Jak powinna wyglądać faktura VAT?

Nie istnieją żadne wymogi co do nazwy dokumentu będącego fakturą. Podatnicy mogą zatem nazywać takie dokumenty fakturą lub fakturą VAT. W serwisie widnieje nazwa faktura VAT. Sama nazwa dokumentu nie ma wpływu na sposób i prawo do jej rozliczenia. Ustawodawca nie określił graficznego wyglądu, ale wymienił elementy które powinny się na niej znaleźć.

Obowiązkowe dane na fakturze

Niezbędny zakres danych, które powinna zawierać faktura wskazuje art. 106e ustawy VAT:

1. data wystawienia;

Od stycznia 2014 r. ogólną zasadą jest, iż fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, maksymalnie 30. dnia przed wykonaniem czynności.

Wystawiając dokumenty sprzedaży należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dostawy). Data wystawienia faktury nie musi być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym. Na liście faktur w zakładce „Faktury” dokumenty będą widoczne w miesiącu zgodnym z datą wystawienia widniejącą na fakturze.

2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

Serwis ifirma.pl umożliwia tworzenie własnych serii numeracji faktur w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury ➡ Serie numeracji.
Po wyborze serii numeracji, serwis automatycznie nadaje kolejne numery dla wystawianych faktur VAT zaczynając od 1, a jeśli Użytkownik chce kontynuować numerację faktur wystawianych poza serwisem, to w polu “Pierwszy numer” podaje numer właściwy dla kolejnej wystawianej faktury.

3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

Wszystkie dane dotyczące wystawcy faktury należy wprowadzić w serwisie w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Dane właściciela oraz Dane firmy.

Dane kontrahenta można uzupełnić podczas wystawiania faktury lub w zakładce CRM.

Dane możemy pobrać z bazy GUS wprowadzając NIP kontrahenta oraz przepisując kod z obrazka (captcha) lub też można wprowadzić wszystkie dane samodzielnie.
Każdy użytkownik posiada nadany przez Użytkownika serwisu identyfikator. Jest to nazwa, która ułatwi wyszukiwanie kontrahenta z naszej bazy.

Przy dużej liczbie kontrahentów, aby ułatwić posługiwanie się listą kontrahentów, możemy skorzystać z funkcji Kontrahenci Aktywni – czyli tacy, których dane będą pojawiały się na rozwijanej liście kontrahentów podczas wystawiania faktury. Pozostali kontrahenci również będą w bazie, ale aby wywołać ich dane będzie trzeba ich aktywować.

Aktywowanie i dezaktywowanie kontrahentów odbywa się poprzez zakładkę CRM ➡ Lista kontrahentów ➡ Lista aktywnych.

4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. A;

NIP podatnika wpisujemy w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Dane firmy.

5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;

NIP kontrahenta wprowadzamy w danych kontrahenta.

6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

Przez dostawę towarów należy rozumieć datę przeniesienia prawa do rozporządzania towarem jak właściciel. Najczęściej prawo do dysponowania towarem jak właściciel przechodzi na nabywcę w momencie wydania mu towaru. Datę podajemy bezpośrednio na formularzu faktury. Wystawiając dokumenty sprzedaży należy ustawić w serwisie miesiąc księgowy zgodny z datą sprzedaży (dostawy).

7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

Nazwę możemy wprowadzić bezpośrednio na formularzu faktury lub możemy pobrać ją z bazy Standardowych towarów i usług. Lista ta przyspieszy procedurę wystawiania faktur. Bazę tworzymy w sposób następujący: zakładka Faktury ➡ Towary i usługi. Tworzymy odrębne listy dla towarów lub usług wyliczanych od cen netto, od cen brutto oraz dla eksportu.

8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;

Stawka podstawowa podatku od towarów i usług wynosi obecnie 23%. Przepisy ustawy o podatku od towarów przewidują obecnie stosowanie stawek obniżonych: 8% , 5% i 0%.

13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.

Dane z pkt 8-12 oraz podsumowania z pkt. 13-15 uzupełniane są bezpośrednio na formularzu faktury,

Dane dodatkowe

W niektórych przypadkach obowiązują dodatkowe, specyficzne elementy.

1. Zapis „metoda kasowa” – jeśli wystawiającym jest mały podatnik rozliczający się metodą kasową. Fakturę „metoda kasowa” można wystawić w serwisie poprzez zakładkę Faktury ➡ Lista faktur ➡ Pozostałe rodzaje ➡ Faktura krajowa do szczególnej metody kasowej, aczkolwiek serwis nie jest przystosowany do rozliczania automatycznie podatku VAT od zakupów metodą kasową.
2. Określenie „samofakturowanie” – w sytuacji, gdy wystawcą faktury nie jest sprzedawca, a nabywca towarów lub usług (art. 106d). Należy go dodać w uwagach na fakturze.
3. Wyraz „odwrotne obciążenie” – w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi.
   Wyraz „odwrotne obciążenie” pojawia się w serwisie na następujących formularzach faktur: „świadczenie usług poza terytorium kraju”, „świadczenie usług dla podatników VAT-UE w trybie art. 28b” oraz „faktura z odwrotnym obciążeniem w obrocie krajowym”.
   Obowiązek przestał obowiązywać dla transakcji dokonanych do dnia 31-10-2019 r. na rzecz obowiązywania Mechanizmu podzielonej płatności.
4. Wyraz “Mechanizm podzielonej płatności“ – dla transakcji wymienionych w załączniku 11 i 14 ustawy o VAT, których sprzedaż została wykonana po 01 listopada 2019 r. oraz dla których wartość transakcji przekracza 15 000 zł
5. Podstawę prawną – podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT zobowiązani są do wskazania na fakturze podstawy zwolnienia. Podajemy ją w polu „PKWiU”.
6. Opis „procedura marży dla biur podróży” – w przypadku świadczenia usług turystyki rozliczanych na zasadzie marży.
7. Opis „procedura marży – towary używane” – w przypadku dostawy towarów używanych.
8. Opis „procedura marży – dzieła sztuki” – w przypadku dostawy dzieł sztuki.
9. Opis „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” – w przypadku dostawy przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Opis procedury marży pojawia się w serwisie po wyborze odpowiedniego rodzaju formularza faktury – zakładka „faktury” ➡ ”faktury VAT marża”.
10. Datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:
• przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a,
• liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c;
• w przypadku, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu.
11. Nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku – w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego.
12. Nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla podatnika – imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres – w przypadku, o którym mowa w art. 106c.

Dane wpisujemy w uwagach na fakturze sprzedaży.

Warto wiedzieć

Powyżej został wymieniony minimalny zakres danych, które powinna zawierać faktura. Na formularzu faktury można jednak umieszczać elementy dodatkowe, które nie zostały wymienione w przepisach.

Od 2011 r. przy wystawianiu faktur oraz faktur korygujących określeń „oryginał/kopia” już nie trzeba stosować. Przepis nakazujący umieszczanie tych wyrazów został uchylony. Dlatego też w serwisie nie są stosowane powyższe opisy. Polskie przepisy nie wymagają również stawiania pieczątek i podpisywania faktur.