Procedura AML została wprowadzona w celu podniesienia poziomu bezpieczeństwa finansowego i zminimalizowania ryzyka oszustw, prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Regulacje prawne nie tylko utrudniają popełnienie oszustwa, ale też ułatwiają wykrywanie nietypowych zachowań użytkowników w Internecie poprzez monitorowanie podejrzanych transakcji. Przeczytaj, czym jest procedura AML i w jaki sposób realizujemy ją w IFIRMA.
AML – podstawa prawna
1 marca 2018 roku została uchwalona ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2018 r., poz. 723, ze zm.), która implementuje przepisy unijne tzw. V Dyrektywę AML. Regulacje prawne związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy określa się jako AML, czyli skrót od angielskiego sformułowania Anti Money Laundering, co w polskim tłumaczeniu oznacza przeciwdziałanie praniu pieniędzy.
Trzy lata później, w marcu 2021 roku, w Dzienniku Ustaw ogłoszona została nowelizacja ustawy z 2018 roku (Dz.U. z 2021 r. poz. 815), która wprowadziła zmiany w zakresie m.in. przedmiotu ustawy, katalogu instytucji obowiązanych, środków bezpieczeństwa finansowego czy obowiązywania kar administracyjnych.
Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu rozszerzyła katalog podmiotów zobowiązanych do realizacji obowiązków w zakresie AML i nałożyła obowiązek przestrzegania procedur na kolejne podmioty prowadzące działalność zarówno w sferze niefinansowej, jak i finansowej, w tym w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Biuro Rachunkowe ifirma.pl również podlega pod ustanowione przepisy. Dodatkowo ustawa wprowadziła przepis dotyczący bieżącej weryfikacji i aktualizacji wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
AML w biurach rachunkowych
Przepisom AML podlegają wszystkie biura rachunkowe, bez względu na rozmiar, liczbę klientów i zakres działalności. Konieczne jest wdrożenie wewnętrznej procedury AML dostosowanej do charakteru danej instytucji obowiązanej i zakresu jej działalności.
W każdym biurze rachunkowym powinna być wyznaczona osoba odpowiedzialna za wdrożenie, przestrzeganie i aktualizowanie wewnętrznych procedur do przepisów ustawowych. Aktualizacja powinna odbywać się nie rzadziej niż co 2 lata.
Biura rachunkowe powinny wypełniać obowiązki i stosować wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa, nie tylko te wymienione w ustawie o AML. W przypadku niedopełnienia obowiązków lub naruszenia innych przepisów grożą kary finansowe, administracyjne lub sankcje karne.
Obowiązki biur rachunkowych
Nowelizacja ustawy do zamkniętego katalogu instytucji obowiązanych dodała podmioty świadczące usługi polegające na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego. Ten zapis sprawił, że zarówno IFIRMA, jak i inne biura rachunkowe, ze względu na świadczenie usług księgowych, muszą stosować przepisy ustawy o AML.
Są zatem obowiązane do:
- opracowania, wdrożenia, weryfikacji i aktualizacji wewnętrznych zasad postępowania stosowanych w danej instytucji w związku z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- identyfikacji i oceny ryzyka działalności własnej oraz klienta, zarówno przed zawarciem umowy, jak i w trakcie jej obowiązywania;
- identyfikacji i weryfikacji danych klientów i beneficjentów rzeczywistych;
- monitorowania transakcji i raportowania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o działaniach niepożądanych.
W ramach wewnętrznej procedury działania w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu należy przede wszystkim ustalić:
- zakres podejmowanych czynności i plan właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem;
- zasady i środki rozpoznawania i oceny ryzyka związanego ze stosunkami gospodarczymi lub transakcjami okazjonalnymi;
- środki bezpieczeństwa finansowego i zasady przechowywania dokumentów i informacji;
- zasady szkolenia pracowników z zakresu obowiązujących przepisów;
- beneficjentów rzeczywistych;
- zasady zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń i rozbieżności między informacjami o beneficjentach rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a tymi pochodzącymi od klienta ustalonymi w związku z przepisami ustawy, przeprowadzania kontroli wewnętrznej i sprawowania nadzoru nad działaniami instytucji;
- zasady dokumentowania utrudnień podczas weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze;
- statusu PEP klienta i beneficjenta rzeczywistego;
- zasady monitoringu transakcji;
- procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń zgodną z ustawą o ochronie sygnalistów;
- procedurę raportowania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej i informowania o wykryciu podejrzanych transakcji klienta (po podjęciu próby wyjaśnienia sprawy z klientem);
- zasady przechowywania dokumentacji;
- przeprowadzenie dla pracowników szkolenia z zakresu AML i zagadnień dotyczących ochrony danych osobowych.
AML w IFIRMA
Wewnętrzna procedura AML w IFIRMA opiera się na:
- stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, w tym:
- identyfikacji klienta (bądź osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta) oraz weryfikacji jego tożsamości,
- identyfikacji beneficjenta rzeczywistego,
- ocenie stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskaniu informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
- monitorowaniu stosunków gospodarczych klienta,
- analizie ryzyka i okoliczności, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy,
- informowaniu właściwych organów,
- przeprowadzaniu szkoleń dla pracowników i współpracowników.
Podczas rejestracji do Biura Rachunkowego ifirma.pl konieczne jest podanie danych i przejście krótkiej weryfikacji tożsamości. Do zrealizowania pierwszego punktu procedury wewnętrznej, czyli zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, przez identyfikację klienta potrzebujemy: imienia i nazwiska, numeru PESEL (lub daty i miejsca urodzenia w przypadku jego braku) oraz serii i numeru dokumentu tożsamości.
Zapewniamy, że wszystkie dane, jakie otrzymujemy od klientów, są bezpieczne i przetwarzane zgodnie z procedurami RODO, a systemy, na których pracujemy – regularnie aktualizowane i zabezpieczane przed cyberatakami.
Stan prawny na 27.06.2024 r.
Autor: Małgorzata Góra