Zwolnienie pracownika krok po kroku

Rozwiązanie stosunku pracy może nastąpić za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia oraz za porozumieniem stron.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę jest uzależniony od stażu pracy osiągniętego u ostatniego pracodawcy oraz od rodzaju umowy o pracę, jaki wiąże pracownika i pracodawcę. W trakcie okresu wypowiedzenia pracownik ma obowiązek normalnego wykonywania obowiązków pracowniczych a pracodawca musi mu wypłacać wynagrodzenie za ten okres.

Co należy zrobić, zwalniając pracownika:

1. Pracownikowi należy wystawić i wydać świadectwo pracy.

Świadectwo pracy należy dostarczyć pracownikowi do rąk własnych albo upoważnionej osobie. Powinno być ono wydane niezwłocznie, najlepiej w dniu w którym dochodzi o rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W wyjątkowych sytuacjach można dostarczyć świadectwo pracy listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru. Świadectwo pracy należy doręczyć w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Na świadectwie pracy powinna być informacja ( pouczenie ), że: „ Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie tego świadectwa . W razie nie uwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy , prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do Sądu Pracy w….”

W świadectwie pracy pracodawca ma obowiązek zamieścić stosowne pouczenie, w którym informuje pracownika o możliwości wystąpienia:

• do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy,
• do sądu pracy (w razie nieuwzględnienia powyższego wniosku przez pracodawcę) – z żądaniem sprostowania świadectwa pracy – pracownik ma na to 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy.

Pracodawca nie ma też obowiązku wskazywania w pouczeniu właściwego sądu pracy, do którego pracownik może złożyć powództwo o sprostowanie świadectwa pracy.

Wzór świadectwa pracy znajduje się na naszej stronie Wzory dokumentów.

Na mocy art. 94(6) pracodawca wraz z świadectwem pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym po dniu 31 grudnia 2018 roku (wobec którego obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej) wydaje pracownikowi informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w ww. okresie.

Przepisy regulują jedynie obowiązek poinformowania pracownika o okresie przechowywania dokumentacji , jednak nie wskazują wprost czy należy wskazać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Warto pamiętać, że stanowisko inspekcji pracy wskazuje że informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Z tego powodu jest zalecane wskazywanie daty przy każdym z powyższych punktów.

Wydanie dokumentacji o okresie przechowywania dokumentacji nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Zasady wydawania dokumentacji związanej z okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej są takie same jak przy świadectwie pracy.

Ważne !
Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy zawiera regulację na temat elementów świadectwa i według nich nie wskazuje się informacji o okresach przechowywania dokumentacji. W związku z taka informacja powinna stanowić osobny dokument.

2. Wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń.

Płatnik składek zobowiązany jest do wyrejestrowania pracownika w stosunku do którego wygasł tytuł do ubezpieczeń w terminie 7 dni od daty kiedy ten fakt zaistniał.

Wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dokonujemy składając w ZUS druk ZUS ZWUA. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń należy podać dzień następujący po dniu rozwiązania stosunku pracy. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie nakłada obowiązku umieszczania podpisu osoby ubezpieczonej na tym formularzu. Czyli, w przypadku jak nie jest możliwe uzyskanie podpisu takiej osoby to druk ten przekazujemy do ZUS bez jej podpisu.

Formularz ZUS ZWUA jest dostępny na stronie ZUS

Można go też wygenerować w naszym serwisie i wysłać elektronicznie. Instrukcja, jak należy sporządzić deklaracje w serwisie znajduje się w artykule: Deklaracje wyrejestrowujące dla pracowników

3. Wypłacić pracownikowi ekwiwalent za urlop.

Ekwiwalent pieniężny przysługuje w przypadku niewykorzystania należnego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy pracownika. Pracownik, którego stosunek pracy nie ulega wygaśnięciu nie może zamienić na świadczenia pieniężne niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop i jak go wykazać w serwisie ifirma.pl jest opisane w artykule: Wyliczenie ekwiwalentu za urlop.
 

4. Przenieść umowę o pracę pracownika do umów archiwalnych.

W serwisie ifirma.pl należy to zrobić według poniższych kroków:

• przede wszystkim musimy wystawić pracownikowi rachunek za ostatni miesiąc obowiązywania umowy,
• następnie wchodzimy do zakładki Pracownicy ➡ Lista pracowników ➡ Umowy i rachunki ➡ Umowa o pracę, u góry umowy jest opcja “edytuj”, której używamy i wpisujemy datę zakończenia, następnie zatwierdzamy,
• umowa ta zostanie automatycznie zapisana w umowach archiwalnych.

5. Obowiązki pracodawcy na koniec roku

5.1 PIT-11

Każdy pracodawca, który zatrudniał w poprzednim roku pracownika (zarówno na umowę o pracę jak i zlecenie czy dzieło) do końca lutego ma obowiązek dostarczyć mu PIT-11, czyli informację o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Natomiast do urzędu skarbowego deklarację należy dostarczyć w terminie do 31 stycznia następującego po roku podatkowym. Pracownik ma prawo zawnioskować u pracodawcy o wcześniejsze wydanie PIT-11, w przypadku, gdy odchodzi z pracy w trakcie roku bądź przechodzi na emeryturę czy rentę. Pracodawca na podstawie ustawy zobowiązany jest wydać pracownikowi PIT-11 w terminie do 14 dni od złożenia wniosku.

5.2 PIT-4R

PIT-4R jest roczną deklaracją o zaliczkach na podatek dochodowy. Przedsiębiorca będacy osoba ficzyczną, PIT-4R składa do Urzędu Skarbowego według swojego miejsca zamieszkania. W przypadku innych podmiotów np. spółek cywilnych , PIT-4R jest składany ze względu na miejsce siedziby spółki. Termin złożenia deklaracji PIT-4R jest do końca stycznia następującego po roku podatkowym. Deklaracji PIT-4R nie przekazuje się pracownikowi.

5.3 ZUS IMIR
Na pracodawcy ciąży również obowiązek corocznego przekazania informacji wszystkim ubezpieczonym zatrudnionym w ich zakładzie pracy o opłacanych za nich składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, czyli druk ZUS IMIR. Obowiązek ten ma zastosowanie również do pracowników zwolnionych w danym roku.

5.4 PPK
Pracownikowi, któremu w trakcie trwania stosunku pracy były pobierane wpłaty na rzecz PPK, również po ustaniu stosunku pracy należy dokonać potrąceń od wypłaconego wynagrodzenia. Oznacza to, że jeśli termin wynagrodzenia (odnosi się to również do takich składników wynagrodzenia jak trzynastka czy premia) przypadł np. na kolejny miesiąc lub nawet rok, to należy naliczyć i odprowadzić składki na PPK. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy pracownik, jeszcze przed terminem wypłaty wynagrodzenia, złoży oświadczenie o rezygnacji z wpłat na rzecz PPK.

Więcej o obowiązkach pracodawcy przy zwalnianiu pracownika można przeczytać tutaj.