1. Jak krok po kroku zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego?
Myślisz o zabezpieczeniu na wypadek choroby lub planujesz powiększenie rodziny? Jako przedsiębiorca możesz w każdej chwili zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, aby zyskać prawo do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego, czy opiekuńczego.
Cała procedura zależy od tego, czy dopiero zakładasz firmę, czy prowadzisz ją już od jakiegoś czasu.
Oto prosty przewodnik, który przeprowadzi Cię przez formalności.
Kto może skorzystać?
Do ubezpieczenia chorobowego możesz dołączyć tylko wtedy, gdy opłacasz już obowiązkowe składki emerytalne i rentowe. Jeśli opłacasz je dobrowolnie, nie masz możliwości zgłoszenia się składki chorobowej.
Scenariusz 1: Dopiero zakładasz firmę
Jeśli chcesz być chroniony od pierwszego dnia prowadzenia działalności, masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia biznesu.
- Co robisz: Składasz w ZUS formularz ZUS ZUA.
- Ważny szczegół: Jeśli zakładasz firmę w środku miesiąca, pierwsze składki społeczne (w tym chorobową) wyliczasz proporcjonalnie tylko za te dni, w których firma działała.
Scenariusz 2: Prowadzisz już firmę i na opłacanie dobrowolnej składki chorobowej decydujesz się później
Jeśli na początku nie chciałeś płacić składki chorobowej, ale zmieniasz zdanie, kolejnym krokiem będzie aktualizacja Twojego zgłoszenia w ZUS.
Ważne – zachowaj odpowiednią kolejność i odstęp w wysyłce dokumentów!
- Krok 1: Wyrejestruj się z dotychczasowych ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA (wskazując datę, od której chcesz zmienić ubezpieczenie).
- Krok 2 (Odczekaj): Między wysłaniem deklaracji ZUS ZWUA a kolejnym krokiem zachowaj minimum jednodniową przerwę. Kolejny dokument przekaż do wysyłki dopiero następnego dnia po tym, jak przy deklaracji ZUS ZWUA w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS pojawi się status Przesyłka przyjęta do ZUS.
- Krok 3: Dopiero po potwierdzeniu wyrejestrowania, wyślij deklarację ponownego zgłoszenia ZUS ZUA – wpisując w niej dokładnie tę samą datę, którą podałeś na druku wyrejestrowującym.
Dzięki temu zachowaniu odstępu dokumenty trafią do ZUS w poprawnej kolejności, co gwarantuje ich prawidłowe przetworzenie przez system ZUS.
-
Ważny szczegół: Jeśli zgłaszasz się w trakcie miesiąca, składkę chorobową za ten pierwszy miesiąc musisz opłacić w pełnej wysokości (za cały miesiąc), a nie proporcjonalnie.
Kluczowa zasada: Pilnuj terminów! (Okres wyczekiwania)
Pieniądze z ZUS-u za zwolnienie lekarskie nie przysługują od razu. Musisz przejść przez tzw. okres wyczekiwania, który wynosi 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia. Wyjątki od tej reguły zostały opisane na stronie ZUS.
Czas ten liczy się od daty wskazanej w formularzu, ale tylko wtedy, gdy dokument zostanie złożony w terminie. Spóźnienie oznacza, że na prawo do zasiłku poczekasz dłużej.
Przykład spóźnienia:
Chcesz płacić składkę chorobową od 1 lutego i wpisujesz taką datę do dokumentu. Formularz przez opóźnienie w wysyłce trafia do ZUS-u dopiero 5 marca. Efekt? Twoje 90 dni oczekiwania na zasiłek zacznie biec dopiero od dnia realnego złożenia dokumentu, czyli od 5 marca.
Ile to kosztuje?
Składka chorobowa wynosi 2,45% podstawy wymiaru. Zasadniczo płaci się ją od takiej samej kwoty, jak składki emerytalną i rentową.
