiana rodzaju dokumentu, jego tytułu a także np. usunięcie powiązania między dokumentem a projektem.

1.2. Lista dokumentów

Lista utworzonych na koncie dokumentów widoczna jest po przejściu do zakładki Dokumenty.

 

 

Lista dokumentów zawiera takie dane o utworzonych dokumentach jak: tytuł, datę utworzenia, typ dokumentu, wskazanie kontrahenta, pracownika oraz projektu o ile dane te zostały przypisane do dokumentu. Serwis umożliwia sortowanie listy dokumentów w oparciu o każdą z tych informacji.

Z poziomu listy dokumentów Użytkownik może:

• otworzyć dokument wybierając jego tytuł. Po otwarciu dokumentu możliwa będzie np. jego edycja,
• przejść do danych kontrahenta przypisanego do dokumentu po wybraniu jego nazwy,
• przejść do danych pracownika przypisanego do dokumentu po wybraniu jego imienia i nazwiska,
• przejść do danych projektu powiązanego z dokumentem poprzez wybranie jego nazwy,
• pobrać utworzony dokument za pomocą funkcji dostępnej w kolumnie Akcja.

1.3. Powiązanie dokumentów z innymi funkcjami serwisu

Użytkownik ma możliwość dodania nowego dokumentu także z poziomu zakładek:

• CRM ➡ Projekty – po wybraniu utworzonego projektu na karcie dokumenty dostępna będzie funkcja dodaj dokument do projektu.

 

 

• Pracownicy ➡ Pulpit pracowników – po przejściu do wskazanej zakładki dostępna będzie funkcja + Utwórz dokument. Jej wybór powoduje przejście do zakładki CRM ➡ Dokumenty ➡ + Nowy dokument.

 

 

• CRM ➡ Pulpit CRM – w części Ostatnio dodane dokumenty dostępna będzie funkcja + dodaj dokument. Jej wybór powoduje przejście do zakładki CRM ➡ Dokumenty ➡ + Nowy dokument.

 

 

Z kolei dodane dokumenty widoczne będą, poza listą dokumentów w zakładce Dokumenty także w:

• zakładce CRM ➡ Pulpit CRM w części Ostatnio dodane dokumenty,
• danych kontrahenta przypisanego do dokumentu na karcie dokumenty,
• danych projektu przypisanego do dokumentu na karcie dokumenty.

1.4. Dostępność dokumentów

Zakładka CRM ➡ Dokumenty dostępna jest we wszystkich pakietach – także tych służących jedynie do wystawiania faktur.
Użytkownicy, którzy korzystają z konta jedynie do wystawiania faktur nie będą mieć możliwości przypisania do dokumentu pracownika, gdyż w tych pakietach nie jest dostępna zakładka Pracownicy.

W ramach danego konta dostęp do Dokumentów mają Użytkownicy o pełnych uprawnieniach (status super konta), a także Użytkownicy, którym uprawnienia w tym zakresie zostały dodane.

 

 

Użytkownik, który w zakresie uprawnień ma oznaczoną jedynie opcję Dodawanie i edycja dokumentów, może dodawać dokumenty i edytować te dodane przez siebie. Nie ma natomiast wglądu do dokumentów dodanych przez innych Użytkowników.
Z kolei, Użytkownik, który w zakresie uprawnień ma oznaczone obie opcje czyli Dodawanie i edycja dokumentów oraz Dostęp do wszystkich dokumentów może przeglądać dane dokumentów dodanych nie tylko przez siebie, ale i pozostałych Użytkowników.
Uprawnienia w zakresie czynności jakie dodatkowy Użytkownik może wykonywać w ramach dostępnych dla niego dokumentów zależne są od oznaczenia dodatkowych uprawnień.
Użytkownik o ograniczonych uprawnieniach ma możliwość przypisania projektu do dokumentu tylko w zakresie posiadanych uprawnień do projektów. Więcej na ten temat tutaj. Przykładowo Użytkownik, który może jedynie dodawać projekty, do dokumentu może przypisać jedynie projekt dodany przez siebie.

 

Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl