Rejestrowanie sprzedaży na kasie fiskalnej

Obrót jest liczony jedynie dla sprzedaży dla ww. podmiotów i nie sumuje się z obrotem na rzecz podmiotów gospodarczych.

1. Limity

Od 1 stycznia 2013 roku limit obrotów uprawniający do zwolnienia z ewidencjonowania na kasie fiskalnej wynosi 20 000 zł. Kwota ta dotyczy zarówno przedsiębiorców kontynuujących jak i rozpoczynających działalność.

Dla podatników rozpoczynających sprzedaż w trakcie roku, limit wyliczany jest proporcjonalnie. Do określenia limitu brany jest moment rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, a nie sam fakt rozpoczęcia działalności czy dokonania sprzedaży na rzecz innego podmiotu.

U vatowców do limitu wliczane są kwoty netto.

Przykład 1

Podatnik rozpoczął działalność gospodarczą w 2014 roku. Pierwsza sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych nastąpiła 13 stycznia. Limit jaki obowiązuje podatnika w 2014 roku wynosi 19 400 zł.

• Kwota limitu = 20 000 zł x A/B
• A – ilość dni prowadzenia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych do końca roku,
• B – ilość dni w roku podatkowym.
• Kwota limitu = 20 000 x 353/365 = 19 400 zł

Przykład 2

Podatnik rozpoczął działalność gospodarczą w 2013 roku. Pierwsza sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych nastąpiła 15 lutego 2013. Limit jaki obowiązywał podatnika w 2013 roku wyliczany jest proporcjonalnie (analogicznie jak w przykładzie 1). Wynosi on 17 600 zł.

2. Zliczanie limitu przez serwis ifirma.pl

Serwis sumuje sprzedaż wchodzącą do limitu i informuje, o zbliżaniu się do wyczerpania limitu i o jego przekroczeniu. Sumowana jest sprzedaż zaksięgowana jako:

• utarg miesięczny,
• przychód uniwersalny oznaczony jako wchodzący do limitu lub, jeżeli pole nie jest zaznaczone, wystawiony na kontrahenta oznaczonego jako “osoba fizyczna”,
• faktura wystawiona kontrahentowi oznaczonemu jako “osoba fizyczna”,
• faktura korygująca wystawiona kontrahentowi oznaczonemu jako “osoba fizyczna”,
• sprzedaż wysyłkowa nieudokumentowana i anulowanie sprzedaży wysyłkowej.

3. Rejestrowanie sprzedaży z kasy fiskalnej w serwisie

Raport dobowy z kasy rejestrującej wprowadzamy w zakładce “Kasa fiskalna” ➡ “Wydruk dobowy z kasy fiskalnej”.

4. Korekta sprzedaży zarejestrowanej na kasie – zwroty i reklamacje

Po wystawieniu paragonu może zaistnieć potrzeba korekty wystawionego dokumentu. Przepisy opisują 2 rodzaje dodatkowych ewidencji, które podatnik powinien prowadzić w przypadku zwrotu towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, jak również w przypadku popełnienia oczywistej pomyłki.

Zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności z tytułu sprzedaży, ujmuje się w ewidencji zawierającej:

1. datę sprzedaży,
2. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
3. termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
4. wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
5. zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
6. dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
7. protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Aby ująć zwrot lub reklamację w w/w ewidencji, należy wystawić w serwisie protokół anulowania sprzedaży:

• protokół wystawiamy w miesiącu księgowym zgodnym z datą zwrotu/reklamacji,
• przechodzimy do zakładki Sprzedaż ➡ Kasa fiskalna ➡ Pulpit ➡ Protokół anulowania sprzedaży,
• uzupełniamy formularz,
• klikamy “zatwierdź”.

Błędnie wystawiony protokół można edytować lub usunąć po kliknięciu na numer dokumentu.

Wystawiony protokół można pobbrać w pliku PDF po kliknięciu na ikonkę “Pobierz PDF” na dole strony. Opcja wydruku dostępna jest także na liście protokołów anulowania sprzedaży w zakładce “Kasa fiskalna”, po prawej stronie w ostatniej kolumnie miesięcznej ewidencji.

Miesięczną ewidencję zwrotów i reklamacji drukujemy także z zakładki “Kasa fiskalna”, po prawej stronie wybierając w ostatniej kolumnie “Pobierz PDF” ikonka wydruku.

