Urlop wypoczynkowy pracownika

Według Kodeksu Pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

1. Wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar należnego urlopu wypoczynkowego zależy od okresu zatrudnienia. Do okresu zatrudnienia wlicza się wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia (nie wliczamy zatrudnienia w oparciu o umowy cywilnoprawne). Nie ma w tym wypadku znaczenia, jak poprzednie stosunki pracy zostały zakończone i czy istniały pomiędzy nimi przerwy w zatrudnieniu.

Do okresu zatrudnienia, wlicza się także okres edukacji w wymiarze:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż – 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż – 5 lat,
• średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,
• szkoły policealnej – 6 lat,
• szkoły wyższej – 8 lat.

Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi:

• 20 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Jak mówi Kodeks pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę , uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Jeśli pracownik podejmuje pracę z pierwszym dniem miesiąca, wówczas miesiąc zatrudnienia upływa z ostatnim dniem tego miesiąca- np. pracownik zatrudniony 1 marca 2024 r. – prawo do urlopu nabędzie z dniem 31 marca 2024 r. Jeśli w trakcie miesiąca, wówczas miesiąc pracy upływa z końcem dnia w następnym miesiącu kalendarzowym, który datą poprzedza dzień nawiązania stosunku pracy- np. pracownik zatrudniony 15 marca 2024 r. nabywa prawo do urlopu za pierwszy miesięczny okres-14 kwietnia 2024 r. W pierwszym roku pracy pracownikowi uprawnionemu do 20-dniowego rocznego wymiaru urlopu będzie przysługiwać 1,66 dnia urlopu po każdym miesiącu pracy. W tym przypadku wymiaru tego się nie zaokrągla. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. I wtedy urlop ten już się już zaokrągla w górę do pełnego dnia.

a. Wymiar urlopu dla niepełnego etatu

Zgodnie z art. 154-2 Kodeksu pracy urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika; niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 Kodeksu pracy).

Przykład

Pracodawca zatrudnił pracownika na 1/2 etatu od 1 marca 2024 r. Pracownik ma staż pracy krótszy niż 10 lat. Pracować będzie od poniedziałku do piątku po 4 godziny.

Proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy urlop wypoczynkowy pracownika wynosi 10 dni (1/2 × 20 dni). Za okres pracy od 1 marca do 31 grudnia br. nabędzie prawo do 9 dni urlopu (10/12 × 10 dni = 8,33 dnia, czyli po zaokrągleniu 9 dni).
Skoro urlop pracownika, o którym mowa wyżej, wynosi 9 dni, ma on prawo do 72 godzin urlopu (9 dni x 8 godzin = 72 godziny).
Biorąc pod uwagę rozkład czasu pracy tego pracownika, każdy dzień urlopu spowoduje odpisanie z puli urlopowej 4 godziny urlopu. Wykorzystanie więc całego przysługującego urlopu oznaczać będzie rzeczywiście 18 dni nieobecności w pracy (72 godziny: 4 godz./dziennie = 18 dni).

b. Zaległy urlop wypoczynkowy

Pracownicy, którzy z różnych przyczyn, nie wykorzystali w danym roku w pełni przysługujących im dni wolnych, muszą to zrobić najpóźniej do 30 września kolejnego roku (urlop może być wykorzystany również w październiku o ile rozpoczął się jeszcze we wrześniu). Pracodawca bez konsultacji terminu z podwładnym może go wysłać na zaległy wypoczynek. Może to zrobić w sytuacji, gdy zatrudniony zwleka z urlopem wypoczynkowym i zbliża się termin jego wykorzystania. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani przekazać go innej osobie. Niezgodne z prawem jest również wypłacenie należności za zaległy urlop, musi być on wykorzystany w naturze. Serwis nie nadzoruje ilości zaległego urlopu, w tym zakresie pracodawca sam powinien o tym pamiętać.

c. Urlop uzupełniający

W sytuacji gdy pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy. Następnie w trakcie tego roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze. Przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze różnicy między nabytym wymiarem a wymiarem poprzednio przysługującym. Przykładowo 10-letni okres zatrudnienia, uprawniający do urlopu w wymiarze 26 dni, upływa 31 grudnia 2024 r. W takim przypadku, urlop uzupełniający przysługuje z upływem tego dnia i to za rok 2024 r. Z dniem 1 stycznia 2025 r. pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu w wymiarze 26 dni. Przykładowo pracownik mający urlop w wymiarze 20 dni w danym roku po ich wykorzystaniu nabywa prawo do urlopu w wymiarze 26 dni. Pracodawca powinien w tym przypadku udzielić pracownikowi urlopu uzupełniającego w wymiarze 6 dni. I nie ma tu znaczenia czy będzie to np. 15 czerwiec czy 31 grudnia- zawsze będzie to 6 dni. Może wystąpić sytuacja, że udzielenie urlopu uzupełniającego w danym roku kalendarzowym nie jest możliwe ze względu na to, że po uzyskaniu prawda do tego urlopu pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim wtedy urlop uzupełniający staje się urlopem zaległym i należy go udzielić pracownikowi najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego.

