Regulamin usług Biura rachunkowego ifirma.pl w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych

dsankowski

3 miesiące ago

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przez Operatora i stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, zawartej pomiędzy Operatorem a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.

1.2. Operator świadczy usługi finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe na rzecz Klientów na warunkach określonych w zawartej Umowie, niniejszym Regulaminie, Regulaminie Serwisu ifirma.pl, Umowie powierzenia danych osobowych i Cenniku zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.3. Klient zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem oraz do przestrzegania jego postanowień.

2. Definicje

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

2.1. Biurze lub Biurze Rachunkowym ifirma.pl – rozumie się przez to Operatora świadczącego usługi księgowe w oparciu o Serwis w zakresie, o którym mowa w pkt. 4 Regulaminu,

2.2. Cenniku (Cenniku KH) – rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu informację w zakresie Umowy, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura. Cennik stanowi integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, a jego zmiana nie stanowi zmiany Regulaminu,

2.3. Dokumencie (Dokument źródłowy, Dokument księgowy) – rozumie się przez to dokument lub zbiór dokumentów przesłanych do Biura w sposób określony w pkt. 8 Regulaminu (Przekazywanie dokumentów do Biura), w celu przetworzenia informacji w nim zawartych dla celów rachunkowych, podatkowych, kadrowo-płacowych lub ZUS,

2.4. Kliencie – rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura osobę fizyczną lub prawną prowadzącą działalność gospodarczą, i która podlega Ustawie o rachunkowości,

2.5. Okresie rozliczeniowym – rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS,

2.6. Operatorze – rozumie się przez to spółkę IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu, ul. Grabiszyńska 241 G, Wrocław (53-234), zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000281947, NIP 8981647572, REGON 931082394, o kapitale zakładowym 640.000,00 zł, opłaconym w całości,

2.7. Osobach kontaktowych – o ile co innego nie wynika z postanowień szczególnych należy przez to rozumieć pracowników, współpracowników wyznaczonych przez Klienta do realizacji czynności poprzedzających zawarcie umowy jak również do jej wykonania, w tym wyznaczonych w formie uchwały zarządu Klienta do dostarczania dokumentów, ich akceptacji merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz udzielania wyjaśnień,

2.8. Pracach rocznych – należy przez to rozumieć obowiązki podmiotu podlegającego Ustawie o rachunkowości z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych lub podatków, które zgodnie z właściwymi przepisami prawa wykonywane są po zakończeniu danego roku obrotowego,

2.9. Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin stanowiący załącznik do Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, udostępniony pod adresem www.ifirma.pl w sekcji Regulaminy,

2.10. Regulaminie serwisu ifirma.pl – rozumie się przez to regulamin udostępniony pod adresem www.ifirma.pl w sekcji Regulaminy, stanowiący integralną część Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl,

2.11. Serwisie – rozumie się przez to serwis internetowy ifirma.pl dostępny pod adresem www.ifirma.pl,

2.12. Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl, w zakresie wymienionym w pkt. 4 Regulaminu (Zakres Usług Biura), zawartą między Biurem a Klientem,

2.13. Umowie powierzenia danych osobowych – rozumie się umowę powierzenia danych osobowych zawartą w ramach zakładania konta w Serwisie znajdującą się do pobrania w Zakładce Pulpit > Konfiguracja > Prywatność, RODO,

2.14. Ustawa o PDOF – rozumie się przez to ustawę z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

2.15. Ustawa o PDOP – rozumie się przez to ustawę z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,

2.16. UoR (Ustawa o rachunkowości) – rozumie się przez to ustawę z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości.

3. Prawa autorskie

Wyłączne prawa autorskie do treści zawartych w Serwisie oraz do utworu lub utworów będących składnikiem Usług należą do Operatora. Prawa autorskie związane z Serwisem podlegają ochronie na podstawie ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

4. Zakres usług Biura

4.1. Biuro świadczy usługę prowadzenia ksiąg rachunkowych, która polega na:

prowadzeniu ksiąg rachunkowych (składających się z dziennika, konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych) na podstawie przekazanych przez Klienta dokumentów źródłowych
prowadzeniu Ewidencji VAT
wyliczaniu zobowiązań podatkowych z tytułu CIT, PIT i VAT, na podstawie dostarczonych przez Klienta dokumentów źródłowych i na podstawie prowadzonej przez Klienta w serwisie ifirma.pl ewidencji dokumentów sprzedażowych,
składaniu deklaracji drogą elektroniczną miesięcznych lub kwartalnych DRA i JPK_VAT, przy czym Biuro zastrzega sobie prawo do odmowy podpisania deklaracji podatkowych Klienta w sytuacji, gdy Klient w jakikolwiek sposób naruszy przepisy prawa. Odmowa podpisania przez Biuro sprawozdania finansowego lub deklaracji podatkowych z przyczyn, o których mowa w zdaniu poprzednim nie stanowi niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy.
przekazywaniu do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych wspólników i pracowników,
sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego w ramach wykonywanych prac rocznych.