Pamiętaj, że przepisy określają minimalną i maksymalną kwotę. Jako przedsiębiorca możesz zdecydować się na wyższą podstawę. Wtedy zapłacisz większe składki społeczne ( w tym emerytalną i rentową), ale w razie choroby otrzymasz też wyższy zasiłek. Więcej na ten temat tutaj.
| Założenie działalności |
Kontynuacja działalności |
|
| Formularze | Zgłoszenie na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności | Wyrejestrowanie z dotychczasowych składek na druku ZUS ZWUA, i ponowna rejestracja ze składką chorobową na druku ZUS ZUA – zgłoszenie najpóźniej w dacie rejestracji do składki chorobowej |
| Obowiązywanie ubezpieczenia | Po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego od daty wskazanej w formularzu* | Po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego od daty wskazanej w formularzu* |
Procedura zgłoszenia do dobrowolnej składki chorobowej będzie zależała od tego, czy dopiero zakładamy firmę, czy też na ubezpieczenie zdecydowaliśmy się później. Z tego powodu może też nieco różnić się data, od której ubezpieczenie zacznie obowiązywać.*
Uwaga! Jeśli formularz zgłoszeniowy zostanie złożony z opóźnieniem, bieg 90 rozpocznie się dopiero od dnia fizycznie złożonej deklaracji.
2. Zgłoszenie do składki chorobowej – instrukcja w serwisie ifirma.pl
Uwaga! Jeśli dopiero zakładasz działalność, ZUS ZUA możesz złożyć wraz z wnioskiem CEIDG lub osobiście w ZUS. Jeśli tego nie zrobiłeś, przejdź do kroków opisanych w Scenariuszu pierwszym
Poniżej znajdziesz jasne instrukcje dla obu scenariuszy – zarówno dla nowych firm, jak i tych już działających.
Scenariusz 1: Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe od początku działalności
Scenariusz 2: Zgłoszenie do składki chorobowej w trakcie prowadzenia firmy
Scenariusz 1: Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe od początku działalności
Chcesz opłacać składkę chorobową od pierwszego dnia działania swojej firmy?
Możesz dokonać tego z poziomu serwisu ifirma.pl, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej rejestrując swoją firmę w CEIDG.
Do ubezpieczenia chorobowego możesz przystąpić tylko wtedy, gdy podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Jeśli opłacasz je dobrowolnie, nie możesz zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego. Tym samym prawo to nie przysługuje osobom korzystającym z Ulgi na start, emerytom oraz przedsiębiorcom, którzy pracują równolegle na etacie i zarabiają co najmniej minimalne wynagrodzenie.
Oto co krok po kroku należy zrobić w serwisie:
Aby wygenerować formularz ZUS ZUA w systemie kliknij na swój Login w prawym górnym rogu ekranu.
Następnie z rozwijanego menu wybierz opcję Konfiguracja.
W menu konfiguracji przejdź do sekcji Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
W części zatytułowanej Deklaracje zgłoszeniowe [Imię i Nazwisko przedsiębiorcy] kliknij opcję wygeneruj ZUA.
W oknie formularza jako Typ deklaracji wybierz opcję Zgłoszenie.
Datę powstania obowiązku ubezpieczeń to data zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, zgodnie z przykładem do data 24.05.2026r.
W sekcji Ubezpieczenia obowiązkowe zaznacz: emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.
W sekcji Ubezpieczenia dobrowolne zaznacz checkbox przy opcji chorobowe.
Na koniec uzupełnij pole Kod wykonywanego zawodu (w naszym przykładzie: kierownik biura rachunkowego) zacznij wpisywać nazwę stanowiska, które najdokładniej opisuje Twoją działalność (np. Kierownik…). System automatycznie podpowie właściwy, 6-cyfrowy kod GUS.
Ważne! Kod zawodu służy wyłącznie do celów statystycznych GUS. Nie myl go z kodem ubezpieczenia, kodem PKD ani stanowiskiem z umowy o pracę w innej firmie.
Na końcu kliknij przycisk Przekaż do podpisu.
Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZUA do podpisu elektronicznego?
Należy wybrać opcję tak.
Co dzieje się dalej?
Po wykonaniu wyżej opisanych czynności, system automatycznie wygeneruje zgłoszenie ZUS ZUA ze składką chorobową. Znajdziesz je w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, skąd możesz monitorować status przesyłki do ZUS oraz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:
Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji. W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.
