1. Kto może skorzystać z usług kurierskich serwisu ifirma.pl?

Bez względu na to z jakich funkcji korzysta Użytkownik serwisu:

  • darmowa faktura,
  • Faktura+,
  • księgowość internetowa,
  • biuro rachunkowe,
  • – każdy Użytkownik po akceptacji Regulaminu usług kurierskich ma możliwość skorzystania z nadania przesyłki kurierskiej poprzez serwis.

▲ wróć na początek

2. Najważniejsze informacje dotyczące oferty

Usługa polega na możliwości przesłania paczki od Użytkownika serwisu ifirma.pl do jego klienta.

Ważne! Nie ma możliwości zamówienia kuriera od klienta Użytkownika do Użytkownika serwisu.

W serwisie jest możliwość nadawania jedynie przesyłek krajowych, nie można nadać zlecenia wysyłki na adres zagraniczny (standardowa cena przesyłki to 15,50 zł netto, czyli 19,07 zł brutto).
Cennik znajduje się na naszej stronie.

Przed nadaniem paczki warto zapoznać się z FAQ – w części dotyczącej usług kurierskich oraz z informacjami dostępnymi na stronie ifirma.pl.

▲ wróć na początek

3. Płatność za przesyłki

Przedpłata – po zaksięgowaniu wpłaty automatycznie zostanie wystawiona faktura dostępna na koncie Użytkownika serwisu

Opłata potrącona z pobrania – opłata za usługę zostanie potrącona ze środków, jakie DPD pobierze od otrzymującego paczkę, wraz z potrąceniem środków zostanie wystawiona faktura dostępna na koncie Użytkownika serwisu.

▲ wróć na początek

4. Nadanie przesyłki kurierskiej w serwisie:

4.1. Skąd serwis pobiera dane wysyłającego paczkę – nadawcy?

Dane pobierane są z zakładki Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Dane firmyAdres siedziby firmy oraz Dane kontaktowe.

Jeżeli użytkownik chce ustalić:

  • inny adres obioru przesyłki, niż adres siedziby firmy,
  • dane osoby, z którą ma się kontaktować kurier odbierający paczkę,
  • inne niż główne konto bankowe, na które mają być przelane środki w przypadku przesyłek pobraniowych,
  • – dane konfiguruje w zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie ➡ Ustawienia



Wybierając inny adres, niż adres siedziby firmy, należy zaznaczyć checkbox: Używaj poniższego adresu do nadawania przesyłek.



▲ wróć na początek

4.2. Skąd pobierane są dane odbiorcy przesyłek?

Dane odbiorcy pobierane są z danych kontrahenta znajdujących się w zakładce CRM ➡ Lista kontrahentów.

Jeżeli chcemy wysłać paczkę na inny adres kontrahenta, niż adres firmy w danych kontrahenta, należy uzupełnić adres korespondencyjny oraz zaznaczyć checkbox: Używaj adresu korespondencyjnego.

Uzupełnienie numeru telefonu kontrahenta spowoduje, iż nadając paczkę numer zostanie pobrany, jako numer kontaktowy dla kontrahenta.

Uwaga! Zamawiając kuriera dla wybranej przesyłki będzie opcja dopisania Osoby kontaktowej oraz Dodatkowych informacji dotyczących przesyłki.

▲ wróć na początek

4.3. Droga od dodania paczki w serwisie do otrzymania przesyłki przez klienta

Dodanie przesyłki

Przesyłkę dodajemy w zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie ➡ + dodaj przesyłkę:

Dodając przesyłkę kolejno:

    a) uzupełniamy Kontrahenta wybierając go z listy dostępnych, bądź korzystamy z opcji + dodaj:

W przypadku nieuzupełnienia w danych kontrahenta numeru kontaktowego, pojawi się dodatkowe obowiązkowe pole Numer telefonu.

    b) jeżeli paczka ma być nadana z innego adresu, niż adres firmy, korzystamy z przekierowania do ustawień przesyłek, gdzie będzie można wskazać adres nadania:

    c) Kolejno uzupełniamy dane dotyczące przesyłki tj.:

  • wartość przesyłki,
  • numer referencyjny – wskazany numer jest indywidualnie nadawany przez Użytkownika serwisu,
  • jeżeli przesyłka ma być nadana za pobraniem zaznaczamy checkbox „wyślij za pobraniem”,
  • uzupełniamy takie parametry paczki jak zawartość/długość/szerokość/wysokość/waga. Po uzupełnieniu parametrów system wyliczy cenę przesyłki.

    d) Przesyłkę możemy powiązać z wystawioną w serwisie fakturą poprzez wybranie w części Powiązane dokumenty faktury wystawionej na rzecz odbiorcy przesyłki. Po wykonaniu powyższych czynności zatwierdzamy dodanie przesyłki.