4.2. Zakres dostarczanej usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zależny od wybranego abonamentu.

4.3. Zakres usług wykonywanych przez Biuro może być świadczony na podstawie indywidualnych ustaleń z Klientem.

4.4 Obsługa kadrowo-płacowa inna niż wymieniona w Cenniku wymaga osobnych ustaleń, w szczególności zawarcia dodatkowej umowy.

4.5. Zakres usług Biura nie obejmuje świadczenia innych usług niż wymienione w 4.1., w szczególności:

nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymi Klienta,
doradztwa podatkowego wykonywanego na podstawie ustawy z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym,
doradztwa w zakresie porad prawnych,
weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczonej przez Klienta,
sporządzania dokumentacji dotyczącej opłat środowiskowych czy podejmowania jakichkolwiek działań związanych z rejestrem podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami (BDO),
weryfikowania właściwej stawki podatku VAT dla danego towaru lub usługi,
weryfikowania czy w ramach danej transakcji obowiązkowe jest zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (MPP) lub czy transakcja była przeprowadzona z podmiotem powiązanym,
weryfikowania numerów rachunków bankowych w rejestrze podatników VAT publikowanym przez administracje skarbową (dalej Biała lista), na które Klient reguluje swoje zobowiązania,
uzgadnianie i rozliczania rozrachunków z okresów nieobjętych Umową (jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed okresu obowiązywania Umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między Klientem z Biurem),
pozyskiwania w imieniu Klienta niezbędnej do realizacji usługi dokumentacji zewnętrznej, m.in. certyfikaty rezydencji podatkowej, dokumentacja podatkowa (dokumenty początkowe) Klienta itp.,
zadań należących do obowiązków Klienta, w tym wymienionych w pkt. 5.1 (Obowiązki Klienta),
pobierania podatków, zaliczek na podatki, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, innych zobowiązań publicznoprawnych należnych od Klienta i wpłacanie ich na rachunek właściwych organów oraz realizowania innych płatności w imieniu Klienta. Czynności te znajdują się poza zakresem świadczonych usług przez Biuro, a pełna odpowiedzialność za powyższe leży po stronie Klienta.

4.6. Biuro zastrzega sobie prawo do odmowy świadczenia usług na rzecz:

podmiotów prowadzących działalność w zakresie transportu międzynarodowego, gastronomii, prowadzenia sklepów spożywczych,
podmiotów prowadzących działalność co do zakresu, przedmiotu lub charakteru, którego Biuro nie ma odpowiedniej wiedzy potrzebnej do zagwarantowania należytej jakości usług świadczonych przez Biuro.

4.7. Usługi, o których mowa w pkt. 4.1. Regulaminu, wykonywane będą przez Biuro na podstawie Dokumentów księgowych przekazanych do Biura przez Klienta w sposób określony w pkt. 8 Regulaminu.

4.8. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Biuro informuje Klienta co najmniej 2 dni przed terminem płatności, pod warunkiem dotrzymania przez Klienta terminów ustalonych w pkt. 8.

4.9. Zakwalifikowanie danych dokumentów/zdarzeń gospodarczych wbrew rekomendacjom Biura możliwe jest wyłącznie na ryzyko i odpowiedzialność Klienta, pod warunkiem złożenia pisemnego (w tym mailowego) żądania w tym zakresie zawierającego oświadczenie o świadomości ryzyka i skutków takiego działania. Poza wskazaną możliwością pozostaje żądanie wykonania czynności stojących w sprzeczności z obowiązującym stanem prawnym, których Biuro nie realizuje, w tym nie realizuje także w przypadku przejęcia przez Klienta ryzyka i odpowiedzialności.

4.10. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności obejmujących okres sprzed okresu obowiązywania Umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między Klientem a Biurem, w tym zakresu odpowiedzialności.

