Od 1 stycznia 2014 r. w ustawie o podatku od towarów i usług znajdzie się definicja faktury oraz faktury elektronicznej.
Definicje faktur
Przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub formie elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej postawie.
Przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Faktura elektroniczna od faktury papierowej różni się jedynie tym, że będzie w formacie elektronicznym. Podatnik określa format, może to być np. e-mail z załącznikiem pliku w postaci PDF.
Wymogi formalne
E-faktury mogą być wysyłane tylko tym kontrahentom, którzy wyrazili na to zgodę. Od 1 stycznia 2013 r. akceptację można uzyskać w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej, jeżeli kontrahent wrazi zgodę na otrzymanie faktury w formie elektronicznej, dodając kontrahenta należy zaznaczyć opcję „Zgoda na otrzymywanie e-faktur”.
Wystawianie e-faktur
Wystawienie e-faktury niczym się nie różni od zasad ogólnych. Dodając kontrahenta, należy uzupełnić adres e-mail kontrahenta, wtedy po wystawieniu faktury kontrahentowi aktywna będzie funkcja „Wyślij mailem e-fakturę”.
Konsekwencje wystawienia e-faktury
Ponieważ przepisy wymagają, aby e-faktura była zabezpieczona przed ingerencją i zmianami treści, to po skorzystaniu z funkcji „Wyślij mailem e-fakturę” serwis blokuje możliwość edycji danych. Pozwala na usunięcie dokumentu. Zmian można dokonywać tylko poprzez wystawienie faktury korygującej.
Oprócz opcji wysyłania e-faktury została zachowana dotychczasowa funkcja wysyłania obrazu faktury mailem.
Przechowywanie i udostępnianie e-faktur
Wystawione faktury będą przechowywane w serwisie. W zakładce Faktury ➡ Wyszukiwanie można wyświetlić listę e-faktur według wybranych kryteriów przeszukiwania oraz uzyskać podgląd e-faktury w formacie PDF.