Scenariusz 2 : Zgłoszenie do składki chorobowej w trakcie prowadzenia firmy
Jeśli prowadzisz już działalność i chcesz zacząć opłacać składkę chorobową, w serwisie ifirma.pl przejdziesz przez ten proces sprawnie i bezpiecznie. Cała operacja wymaga wygenerowania dwóch dokumentów (wyrejestrowania ZWUA i nowego zgłoszenia ZUA) – system przygotuje je dla Ciebie, po wybraniu odpowiednich opcji opisanych poniżej, ale kluczem do sukcesu jest zachowanie odpowiedniego odstępu czasu podczas ich wysyłki.
Do ubezpieczenia chorobowego możesz przystąpić tylko wtedy, gdy podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu. Jeśli opłacasz je dobrowolnie, nie możesz zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego. Tym samym prawo to nie przysługuje osobom korzystającym z Ulgi na start, emerytom oraz przedsiębiorcom, którzy pracują równolegle na etacie i zarabiają co najmniej minimalne wynagrodzenie.
Oto instrukcja krok po kroku, jak to zrobić bezbłędnie:
Krok 1: Wyrejestrowanie z dotyczasowego planu opłacania składek
Przejdź do zakładki Login w prawym górnym rogu ekranu.
Z rozwijanego menu wybierz opcję Konfiguracja.
Kolejno należy przejść do zakładki Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS
Następnie w zakładce Deklaracje zgłoszeniowe ZUS [Imię i Nazwisko przedsiębiorcy] należy wybrać opcję wygeneruj ZWUA
W oknie generowania e-deklaracji ZUS ZWUA w polu Typ deklaracji zaznacz opcję wyrejestrowanie z ubezpieczenia.
W części Przyczyna wyrejestrowania wybierz pozycję inna przyczyna wyrejestrowania.
W polu Data wyrejestrowania wpisz dzień rejestracji do składki na ubezpieczenie chorobowe, w przykładzie to data 10.05.2026 r.
Kod tytułu ubezpieczenia pozostaje co do zasady bez zmian – użyj kodu, z którym standardowo rozliczasz się w systemie (w przykładzie jest to kod 05 10 00 – duży ZUS).
Tak sporządzony formularz należy zatwierdzić poprzez wybranie opcji przekaż do podpisu.
Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZWUA do podpisu elektronicznego? Należy wybrać opcję tak.
W zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, na dole strony, można śledzić status wysyłki ZUS ZWUA.
W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:
Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji.
W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.
Krok 2. Zarejestrowanie do dobrowolnej składki chorobowej
Bezpieczna wysyłka – zachowaj kolejność!
Aby ZUS prawidłowo przetworzył Twoje zgłoszenie, dokumenty nie mogą trafić do urzędu jednocześnie.
- Dzień pierwszy: Przekaż do wysyłki wyłącznie dokument ZUS ZWUA (wyrejestrowanie) schemat został opisany wyżej w Kroku 1.
- Dzień drugi dzień roboczy (lub kolejny): Regularnie zaglądaj do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS. Gdy przy dokumencie ZUS ZWUA pojawi się oficjalny status Przesyłka przyjęta do ZUS, przekaż do wysyłki nowe zgłoszenie ZUS ZUA z taką samą datą obowiązywania jak na ZWUA.
Dzięki temu system ZUS przetworzy dokumenty w poprawnej kolejności, a Ty zyskasz pewność, że formalności zostały dopełnione bezbłędnie.
Oto co krok po kroku należy zrobić w serwisie:
Aby wygenerować dokument ZUA z dobrowolną składką chorobową w systemie, wykonaj poszczególne punkty opisane poniżej:
Kliknij na swój Login w prawym górnym rogu ekranu.
Z rozwijanego menu wybierz opcję Konfiguracja.
W menu konfiguracji przejdź do sekcji Deklaracje ➡ Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
W części zatytułowanej Deklaracje zgłoszeniowe [Imię i Nazwisko przedsiębiorcy] kliknij opcję wygeneruj ZUA.
W oknie formularza jako Typ deklaracji wybierz opcję Zgłoszenie.