5. Obowiązki Klienta

5.1. Klient, zobowiązuje się, przy zachowaniu należytej staranności właściwej dla podmiotów profesjonalnych, w szczególności do:

generowania i wprowadzania do Serwisu wszystkich dokumentów sprzedaży, tj. faktur lub rachunków, w sposób prawidłowy oraz w określonej przez prawo formie, dotyczy to w szczególności faktur, które powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy określone w ustawie o VAT, w tym zgodnie z przepisami przypisania kodów GTU, TP, MPP, stawki podatku VAT czy oznaczając kontrahentów będących osobami fizycznymi,
poinformowania Biuro o pojawiających się komunikatach w Serwisie, w tym o przekroczeniu progu VAT,
rejestrowania w Serwisie sprzedaży nieudokumentowanej,
akceptacji merytorycznej i formalno-rachunkowej przekazywanych do księgowania dokumentów, a także do dokonywania opisów w szczególności na dokumentach kosztowych wskazując na charakter kosztu i jego przeznaczenie. W przypadku zgłoszenia przez Biuro wątpliwości, co do treści operacji gospodarczej udokumentowanej dowodem księgowym przekazanym przez Klienta, na pisemne zapytanie w tej sprawie przekazane pocztą elektroniczną przez pracownika Biura, Klient zobowiązuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych i nie później niż w terminie 5 dnia przed terminami sporządzenia deklaracji podatkowych, przedstawić dodatkowe wyjaśnienia, które pozwolą na poprawne zakwalifikowanie zdarzeń z punktu widzenia księgowego i podatkowego. Brak pisemnych wyjaśnień lub informacji od Klienta w zakresie związku przyczynowo-skutkowego zachodzącego pomiędzy wydatkiem, a osiągniętymi przychodami w okresie sprawozdawczym powoduje ujęcie wydatku jako kosztu bilansowego przy jednoczesnym wyłączeniu wydatku z kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy PDOP.
prowadzenia we własnym zakresie gospodarki – ewidencji magazynowej i kasowej,
przekazywania informacji o operacjach gotówkowych,
dostarczenia zgodnie z otrzymaną listą dokumentów spółki niezbędnych do rozpoczęcia prawidłowego wykonania usługi przez Biuro, w tym:
- Umowę spółki,
- Kopię zgłoszenia identyfikacyjnego/ aktualizacyjnego podatnika (NIP-8 / NIP-2),
- Kopię zgłoszenia rejestracyjnego oraz potwierdzenia rejestracji podatnika podatku od towarów i usług (VAT-R, VAT-R/UE, VAT -5, VAT-5/UE) (jeśli dotyczy);
- Księgę udziałów (jeśli dotyczy),
- Przyjętą przez Klienta Politykę (zasady) rachunkowości (a w szczególności zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych), Zakładowy Plan Kont,
- Kompletną księgę inwentarzową środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
- Oświadczenie o upoważnieniu osób do akceptacji merytorycznej, formalnej i rachunkowej dokumentów, zatwierdzone przez zarząd Spółki tzw. Osoby kontaktowe,
- Bilans otwarcia bieżącego roku obrotowego wraz ze szczegółową specyfikacją wszystkich sald kont (jeśli dotyczy),
- Zestawienie obrotów i sald księgi głównej i pomocniczej sporządzonego na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego miesiąc przejęcia przez Biuro prowadzenia ksiąg rachunkowych Klienta (jeśli dotyczy),
- Wszelkie aktualne Umowy mające wpływ na sytuację finansową jednostki,
- Kopie deklaracji podatkowych np. VAT, ZUS oraz informacje o kalkulacji zaliczki na PDOP lub PDOF za ostatni miesiąc sprawozdawczy oraz kopie deklaracji CIT-8 za ostatni roku podatkowy (jeśli dotyczy);
dostarczenia ewidencji czasu pracy Pracowników oraz dostarczania do Biura danych niezbędnych do sporządzenia list płac,
obsługi w Serwisie (tj. wprowadzania) umów o pracę, zleceń i umów o dzieło,
sporządzenie na koniec roku inwentaryzacji zgodnie z UoR i obowiązującą u Klienta instrukcją inwetaryzacyjną,
terminowego przekazywania do Biura dowodów księgowych (w formie elektronicznej) dokumentujących wszystkie zdarzenia gospodarcze
odpowiedniego przechowywania oryginałów dokumentów wraz z ich oznaczeniem (w tym naniesienia nadanych numerów, podpisów, potwierdzenia zgodności formalnej i merytorycznej),
bieżącego informowania o zdarzeniach mających wpływ na prowadzenie ksiąg rachunkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedna ze stron jest Klient,
na żądanie Biura wskazania numeru KŚT na dowodach zakupu składników majątkowych zaliczanych do środków trwałych,
starannego opisu wydatku pozwalającego stwierdzić, którego środka trwałego dotyczy zakup (w przypadku wydatku dotyczącego składnika majątku wykazanego w ewidencji środków trwałych) określając jego charakter (ulepszenie/remont),
wskazania czy dany wydatek dotyczy: zakupu towarów handlowych lub materiałów czy innych kosztów prowadzenia działalności,
składania wszystkich innych deklaracji, dokumentów i zgłoszeń nieobjętych usługą Biura wraz z niezwłocznym przesłaniem do Biura ich kopii z załącznikami, chyba że ustalenia szczególne stwierdzają inaczej,
założenia konta ZUS PUE i przekazywania do Biura wymaganych danych dotyczących rozliczenia składek,
złożenia w ZUS pełnomocnictwa ZUS-PEL na rzecz pracowników Biura,
wprowadzanie w Serwisie informacji o dokonaniu zapłaty swoich wydatków,
przekazywania na bieżąco wyciągów bankowych w formie elektronicznej, w formacie MT940 lub innym ustalonym z Biurem,
posiadania certyfikatów rezydencji, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy tj. w przypadku ponoszenia na rzecz kontrahentów zagranicznych opłat o charakterze licencyjnym, odsetek oraz dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, a także świadczeń o charakterze niematerialnym, w szczególności z tytułu świadczeń doradczych, badania rynku, zarządzania i kontroli, gwarancji i poręczeń (podatek u źródła),
w przypadku transakcji dokonywanych z podmiotami powiązanymi, w rozumieniu art. 11a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 roku (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm.) oraz podmiotami mającymi siedzibę w krajach stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, dokumentowania zgodnie z przepisem art. 11k wyżej wymienionej ustawy oraz przekazywania informacji o dokonanych transakcjach z podmiotami powiązanymi, na podstawie definicji zawartej w art.11a ustawy o PDOP,
złożenia w Urzędzie Skarbowym informacji o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych oraz do podania osoby odpowiedzialnej z ramienia Klienta za zobowiązania podatkowe,
regulowania płatności (w tym zobowiązań publicznoprawnych i płatności z tytułu wynagrodzeń),
informowania Biura o dokonaniu płatności na rachunek niewskazany na Białej Liście,
informowania Biura o dokonaniu płatności innych niż za pośrednictwem rachunku bankowego powyżej dopuszczalnych przepisami kwot,
dokonywania wpisów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych,
składanie sprawozdań statystycznych.