d. Podział urlopu wypoczynkowego

Pracownik może swój urlop podzielić na kilka części, z tym że jedna z nich musi trwać co najmniej 14 dni kalendarzowych. Termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu wypoczynkowego pracownik ustala wcześniej z pracodawcą, oczywiście w formie pisemnej. Należy pamiętać, aby urlopu wypoczynkowego udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającemu liczbie godzin przypadających do przepracowania przez pracownika w danym dniu. Obliczając urlop trzeba pamiętać, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, również w przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy. W stosunku do pracowników zatrudnionych na niepełnym etacie, proporcjonalnemu skróceniu ulega wymiar urlopu wypoczynkowego, a nie liczba godzin przypadająca na 1 dzień urlopu.

Dla pracownika zatrudnionego na:

• pełny etat, jest to: 208 godzin przy 26 dniach urlopu i 160 godzin przy 20 dniach urlopu.
• 1/2 etatu są to: 104 godziny, czyli 26 dni (13 dni * 8 godz. = 104 godz.) i 80 godzin przy 20 dniach (10 dni * 8 godz. = 80 godz.).

Jeżeli pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu w danym roku kalendarzowym powinien wybrać cały zaległy urlop najpóźniej do 30 września roku następnego.

2. Urlop wypoczynkowy w ifirma.pl

Zakładka Pracownicy ➡ Umowy ➡ Wystaw nowy ➡ Wylicz wynagrodzenie urlopowe ➡ otwiera się strona, którą uzupełniamy – wybieramy urlop wypoczynkowy, podajemy datę od – do, liczbę dni i godzin roboczych ➡ zatwierdzamy.

a. Wynagrodzenie urlopowe

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, takie jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował. Zasadę tę stosuje się w pełni, jedynie do składników wynagrodzenia określonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Natomiast, elementy zmienne mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom, to nawet z 12 miesięcy.

Nie wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia wchodzą w skład wynagrodzenia urlopowego. Dodatkowe świadczenia muszą być przyznawane według ściśle określonych kryteriów. To, jaką premię zaliczyć do podstawy wynagrodzenia urlopowego dowiesz się tutaj. W przypadku kiedy pracownikowi są wypłacane zmienne składniki wynagrodzenia mające wpływ na podstawę wynagrodzenia za urlop należy w polu Pensja wybrać z listy Zmienna. Wybranie danej opcji spowoduje pojawienie się dodatkowych pól do uzupełnienia oznaczonych na obrazie poniżej.

Dane należy uzupełnić następująco:

• w wierszu Liczba miesięcy, z których ma być liczona podstawa wymiaru z dostępnej listy należy wybrać liczbę miesięcy od 3-12. Wybrana liczba będzie stanowiła liczbę wierszy znajdującej się poniżej tabeli do uzupełnienia,
• wiersz Podstawa wymiaru wynagrodzenia należy pozostawić pusty. Wartość wiersza jest sumą Zmiennych czynników wynagrodzenia. Po uzupełnieniu tabeli znajdującej się poniżej, celem wyliczenia
• wartości pola należy skorzystać z opcji przelicz,
• w tabeli w kolumnie Zmienne czynniki wynagrodzenia należy uzupełnić kwoty wypłacone w poprzednich miesiącach zgodnie z opisem w podpowiedzi do pola,
• w tabeli w kolumnie Liczba przepracowanych godzin należy uzupełnić liczbę przepracowanych w poprzednich miesiącach godzin. Celem poprawnego wyliczenia należy podać liczbę godzin wymaganą do przepracowania wskazanego miesiąca kalendarzowego. Liczbę tę należy pomniejszyć o dni związane z okresem choroby lub urlopu bezpłatnego,
• kolejno wprowadzamy rodzaj urlopu, daty jego trwania, liczbę godzin urlopu i liczbę dni,
• kończymy zatwierdzając.

b. Sprawdzanie urlopu w ifirma.pl

Jeżeli przy generowaniu rachunku pracownika za dany miesiąc był ujęty urlop wypoczynkowy pracownika poprzez opcję Wylicz wynagrodzenie urlopowe, to w zakładce Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ Wybieramy pracownika ➡ Statystyki ➡ podajemy okres od – do, i mamy zestawienie np. urlopów za ten okres.