Uwaga! Każdorazowo dodanie paczki wiąże się z koniecznością oświadczenia, że przesyłka nie zawiera produktów niedozwolonych w przewozie. Odznaczenie checkboxu spowoduje brak możliwości dodania paczki.

▲ wróć na początek

Opłacenie przesyłki

Dodana przesyłka widnieje w serwisie, jako przesyłka oczekująca. Kolejnym etapem jest opłacenie przesyłki poprzez skorzystanie z funkcji zapłać za wybrane.

Po oznaczeniu checkboxa w kolumnie Opłać i wybraniu opcji Zapłać za wybrane pojawią się dane do przelewu w części Wykonaj przelew.

Po wybraniu opcji wykonaj przelew serwis wskaże dane do przelewu. Przelew należy wykonać zgodnie z wytycznymi podanymi w komunikacie. Użytkownik serwisu ma dwie opcje:

  • dokonanie płatności przez szybki przelew dla klientów mBanku – poprzez skorzystanie z opcji wykonaj Mtranser,
  • dokonanie wpłaty ze swojego konta bankowego na wskazane dane do przelewu

Z uwagi na to, że jedynie szybka płatność daje możliwość praktycznie natychmiastowego zamówienia kuriera dla wskazanej paczki, udostępniamy klientom możliwość przyspieszenia operacji księgowania wpłaty dokonanej tradycyjnym przelewem poprzez kontakt z BOK serwisu ifirma.pl.

Ważne! Konto bankowe do wpłat za usługi kurierskie nie jest kontem tożsamym z kontem, na które dokonywane są płatności za serwis ifirma.pl.

Płatności za usługi kurierskie należy dokonać każdorazowo na nr konta:
91 1140 2004 0000 3702 7427 2381

Tylko przelew dokonany zgodnie z opisem w oknie Zapłać za przesyłkę daje pewność, iż wpłata zostanie prawidłowo rozliczona.

Każdy Użytkownik, który prześle potwierdzenie dokonanej wpłaty za usługę kurierską na bok@ifirma.pl w godzinach pracy BOK serwisu (dni robocze między 9.00-20.00) otrzyma potwierdzenie zaksięgowania wpłaty, a co za tym idzie możliwość zamówienie kuriera dla wybranej paczki.

Uwaga! Nie dotyczy to paczek za pobraniem. Paczki za pobraniem traktowane są automatycznie, jako przesyłki opłacone. Opłata za przesyłkę kurierską dla paczek pobraniowych zostanie potrącona przez IFIRMA S.A. z kwoty pobrania, jaka zostanie przekazana kurierowi.

▲ wróć na początek

Zamówienie kuriera

Przesyłka opłacona widnieje w zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie, jako przesyłka oczekująca. Dla przesyłki oczekującej można, w każdej chwili zamówić kuriera zaznaczając odpowiednio checkbox przy paczce, dla której ma być zamówiony kurier. Po zaznaczeniu checkboxa przy paczce, korzystamy z funkcji zamów kuriera dostępnej na dole strony.

Następnie należy uzupełnić dane dotyczące odbieranej przesyłki tj. wskazać:

  1. Osobę kontaktową – tj. osobę, która będzie przekazywała paczkę dla kuriera, może to być np. pracownik firmy,
  2. Datę odbioru – Ważne! Kuriera można zamówić na kolejny dzień roboczy w stosunku do dnia bieżącego. Nie ma możliwości zamówienia odbioru przesyłki kurierskiej na dzień bieżący,
  3. Godzinę odbioru – są dwa zakresy godzinowe do wyboru 12.00-15.00 oraz 15.00-18.00.

▲ wróć na początek

Wydrukowanie etykiet i protokołów

Po zatwierdzeniu zamówienia kuriera pojawi się informacja przypominająca o konieczności wydrukowania etykiet oraz protokołów. Etykietę należy należy umieścić na nadawanej paczce/przesyłce. Protokoły przekazania paczki należy drukować w dwóch egzemplarzach, jeden dla osoby nadającej paczkę, drugi dla kuriera. Wybranie opcji wydrukuj protokoły i etykiety powoduje zapisanie wskazanych dokumentów do pliku PDF.

