Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

W ostatnich latach doszło do rozluźnienia zasad przechowywania akt pracowniczych. Jakie obowiązki w zakresie przechowywania i gromadzenia dokumentacji pracowniczej ciążą na pracodawcy?

Jakie dokumenty musi przechowywać pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika (obowiązek ten obejmuje także dokumentację płacową). Ponadto jego obowiązkiem jest przechowywać tę dokumentację w warunkach zapewniających niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Do końca 2018 roku pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, pracodawca ma możliwość złożenia raportu informacyjnego (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10.

W sytuacji kiedy przedsiębiorca chce skorzystać z możliwości skrócenia przechowywania dokumentów, powinien przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Jest to oświadczenie deklarujące, że pracodawca przekazuje raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych przed 31.12.2018 r. Pracodawca może złożyć te dokumenty w dowolnie wybranym przez siebie terminie.

Akta pracownicze teraz także w wersji elektronicznej

Rewolucyjną zmianą w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej jest wprowadzenie możliwości prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników również w wersji elektronicznej (do 31 grudnia 2018 roku akta osobowe musiały być prowadzone w wersji papierowej). Co więcej, przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.

Jeżeli natomiast zmiana nastąpi w odwrotnym kierunku, tzn. z formy elektronicznej na papierową, wówczas pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk akt osobowych i opatrzeć go:

• podpisem pracodawcy lub
• podpisem osoby upoważnionej przez pracodawcę.