Urlop wypoczynkowy ujmujemy też w ewidencji czasu pracy. W serwisie ifirma.pl wchodzimy na zakładkę Pracownicy ➡ Ewidencja czasu pracy ➡ Stwórz ewidencję miesięczną ➡ Wybierz pracownika (wybieramy pracownika z listy). Następnie wybieramy umowę i zaznaczamy opcje: pobierz nominalny czas pracy z umowy oraz uwzględniaj tylko dni robocze. Na koniec wybieramy opcję Stwórz ewidencję czasu pracy, a otworzy się strona z ewidencją czasu pracy, którą możemy: wydrukować, dodać godziny pracy (jeżeli nie zaznaczymy wcześniej, że pobierzemy nominalny czas pracy z umowy), albo dodać nieobecności (podajemy typ absencji, np. choroba, urlop wypoczynkowy, bezpłatny czy macierzyński). Na koniec zatwierdzamy.

3. Urlop na żądanie

Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym, nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie, w każdym roku kalendarzowym. Pracownik powinien zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Pamiętać należy jednak, że urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego, zatem wlicza się w ogólny wymiar urlopu, jaki przysługuje pracownikowi.

4. Zmiana pracodawcy

Jeżeli pracownik zmienia pracodawcę w ciągu roku, to każdy z pracodawców nalicza mu urlop proporcjonalnie do okresu pracy. Urlopu dotychczasowego pracodawcy przysługuje pracownikowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku, w którym ustał stosunek pracy. Urlop taki nie przysługuje, jeśli przed ustaniem stosunku pracy pracownik:

• wykorzystał przysługującym mu urlop,
• wykorzystał urlop w wyższym wymiarze.

Natomiast, u nowego pracodawcy urlop wypoczynkowy przysługuje w wymiarze:

• proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w przypadku zatrudnienia pracownika na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
• proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w przypadku zatrudnienia pracownik na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

5. Ekwiwalent za urlop

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne. Pracownik nie może zrzec się ani samego urlopu, ani też wynagrodzenia za urlop. Ekwiwalent pieniężny w zamian za urlop wypoczynkowy może zostać wypłacony tylko w przypadku niemożności wykorzystania urlopu z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy rodzi się wraz z datą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powinien być wypłacony w dacie rozwiązania umowy o pracę. Dniem jego wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia.

Do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego potrzebny jest współczynnik ekwiwalentu dla pełnego etatu na dany rok. Dla 2024 roku jest to wartość 20,92. Należy również ustalić podstawę wymiaru ekwiwalentu, którą jest wynagrodzenie. Wynagrodzenie stałe uwzględnia się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, to bierzemy pod uwagę wynagrodzenie za pełny miesiąc. Zmienne składniki wynagrodzenia takie jak premie (za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc), uwzględniamy z 3 miesięcy wstecz (należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez 3, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu)
Aby obliczyć ekwiwalent za 1 dzień urlopu podstawę ekwiwalentu dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy. Następnie obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu za pomocą podzielenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy. Kolejno ustalamy liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu (patrz punkt 1). Wyliczoną wartość dla jednej godziny ekwiwalentu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego – otrzymujemy finalną wartość do zapłaty pracownikowi.

Przykład

Pani Katarzyna zarabia 8000 zł brutto miesięcznie. Jej premia wyniosła:

• za styczeń 500 zł,
• za luty 400 zł,
• za marzec 600 zł.

Stosunek pracy ustał wraz z końcem marca. Pozostało jej 6 dni (48 h) niewykorzystanego urlopu. Wyliczenie ekwiwalentu wygląda następująco:

Podstawa za składniki stałe: 8000

Podstawa za składniki zmienne: (500+400+600):3=1500:3=500 zł

Podstawa ekwiwalentu: 8000+500=8500 zł

Podstawa ekwiwalentu za jeden dzień: 8500:20,92 (współczynnik dla roku 2024)=406,31 zł

Podstawa ekwiwalentu za jedną godzinę: 406,31:8= 50,79 zł

Ekwiwalent za niewykorzystane godziny urlopowe do wypłacenia: 50,79×48=2437,92 zł.

Od składnika wynagrodzenia jakim jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy pobrać składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy. W serwisie IFIRMA kwotę należnego ekwiwalentu, wyliczonego poza serwisem, wprowadzamy do rachunku w pozycji Wynagrodzenie dodatkowe:

Autor: Ewelina Ciapara – ifirma.pl