5.2. Klient zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych, powiadomić Biuro o wszelkich zmianach dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej bądź zmian w Umowie Spółki, mających wpływ na świadczenie Usług.

5.3. Klient zobowiązany jest do przekazywania do Biura wyłącznie Dokumentów, których oryginały są w jego posiadaniu, a ich treść oraz forma jest zgodna z oryginałem. Przekazując Dokumenty do Biura za pomocą Serwisu Klient oświadcza, że są one zgodne z oryginałami będącymi w jego posiadaniu i ponosi za to pełną odpowiedzialność.

5.4. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać do Biura wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.

5.5. Przekazywane dokumenty powinny posiadać odpowiednie adnotacje zgodnie z Ustawą o rachunkowości, m.in.: datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne opisy, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro.

5.6. Klient zobowiązany jest dostarczyć do Urzędu Skarbowego wszystkie przekazane przez Biuro upoważnienia (UPL-1). Upoważnienia (UPL-1) winny być wypełnione zgodnie z dostarczonym szablonem dokumentu.

5.7. Klient ponosi odpowiedzialność karno-skarbową z tytułu błędnego lub nieterminowego sporządzenia deklaracji podatkowych, które spowodowane jest niekompletnym bądź nieterminowym przekazaniem dokumentów do Biura.

5.8. Klient ponosi w całości koszty opłat skarbowych od złożonych pełnomocnictw, w związku ze świadczeniem usług finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych oraz innych opłat skarbowych, administracyjnych, publicznoprawnych i sądowych. W następstwie indywidualnych ustaleń Biuro może dokonać zapłaty tych opłat za Klienta, a następnie obciążyć go z tego tytułu.

6. Rejestracja Klienta Biura i dostęp do Serwisu

6.1. Operator świadczy usługi objęte niniejszym Regulaminem oraz Umową za pomocą sieci Internet.

6.1.1. Klient po zarejestrowaniu się w Serwisie, zgodnie z poleceniami Serwisu, wybiera usługę Biura.

6.1.2. Rejestracja w Serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem Umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl.

6.2. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodnych ze stanem faktycznym i prawnym. Klient w pełni odpowiada za prawidłowość wprowadzonych danych.

6.2.1. Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, Klient obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane:

nazwę firmy,
adres siedziby firmy (ulicę, numer, kod, miejscowość),
Osób kontaktowych, o których mowa w pkt. 2.7,
numer NIP, KRS,
adres poczty elektronicznej (e-mail)
urząd skarbowy zgodnie z właściwością.