5. Korekta sprzedaży zarejestrowanej na kasie – oczywiste pomyłki

Ewidencja stosowana w przypadku oczywistej pomyłki zawierać powinna dane:

1. błędnie zewidencjonowaną sprzedaż (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego),
2. opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.

Aby dodać pomyłkę ww. ewidencji, należy wystawić w serwisie protokół anulowania sprzedaży:

• protokół wystawiamy w miesiącu księgowym zgodnym z datą sprzedaży (wystawienia paragonu),
• przechodzimy do zakładki Sprzedaż ➡ Kasa fiskalna ➡ Pulpit ➡Błąd lub pomyłka,
• uzupełniamy formularz,
• klikamy “zatwierdź”.

Błędną pozycję ewidencji można usunąć po kliknięciu na numer miesięcznej ewidencji – pojawia się lista pozycji ewidencji z danego okresu. Ewidencję można pobrać klikając na ikonkę “Pobierz PDF”. Opcja wydruku dostępna jest także w zakładce “Kasa fiskalna”, po prawej stronie w ostatniej kolumnie miesięcznej ewidencji.

6. Pozostałe korekty do sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej

W pozostałych przypadkach (np. zaliczki, nieoczywiste pomyłki) przepisy nie regulują, w jaki sposób wprowadzać dane do ewidencji lub korygować zapisy dokonane na kasie fiskalnej. Podatnik powinien jednak posiadać dokumentację, będącą podstawą do rejestrowania w ewidencjach innych wartości niż wykazanych w raportach fiskalnych.

7. Warunki skorzystania z ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej online

Aby podatnik mógł skorzystać z ulgi, muszą być spełnione następujące warunki:

• rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT i wymagania techniczne dla kas rejestrujących,
• posiadanie przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.

W przypadku podatników prowadzących ewidencję sprzedaży przy użyciu więcej niż jednej kasy rejestrującej odliczenie lub zwrot, kwoty na zakup każdej z tych kas następuje dodatkowo pod warunkiem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika.

O instalacji kasy zarówno serwisant kasy jak i podatnik mają obowiązek powiadomić właściwy urząd skarbowy w terminie 7 dni od daty instalacji. Po otrzymaniu zawiadomienia, urząd nadaje kasie numer ewidencyjny, który należy w sposób trwały nanieść na kasę.

8. Ulga u nievatowców

Zwrot ulgi odbywa się na pisemny wniosek podatnika. Wniosek powinien zawierać:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
• jego dane adresowe,
• NIP,
• w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – dodatkowo informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą,
• numer rachunku, na który należy dokonać zwrotu.

Dodatkowo do wniosku należy dołączyć:

1. kopię faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej wraz z kopią dowodu zapłaty całej należności za jej zakup;
2. kopię raportu fiskalnego miesięcznego wystawionego przy użyciu kasy rejestrującej potwierdzającego prowadzenie ewidencji sprzedaży;
3. w przypadku podatników świadczących usługi przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami – kopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o zastosowaniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą.

US dokonuje zwrotu w terminie 25 dni od złożenia wniosku.

9. Sankcje za niezałożenie kasy w terminie

Brak możliwości rozliczenia ulgi.

Naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

10. Awaria kasy fiskalnej – co należy zrobić w takiej sytuacji?

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika wprost z ustawy o podatku VAT. Przedsiębiorcy, którzy chcą omijać przepisy, powinni pamiętać, że mogą z tego tytułu narazić się na poważne konsekwencje. Jeśli już przedsiębiorca posiada kasę fiskalną, to musi znać przepisy w tym zakresie. W dzisiejszej publikacji napiszemy, o czym pamiętać w przypadku awarii kasy fiskalnej.

a. Co jeśli dojdzie do awarii kasy fiskalnej?

W ustawie o podatku VAT mowa jest również o tym, jak postąpić w sytuacji, w której dojdzie do braku możliwości kontynuowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Może to nastąpić z różnych powodów, najczęściej będzie to awaria urządzenia lub brak dostępu do internetu. Zobaczmy, co przepisy mówią na ten temat wprost.

Z przepisów wynika więc, że w przypadku awarii kasy fiskalnej, jeśli nie ma kasy rezerwowej, należy zaprzestać sprzedaży. Jednak obecnie dominujące stają się kasy online i w postaci oprogramowania i w takim przypadku nie musi dojść do awarii, wystarczy że nie będzie dostępu do internetu i co wtedy?

b. Kasa fiskalna online a brak internetu

Jeśli przedsiębiorca posiada kasę online, to jednym z podstawowych warunków, żeby ta kasa działała, jest stałe łącze z internetem. W przypadku kas online dochodzi do przesyłania danych na zewnętrzne nośniki danych. Cała ewidencjonowana sprzedaż jest przekazywana w czasie rzeczywistym do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK), które jest prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Dla kas tego typu wprowadzony został odrębny przepis do ustawy VAT.