Standardowo kurier przyjeżdża do klienta odebrać przesyłkę zgodnie z datą i godziną, jaką wskazał Użytkownik serwisu nadając przesyłkę. Gdyby godziny odbioru uległy zmianie Klient zostanie o tym poinformowany mailowo. Brak maila od obsługi BOK serwisu ifirma.pl oznacza, iż paczka została nadana skutecznie – wystarczy już tylko czekać na przyjazd kuriera

Ważne!
Po zamówieniu kuriera dla wybranej przesyłki wszelkie zmiany dotyczące nadanej paczki proszę konsultować z BOK serwisu ifirma.pl. Proszę pamiętać, żeby w kontaktach z BOK posługiwać się numerem protokołu przekazania towaru dla nadanej przesyłki kurierskiej.

Numer protokołu widnieje w zakładce Narzędzia ➡ usługi kurierskie ➡ Protokoły odbioru. Po otwarciu protokołu numer widoczny jest w nagłówku: “PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA TOWARU Nr …..“.

Poniżej przykładowy protokół odbioru przesyłki:

Skąd jeszcze można wydrukować protokół i etykiety?

Opcja wydruku etykiet dostępna jest na koncie w zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie. Po wybraniu przesyłek oczekujących, można skorzystać z ikony w kształcie drukarki dostępnej w kolumnie Operacje, bądź na dole strony z opcji drukuj dokumenty.

Sam protokół można wydrukować z zakładki Narzędzia ➡ Usługi kurierskie ➡ Protokoły odbioru w kolumnie Operacje należy wybrać Pobierz protokół.

▲ wróć na początek

Śledzenie dostarczenia przesyłki

Po tym jak paczka zostanie odebrana przez kuriera, Użytkownik serwisu ma możliwość śledzenia trasy jej doręczenia. Pomocne w tym będzie przekierowanie do strony DPD dostępne na koncie Użytkownika.

W zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie po wybraniu przesyłek w trakcie realizacji można skorzystać z ikony w kształcie lupy dostępnej w kolumnie Operacje.

Po wybraniu opcji monitorowania przesyłki, Użytkownik serwisu zostanie przekierowany do strony DPD, gdzie będzie mógł śledzić bieżący status wysyłki.

▲ wróć na początek

6. Przeniesienie paczki do przesyłek zrealizowanych

Kiedy paczka została już dostarczona do klienta należy przenieść paczkę do przesyłek zrealizowanych. W tym celu należy w zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie po wybraniu przesyłek w trakcie realizacji skorzystać z ikony znaku wyboru dostępnej w kolumnie Operacje.

▲ wróć na początek

7. Skąd pobrać i jak zaksięgować fakturę za usługi kurierskie

Faktura za usługi kurierskie dostępna jest na koncie Użytkownika w zakładce Narzędzia ➡ Usługi kurierskie. Po wybraniu rozliczeń i faktur, aby zapisać fakturę w pliku PDF, należy skorzystać z ikony w kształcie drukarki w kolumnie Operacje.

Obok ikony w kształcie drukarki znajduje się druga ikona służąca do księgowania faktury. Korzystając z opcji skopiuj jako wydatek, Użytkownik serwisu może w szybki sposób zaksięgować otrzymaną fakturę.

Ważne!

Księgując fakturę należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wystawienia faktury. Miesiąc księgowy dostępny jest w lewym górnym rogu – obok logo serwisu ifirma.pl.

▲ wróć na początek

8. Reklamacje

Reklamacje związane z usługami kurierskimi należy przesyłać w formie pisemnej na adres: IFIRMA S.A., Biuro Obsługi Klienta, ul. Grabiszyńska 241B, 53-234 Wrocław (z dopiskiem „Usługi kurierskie ifirma.pl”) lub w formie elektronicznej na adres e-mail: kurier@ifirma.pl.

Procedura reklamacji została opisana w punkcie – Jak mogę złożyć reklamację? – w części FAQ dotyczącej usług kurierskich. Zanim zostanie złożona reklamacja, należy dokładnie zapoznać się z zamieszczonymi w FAQ informacjami.

▲ wróć na początek


Autor: Joanna Łuksza – ifirma.pl

Możliwość komentowania jest wyłączona.