w Usługi dodatkowe
Zakładka „Usługi kurierskie” umożliwia stworzenie przesyłki a następnie zamówienie kuriera dla utworzonej przesyłki. Usługi kurierskie realizowane są tylko na terytorium kraju.

Przed pierwszym skorzystaniem z usługi konieczne jest zatwierdzenie regulaminu usług kurierskich. Można to zrobić w zakładce „Narzędzia” ➡ „Usługi kurierskie”.

Usługi kurierskie

W zakładce „Narzędzia” ➡ „Usługi kurierskie” dostępne są następujące przyciski:

  • „+ dodaj przesyłkę”
  • „zamów kuriera”
  • „protokoły odbioru”
  • „ustawienia”
  • „śledź paczkę”

Dodawanie przesyłek

Kliknięcie przycisku „+ dodaj przesyłkę” przenosi do formularza nowych przesyłek kurierskich, w którym należy:

  • wskazać kontrahenta do którego ma być wysłana przesyłka,
  • wskazać adres nadania przesyłki oraz osobę kontaktową (można je zmienić klikając w przycisk „ustawienia przesyłek”),
  • określić wartość przesyłki (w polskiej walucie),
  • wpisać numer referencyjny (np. numer faktury związanej z wysyłanym towarem),
  • wybrać rodzaj przesyłki,
  • zaznaczyć, czy przesyłka jest pobraniowa (checkbox),
  • wpisać informacje o zawartości, wymiarach i wadze paczki.

Na tej podstawie serwis wyliczy koszt usługi brutto ➡ przycisk „przelicz”.

Poniżej znajduje się przycisk „+ dodaj powiązany dokument”, który umożliwia dodanie faktury do paczki. Wówczas na liście dokumentów do wydruku oprócz listu przewozowego i protokołu odbioru pojawi się dodatkowo ten dokument (listę dokumentów można wyświetlić po kliknięciu w przycisk „drukuj dokumenty powiązane” po otwarciu dodanej paczki).

Po zatwierdzeniu przesyłka pojawia się w części „oczekujące”, jeśli jest to przesyłka za pobraniem, lub w części „nieopłacone”.

Nadanie paczki jest jednoznaczne z zatwierdzeniem regulaminu usług kurierskich.

Warto wiedzieć

Dodanie paczki możliwe jest również z poziomu wystawionej faktury/rachunku. Po otwarciu wystawionego dokumentu na dole znajduje się przycisk „wyślij paczkę”, który przenosi użytkownika on do opcji dodawania przesyłki. W takim wypadku wybrany już jest kontrahent (można go zmienić) oraz w polu „Numer referencyjny” pojawi się „Dot.:” i numer dokumentu, do którego wysyłana jest paczka.

Jeśli przycisk „wyślij paczkę” jest nieaktywny, to po najechaniu na niego pojawi się komunikat o konieczności zatwierdzenia regulaminu.

Zamawianie kuriera

Po kliknięciu w przycisk „zamów kuriera” pojawi się tabela z dodanymi przesyłkami, dla których można zamówić kuriera. Jeśli nie chcemy zamawiać dla wszystkich, można je usunąć z listy.

Następnie należy:

  • wskazać osobę kontaktową,
  • ustalić datę (najwcześniej dzień następny) i godzinę odbioru (przedziały 12-15 i 15-18).

W polu „informacje dodatkowe” można wpisać dodatkowe informacje dla kuriera (np. ułatwiające odnalezienie adresu), ale nie można np. zmienić godziny lub adresu odbioru.

Aby zamówienie odbioru przesyłki kurierskiej zostało przekazane do realizacji, należy kliknąć przycisk „zatwierdź”.

Po kliknięciu przycisku otworzy się nowy formularz z przyciskami: „wydrukuj protokół”, „wydrukuj protokół i etykiety” i „zamknij”. Przed przyjazdem kuriera należy wydrukować protokół w dwóch egzemplarzach, przygotować paczki i umieścić na nich etykiety adresowe oraz wydrukować protokół odbioru.

Protokoły odbioru

Po kliknięciu przycisku „protokoły odbioru” pojawia się lista protokółów odbioru w danym miesiącu z takimi informacjami jak numer, status, data i godzina planowanego odbioru, waga paczek, wskazanie osoby kontaktowej oraz możliwość pobrania protokołu.

Aby pobrać protokół nalezy kliknąć przycisk „Pobierz protokół”.

Protokoły można też pobrać w zakładce „Narzędzia” ➡ „Zamówienia odbioru przesyłek”.

Ustawienia dla przesyłek kurierskich

Po kliknięciu w przycisk można wprowadzić:

  • adres odbioru przesyłki (jeśli adres odbioru przesyłek przez kuriera ma być inny niż adres firmy),
  • imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za kontakt z kurierem,
  • numer konta bankowego na który ma być dokonany zwrot w przypadku paczek pobraniowych.

