Funkcja Udostępnianie dokumentów powstała z myślą o użytkownikach serwisu Ifirma, którzy korzystają z pakietów do fakturowania. Ma ona na celu przesłanie dokumentów do swojej księgowej w prosty i szybki sposób.
Dokumenty sprzedaży jakie można przesłać:
- Faktury
- Faktury korygujące
- Faktury VAT Marża
- Korekty faktur VAT Marża
oraz pliki JPK:
- JPK FAKTURA
- JPKV7
Wyżej wymieniona lista dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych do VAT, natomiast dla nieVatowców lista będzie wyglądała następująco:
- Faktury i rachunki
- Faktury i noty korygujące
oraz plik JPK FAKTURA
Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy przejść do zakładki Udostępnianie dokumentów:
W pierwszej kolejności należy uzupełnić dane księgowej (adres e-mail oraz numer telefonu):
Adres e-mail oraz numer telefonu są niezbędne aby zewnętrzny księgowy mógł bezpiecznie pobrać i otworzyć udostępnione dokumenty.
Miesiąc za który dokumenty mają być udostępnione, musi być zgodny z wybranym w serwisie miesiącem księgowym:
W kolejnym kroku można wybrać, które dokumenty mają znaleźć się w udostępnionym pliku.
Spośród przychodów można wybrać cztery rodzaje dokumentów, tj. Faktury, Faktury korygujące, Faktury VAT Marża oraz Korekty faktur VAT Marża, istnieje również możliwość wybrania dwóch plików kontrolnych, tj. JPK FAKTURA oraz JPK_V7:
Oprócz wyboru dokumentów, które znajdują się w systemie, użytkownik ma również możliwość dodania dodatkowych dokumentów elektronicznych, aby to zrobić wystarczy wybrać dokumenty z dysku lub przeciągnąć je do aplikacji poprzez wyznaczone pole:
Dodatkową możliwością jest również dodanie Notatki dla księgowego, która wraz z dokumentami zostanie dołączona do maila:
Po uzupełnieniu danych oraz wybraniu dokumentów plik można udostępnić księgowemu. Pobrane dokumenty zostaną spakowane w formacie .zip. Z podziałem na katalogi.
Po wybraniu opcji Udostępnij, na wskazany w danych księgowego adres mailowy zostanie wysłana wiadomość z załączonym linkiem, który jest zabezpieczony hasłem. Link jest ważny 30 dni.
Hasło zostanie wysłane odrębnie w wiadomości SMS na wskazany wcześniej numer telefonu.
Po kliknięciu w link pojawi się okno dostępu, gdzie należy wpisać hasło:
Po poprawnej autoryzacji pojawi się możliwość pobrania spakowanego pliku (dostęp będzie możliwy przez godzinę, po tym czasie okno zostanie zamknięte i aby ponownie je otworzyć będzie należało ponownie podać hasło).
Autor: Katarzyna Dudek – ifirma.pl