Datę powstania obowiązku ubezpieczeń to data od kiedy chcesz podlegać pod ubezpieczenie chorobowe, mając na uwadze, że należy tego dokonać na bieżąco.
W sekcji Ubezpieczenia obowiązkowe zaznacz: emerytalne, rentowe oraz wypadkowe.
Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne): Jeśli chcesz nadal opłacać tę składkę i zachować ciągłość ochrony, w sekcji Ubezpieczenia dobrowolne zaznacz checkbox przy opcji chorobowe.
Na koniec uzupełnij pole Kod wykonywanego zawodu (w naszym przykładzie: kierownik biura rachunkowego) zacznij wpisywać nazwę stanowiska, które najdokładniej opisuje Twoją działalność (np. Kierownik…). System automatycznie podpowie właściwy, 6-cyfrowy kod GUS.
Ważne! Kod zawodu służy wyłącznie do celów statystycznych GUS. Nie myl go z kodem ubezpieczenia, kodem PKD , czy stanowiskiem w pracy, którą np. wykonujesz na część etatu.
Na końcu kliknij przycisk Przekaż do podpisu.
Pojawi się komunikat z zapytaniem:
Czy na pewno chcesz przekazać deklarację ZUS ZUA do podpisu elektronicznego?
Należy wybrać opcję tak.
Co dzieje się dalej?
Na podstawie wykonania czynności opisanych w Kroku 2, system automatycznie wygeneruje zgłoszenie ZUS ZUA z poprawnie zaznaczoną składką chorobową. Znajdziesz je w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ e-Deklaracje ZUS, skąd możesz monitorować status przesyłki do ZUS oraz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
W kolumnie Status pojawia się informacja przekazana bezpośrednio z ZUS-u:
Dokument przekazany do podpisania, niepodpisany – oznacza, że dokument czeka na podpisanie przez naszego pracownika,
Deklaracje w trakcie przetwarzania – oczekiwanie na potwierdzenie przez ZUS,
Przesyłka przyjęta do ZUS – deklaracja została zaakceptowana przez ZUS,
Przesyłka nieprzyjęta do ZUS – ZUS wskazuje powód nieprzyjęcia deklaracji.
W takim przypadku należy poprawić dokument i przesłać go raz jeszcze.
W kolumnie Poświadczenie przedłożenia deklaracji pojawia się możliwość pobrania informacji o wysyłce.
3. Składka chorobowa – ustawienia
Aby serwis uwzględnił w wyliczeniu składkę chorobową przedsiębiorcy, przechodzimy do zakładki Login ➡ Konfiguracja ➡ Deklaracje ➡ ZUS.
Następnie w prawym górnym rogu, należy wybrać zmień plan.
Kolejno należy wprowadzić daty obowiązywania planu. Dla naszego przykładu wprowadzamy daty od 10.05.2026, daty końcowej nie trzeba określać.
UWAGA!
Składka chorobowa jest niepodzielna, co oznacza że niezależnie od jakiego dnia przedsiębiorca się do niej zgłosi wartość będzie taka sama.
U dołu strony w zakładce Składki ZUS do opłacenia , należy zaznaczyć opcję Ubezpieczenie chorobowe, a następnie zatwierdzić wprowadzone zmiany.
Uwaga! Może się zdarzyć, że wraz ze zgłoszeniem do składki chorobowej przedsiębiorcy chcą zwiększyć podstawę jej opłacania – w serwisie można dokonać także takiej zmiany.
W takiej sytuacji, przy ubezpieczeniu społecznym, należy z rozwijanej listy wybrać własna a następnie wprowadzić podstawę wymiaru składki społecznej (minimalna wartość podstawy do ubezpieczenia społecznego w roku 2026- 5652,00), więcej informacji na ten temat znajduje się tutaj).
Zmiany w schemacie planu opłacania składek będą widoczne w części Historia ubezpieczenia ZUS.
4. Generowanie ZUS DRA
Po wybraniu właściwych ustawień można już generować deklarację ZUS DRA, przechodząc do zakładki Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje i wybierając wygeneruj ZUS. Wśród wygenerowanych składek będzie widoczna, także dobrowolna składka chorobowa.
Autor: Agnieszka Sołtys, Patrycja Tokarska – ifirma.pl