Śledzenie paczek

Po kliknięciu na przycisk „Śledź paczkę” pojawi się okno do wpisania numeru listu przewozowego. Po kliknięciu na symbol wyszukiwania użytkownik zostanie przeniesiony do śledzenia przesyłek na stronie DPD.

Statusy przesyłek

W menu usług kurierskich widoczna jest także tabela z podziałem na zakładki:

  • nieopłacone
  • oczekujące
  • przesyłki w trakcie realizacji
  • przesyłki zrealizowane
  • rozliczenia i faktury

Przesyłki nieopłacone

Dodane w danym miesiącu przesyłki czekające na opłacenie (inne niż za pobraniem).

Przesyłkę za którą chcemy zapłacić należy zaznaczyć checkboxem i kliknąć przycisk „zapłać za wybrane”.

Na dole w części „Wykonaj przelew” wyświetlą się dane do przelewu. Jeśli zaznaczone checkboxem zostały np. dwie przesyłki, to zostanie wygenerowana dla nich jedna płatność.

Po wygenerowaniu płatności dla utworzonej paczki nie można już jej usunąć z listy nieopłaconych paczek. W części „wykonaj przelew” w kolumnie „Akcje” po kliknięciu przycisku ze strzałką system wyświetli dane przelewu oraz pozwoli dokonać wpłaty przez mtransfer.

Przesyłki oczekujące

Widoczna jest tu lista paczek oczekujących na zamówienie kuriera. Paczki za pobraniem mają status „Opłacona”, a paczki opłacone nie za pobraniem mają status „Gotowa do wysyłki”.

W kolumnie „operacje” dostępne są następujące opcje: symbol długopisu („skopiuj na nową” – dodanie kolejnej paczki z takimi samymi danymi oprócz numeru referencyjnego), symbol drukarki („drukuj etykiety”) oraz symbol strzałki („wyślij paczkę” – pozwala na zamówienie kuriera).

Poniżej listy przesyłek oczekujących możliwe jest zbiorcze zamówienie kuriera oraz drukowanie listów przewozowych dla wybranych paczek.

Przesyłki w trakcie realizacji

Znajdują się tu przesyłki dla których zamówiony został odbiór przez kuriera (status „zlecony odbiór przez kuriera”). Przesyłki wyświetlane są w miesiącu, w którym przypada data odbioru przez kuriera.

W kolumnie operacje dostępne są przyciski: symbol długopisu („skopiuj na nową” – dodanie kolejnej paczki z takimi samymi danymi oprócz numeru referencyjnego), przycisk do wydruku etykiet, symbol wyszukiwania (śledzenie przesyłki na stronie DPD) oraz przycisk do oznaczenia przesyłki jako zrealizowana. Po kliknięciu na niego status przesyłki zmienia się na „dostarczona”, a przesyłka jest widoczna w części „przesyłki zrealizowane”.

Poniżej listy przesyłek znajduje się możliwość wydruku etykiet dla kliku przesyłek jednocześnie (należy je odznaczyć checboxem).

Przesyłki zrealizowane

Lista paczek zrealizowanych w danym miesiącu wraz z datą odbioru i dostarczenia paczki (czyli oznaczenia paczki jako zrealizowanej). W kolumnie „operacje” dostępne są dwie opcje: symbol długopisu do skopiowania paczki oraz przycisk przeznaczony do złożenia reklamacji.

Rozliczenia i faktury

W zakładce „Rozliczenia i faktury” – w zależności od tego, jakie zdarzenia miały miejsce w danym miesiącu – widoczne są:

  • należności nieopłacone,
  • należności za pobrania,
  • lista przelewów do wykonania/ paczek do opłacenia,
  • lista wystawionych faktur.

W przypadku listy należności za pobraniem użytkownik widzi datę odbioru paczki, datę jej dostarczenia (kiedy kliknięto na „oznacz jako zrealizowaną”), kwotę pobraną od klienta, wartość należności za usługę kurierską, kwotę do zwrotu i datę zwrotu (w tej dacie jest wykonywany przelew zwrotny).

Na liście faktur wystawionych w danym okresie widać faktury za wykonane usługi. Oprócz numeru faktur, daty wystawienia i kwoty dostępne są opcję do skopiowania faktury jako wydatek (księguje się w dacie wystawienia bez względu na ustawiony miesiąc księgowy) oraz jej wydrukowania.

Faktury za paczki przedpłacone użytkowników niekredytowanych pojawiają się z datą wprowadzenia wpłaty do systemu. Faktury za paczki pobraniowe (użytkownicy kredytowani i nie) pojawiają się w momencie wprowadzenia rozliczenia do serwisu (paczki te są widoczne jako opłacone). Faktury za paczki inne niż pobraniowe użytkowników kredytowanych pojawiają się w miesiącu kolejnym w stosunku do miesiąca korzystania z usług. Po ich opłaceniu faktura taka zostaje oznaczona jako opłacona.

Możliwość komentowania jest wyłączona.