Funkcja kopiowania wydatków pozwala na usprawnienie księgowania faktur kosztowych na koncie Użytkownika. Wybór tej opcji polega na kopiowaniu wydatku takiego samego rodzaju, wprowadzonego w dniach/miesiącach wcześniejszych, powielając częściowo zawartość formularza kopiowanego kosztu.
Kopiowanie jest możliwe dla następujących wydatków:
- Zakup towarów handlowych lub materiałów,
- Koszt prowadzenia firmy,
- Opłata za telefon/internet,
- Koszty mediów i usług telekomunikacyjnych,
- Czynsz za lokal,
- Opłata za prąd, wodę, gaz, CO, wywóz śmieci,
- Uniwersalny,
- Opłaty bankowe (prowizje),
- Odsetki od kredytu,
- Koszty uboczne zakupu,
- Dowód księgowy,
- Dowód księgowy w walucie,
- Dowód wewnętrzny,
- Import usług,
- Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
- Dostawa, z tytułu której podatnikiem jest nabywca (dla dostaw od firm zagranicznych na terytorium Polski, nie zarejestrowanych w Polsce do VAT).
Wydatki których nie ma możliwości skopiowania to:
- Zakup paliwa
- Koszty związane z pojazdem inne niż zakup paliwa
- Zakup wyposażenia
- Zakup środka trwałego
- Zakup wartości niematerialnej i prawnej
- Hotele i gastronomia
- Zakup samochodu osobowego
- Zakup samochodu ciężarowego
- Import towarów handlowych
- Import – koszty prowadzenia działalności
Akcja kopiowania otwiera formularz dodawania wydatku tego samego typu jak wydatek kopiowany, z uzupełnionymi na podstawie kopiowanego wydatku danymi:
- rodzaj dokumentu,
- sprzedawca,
- nazwa wydatku,
- wartość wydatku (kwoty),
- koszty wysyłki (dla zakupu towarów handlowych i materiałów),
- wydatek związany ze …,
- wpis do KPIR (dla wydatku uniwersalnego, dowodu księgowego, dowodu księgowego w walucie, dowodu wewnętrznego),
- wpis do Ewid. Zakupów VAT (dla uniwersalnego),
- zaznaczoną opcję „zakup środka trwałego” (dla uniwersalnego),
- nazwa (dla dowodu księgowego, dowodu księgowego w walucie, dowodu wewnętrznego),
- opis (dla dowodu księgowego, dowodu księgowego w walucie, dowodu wewnętrznego),
- mnożnik (dla dowodu księgowego, dowodu wewnętrznego),
- waluta (dla dowodu księgowego w walucie).
Pomimo automatycznego uzupełnienia rubryk, wszystkie pola są możliwe do edycji i wprowadzenia zmian.
Kopiowanie wydatku jest możliwe z tego samego miesiąca lub poprzednich.
Możliwość skopiowana wydatku jest widoczna przy zaksięgowanych kosztach w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków
Przy wydatkach, w których jest możliwość skopiowania, w ostatniej kolumnie jest widoczny symbol kopiowania, pozwalający na skorzystanie z funkcji.
Wybranie funkcji kopiowania wydatku, przenosi Użytkownika do formularza częściowo skopiowanego. Pola, które nie są wypełnione, należy uzupełnić samodzielnie.
Innym miejscem, w którym jest opcja skopiowania, to opcje położone na samym dole, po wejściu w szczegóły kopiowanego wydatku.
W tym celu należy przejść do zakładki Wydatki ➡ Lista wydatków
Na liście wydatków można odnaleźć daną pozycję i wybrać numer zaksięgowanego dokumentu.
Po otworzeniu formularza wydatku, w dolnych opcjach jest widoczna funkcja skopiuj.
W celu skopiowania wydatku, zaksięgowanego w poprzednim miesiącu, należy w lewym górnym rogu ustawić miesiąc księgowy, w którym wydatek ma być zaksięgowany. Następnie na osi czasu należy wybrać numer miesiąca, w którym został już zaksięgowany wydatek tego samego rodzaju, w celu jego skopiowania i wybrać funkcję.
Kopiowanie wydatków jest funkcją szczególnie przydatną w firmach, w których występuje powtarzalność wydatków, ponoszonych u tych samych kontrahentów jak np. dostawcy usług telekomunikacyjnych, internetu, opłaty za czynsz, stali dostawcy towarów handlowych itp.
Autor: Katarzyna Marciniak – ifirma.pl