Jak się okazuje, brak internetu nie pozbawia przedsiębiorcy możliwości kontynuowania sprzedaży, pod warunkiem że niezwłocznie po ustaniu przyczyny cała sprzedaż zostanie zaewidencjonowana. Natomiast jeśliby się okazało, że jest to przyczyna trwała, to przedsiębiorca musi uzyskać zgodę naczelnika urzędu skarbowego na przesył danych w pewnych odstępach czasowych. Przedsiębiorca nie może bagatelizować tych zaleceń.

c. Awaria kasy fiskalnej na bezobsługowej myjni samochodowej

Kolejna sytuacja, z jaką możemy mieć do czynienia, to awaria kasy fiskalnej przykładowo na bezobsługowej myjni czy też w innych tego typu urządzeniach do sprzedaży towarów lub usług. Nie ma tutaj przepisów, które wprost można by było odnieść do takiej sytuacji. Przywołamy więc jedną z interpretacji podatkowych nr 0112-KDIL3.4012.223.2024.2.MC z dnia 8 lipca 2024 r. W opisanym przypadku zwrócono uwagę, że do awarii takiej kasy może dojść z dwóch przyczyn:

1. Przyczyny czysto technicznej – taka awaria może zostać zidentyfikowana dopiero po pojawieniu się obsługi na myjni, co się dzieje z reguły co 2-3 dni.
2. Zawieszenie pracy kasy na jakiś czas – taki błąd można dopiero odkryć po weryfikacji gotówki i płatności elektronicznych z raportami z kasy fiskalnej.

W przypadku zawieszenia działania kasy należy zaewidencjonować różnicę w sprzedaży niezwłocznie po wykryciu takiej sytuacji. Natomiast po wykryciu awarii kasy należy natychmiast zaprzestać sprzedawania usług aż do czasu usunięcia awarii.

d. Jakie sankcje grożą w przypadku awarii kasy fiskalnej?

W przypadku awarii kasy fiskalnej i zaprzestania ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej przepisy przewidują bardzo poważne sankcje. W takim przypadku naczelnik urzędu skarbowego nakłada na przedsiębiorcę dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Jak widać, jest to bardzo dotkliwa kara, więc nie ma co ryzykować.

Oczywiście sankcje i kary będą nałożone tylko wtedy, kiedy przedsiębiorca nie zastosuje się do przepisów. Jeśli jego działania nie będą budziły wątpliwości, nie musi obawiać się ukarania.

e. Podsumowanie

Z ustawy o podatku VAT wynika, że przedsiębiorcy, mają obowiązek ewidencjonować na kasie fiskalnej sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, o ile nie przysługuje im zwolnienie z ewidencji, o którym jest mowa w Rozporządzeniu.

W dzisiejszej publikacji opisaliśmy sposób postępowania w przypadku awarii kasy fiskalnej. Odmiennie będzie wyglądał tryb postępowania dla kas z papierowym i elektronicznym zapisem kopii, a inaczej dla kas online i wirtualnych. W jednym i drugim przypadku przedsiębiorca musi podjąć stosowne kroki, żeby nie narazić się na sankcje ze strony urzędu skarbowego.

W przypadku kas starszego typu z papierowym i elektronicznym zapisem w przypadku awarii kasy można kontynuować sprzedaż, jeśli przedsiębiorca posiada kasę rezerwową. W przeciwnym razie należy zaprzestać sprzedaży aż do czasu usunięcia awarii.

W przypadku kas online i w postaci oprogramowania jedynie brak internetu może blokować sprzedaż. Jeśli będzie to krótkotrwały okres, to przepisy pozwalają na uzupełnienie sprzedaży po ustaniu przyczyny. Jednak przy długotrwałym braku dostępu do internetu przedsiębiorca musi wnioskować do naczelnika urzędu skarbowego o możliwość ewidencjonowania sprzedaży w ustalonych odstępach czasowych.

Za niezastosowanie się do przepisów przedsiębiorcy grożą poważne sankcje.

Autor: Zespół ifirma.pl, Małgorzata Jagusiak