W dniu 16.05.2018, w celu dostosowania ifirma.pl do wymogów RODO, wprowadziliśmy nowy regulamin. Zmiany dotyczą użytkowników korzystających z pakietów Biuro rachunkowe, Księgowość internetowa, Faktura+ i Darmowy program do faktur.
Najwyższy poziom bezpieczeństwa danych naszych użytkowników zawsze był naszym priorytetem. Uzyskanie zgodności z RODO to nasz kolejny krok w kierunku podniesienia poziomu ochrony danych.
Oto najistotniejsze zmiany, które wprowadziliśmy w ifirma.pl.
Nowy regulamin
Nowy regulamin został dostosowany do wymogów RODO. Zmiany regulaminu w szczególności dotyczą:
- sposobów ochrony i przechowywania danych Użytkownika (pkt 11),
- umowy powierzania danych osobowych oraz polityki prywatności (załączniki pkt 15),
- zasad bezpieczeństwa (pkt 6),
- dostępu do Serwisu i rejestracji Użytkownika (pkt 7),
- szczegółowych warunków świadczenia usług (pkt 8),
- okresu świadczenia Usług (pkt 9),
- zdefiniowania pojęć, które dla klientów były niejasne (pkt 2),
- doprecyzowania warunków składania i rozpatrywania reklamacji przez Użytkowników (pkt 13).
Ważne! Nowy regulamin nie wywołuje zmian w cenniku usług.
Pełna treść regulaminu znajduje się w zakładce Regulaminy na stronie ifirma.pl.
Aby zaakceptować regulamin, po zalogowaniu się do serwisu ifirma.pl w okienku informacyjnym należy kliknąć przycisk „akceptuję”.
Użytkownik, który nie chce zaakceptować treści Regulaminu może usunąć konto, klikając przycisk „usuń konto”. W przypadku klientów Biura Rachunkowego ifirma.pl należy skontaktować się ze swoją księgową w celu rozwiązania umowy o świadczenie usług w trybie natychmiastowym – opcja bezpośredniego usunięcia konta będzie niedostępna.
Zgody na otrzymywanie informacji
W zakładce Pulpit > Konfiguracja > Prywatność, RODO > w części Zgody użytkownik może zaznaczyć:
- czy wyraża zgodę na otrzymywanie drogą mailową od ifirma.pl informacji na temat najważniejszych zmian w prawie, podatków i wdrożeń (Newsletter),
- czy wyraża zgodę na otrzymywanie od ifirma.pl powiadomień „push” w telefonie lub przeglądarce na temat najnowszych wdrożeń, przerw w działaniu serwisu, terminów podatkowych i dat opłacenia faktur (Powiadomienia „Push”),
- czy posiada zgodę na przetwarzanie danych osobowych swoich kontrahentów w celu wysyłania im ofert handlowych i kartek świątecznych drogą mailową (Kartki świąteczne, oferty).
Dla wygody i bezpieczeństwa użytkowników wszystkie zgody oznaczone są domyślnie jako „nie”.
Umowa powierzania danych osobowych
Aby ułatwić użytkownikom serwisu ifirma.pl, którzy są administratorami danych powierzanych nam do przetwarzania, dostosowanie się do wymogów RODO, opracowaliśmy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodny z RODO oraz prosty mechanizm jej zawierania.
Umowa dostępna jest w zakładce Pulpit > Konfiguracja > Prywatność, RODO > w części Umowa powierzenia. Aby ją pobrać, należy kliknąć przycisk „pobierz umowę”.
Użytkownik serwisu ifirma.pl, akceptując regulamin serwisu, zawiera z IFIRMA umowę o świadczenie usług drogą elektroniczną. Integralnym załącznikiem do regulaminu jest umowa powierzenia przetwarzania danych, która zostaje zawarta w momencie akceptacji treści regulaminu.
Przepisy rozporządzenia wskazują, że umowa powierzenia przetwarzania danych nie musi być zawierana w formie papierowej. Można więc zawrzeć ją w formie elektronicznej.
Umowy powierzenia zawierane są w celu realizacji i na czas obowiązywania umowy głównej, opisującej usługę. Po zakończeniu trwania usługi (np. w przypadku usunięcia konta przez użytkownika) umowa główna zostaje rozwiązana, a wraz z nią także umowa powierzenia przetwarzania danych. Nie ma zatem konieczności jej wypowiadania.
Przeniesienie danych do innego serwisu
W zakładce Pulpit > Konfiguracja > Prywatność, RODO wprowadziliśmy także możliwość pobrania kopii podstawowych danych dotyczących użytkownika, które gromadzimy w serwisie ifirma.pl. Plik można wykorzystać w celu przenoszenia danych osobowych do innego serwisu (zgodnie z art. 20 RODO).
Aby je pobrać, należy kliknąć przycisk „pobierz dane”.
Dodatkowo w zakładce Prywatność, RODO istnieje możliwość całkowitej rezygnacji z usług i usunięcia konta przez użytkownika. Służy do tego przycisk „usuń konto”.
W przypadku klientów Biura Rachunkowego ifirma.pl opcja bezpośredniego usunięcia konta będzie niedostępna – należy skontaktować się ze swoją księgową.
Transparentność działań jest istotnym aspektem naszej działalności, dlatego też chętnie dzielimy się informacjami na temat wdrożenia RODO w naszej organizacji, a także opracowaliśmy politykę prywatności, w której wyjaśniliśmy dla jakich celów przetwarzamy dane osobowe, w jaki sposób i gdzie dane mogą być przekazywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, w związku z przetwarzaniem ich danych.
Celem IFIRMA jest działanie zgodnie z ideą, że RODO to nie rewolucja, ale niezbędna ewolucja, która powinna nastąpić w każdej organizacji, dla której poziom bezpieczeństwa danych jest priorytetem.