6.2.2. W przypadku jakiejkolwiek zmiany danych, o których mowa w pkt. 6.2.1. Klient obowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od zaistnienia zmiany, do wprowadzenia odpowiednich zmian w swoim profilu administracyjnym.

6.2.3. Klient, w przypadku złożenia wniosku o zmianę danych wpisu w odpowiednim rejestrze, w szczególności w CEIDG lub Krajowym Rejestrze Sądowym, zobowiązany jest poinformować przydzielonego księgowego o zaistniałych zmianach poprzez umieszczenie w Serwisie kopii ww. wniosku w terminie 3 dni roboczych od jego złożenia. Za dzień poinformowania uznaje się kolejny dzień roboczy następujący po dniu umieszczenia kopii wniosku w Serwisie.

6.3. Biuro weryfikuje dane wprowadzone przez Klienta w Serwisie oraz profil Klienta. W przypadku stwierdzenia braku możliwości świadczenia usług na rzecz Klienta, w szczególności z przyczyn, o których mowa w pkt 4.6. Regulaminu, Biuro informuje o tym Klienta i ma prawo odmówić podpisania Umowy.

7. Okres świadczenia usługi i zawarcie Umowy

7.1. Klient rejestruje się w Serwisie i wprowadza dane zgodnie z pkt. 6.2.1.

7.2. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia, chyba że dokonano indywidualnych ustaleń.

7.3. Zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej przez Klienta na okres krótszy niż 2 pełne miesiące kalendarzowe nie zmienia warunków Umowy i płatności. Opłata za trzeci i kolejne miesiące zawieszenia – zgodnie z Cennikiem.

7.4. Przejęcie ksiąg Klienta nie oznacza przeprowadzenia audytu okresów poprzedzających okres obowiązywania Umowy.

8. Przekazywanie dokumentów do Biura

8.1. Terminy przekazywania dokumentów.

Usługa	Dokumenty	Termin dostarczenia
Prowadzenie Ksiąg i rejestrów VAT	Komplet dokumentów wykazujących wszystkie operacje gospodarcze dotyczące danego miesiąca. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego.	Do 7-go dnia następnego miesiąca
Ewidencja środków (ŚT) i Wartości Niematerialnych i Prawnych (WNiP)	Dowód zakupu (nabycia) ŚT lub WNiP, lub protokół odbioru ŚT/WNiP	Do 7-go dnia następnego miesiąca
Ewidencja przebiegu pojazdów	Uzupełniona w serwisie ifirma.pl na koncie klienta	Do 7-go dnia następnego miesiąca
Akta osobowe	Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty	Na 3 dni robocze przed rozpoczęciem zatrudnienia
Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS osób zatrudnionych	Kwestionariusz osobowy wypełniony w Serwisie Kopia zawartej umowy (o pracę/zlecenia)	Do 3 dni od podpisania umowy i co najmniej 3 dni przed planowanym wyrejestrowaniem

8.2. Klient przekazuje dokumenty do Biura w formie elektronicznej (skan, fotografia) poprzez ich umieszczenie na koncie w Serwisie (zakładka „Import dokumentów elektronicznych”).

8.3. Za datę przekazania dokumentów ścieżką 8.2. przyjmuje się datę umieszczenia Dokumentów w Serwisie. Ze względu stałodobową dostępność serwisu termin na dostarczenie dokumentacji przypadający w dzień wolny od pracy nie podlega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy.

8.4. W przypadku informacji przekazywanych e-mailem, za datę wpływu przyjmuje się datę otrzymania e-maila przez Biuro.

8.5. Przekazanie dokumentów po terminach wymienionych w pkt. 8.1. wiąże się z naliczeniem przez Biuro dodatkowych opłat, ustalanych zgodnie z Cennikiem.

8.6 Dokumenty dotyczące księgowanego miesiąca dostarczone przez Klienta po 15-stym dniu następnego miesiąca, mogą zostać zaksięgowane przez Biuro w księgach miesiąca, którego dotyczą, jeżeli dodatkowe czynności nie będą powodować poważnych utrudnień w bieżącym czynnościach Biura.

8.7. Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest Siedziba Klienta.

9. AML

9.1. Biuro oświadcza, że jest instytucją obowiązaną w rozumieniu Ustawy z dnia 1.03.2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. t.j. z 2023 r. poz. 1124 z późn. zm.) (dalej: AML) i w związku z czym, ciążą na nim obowiązki związane z pozyskiwaniem informacji i dokumentów dotyczących Klienta, w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania obowiązków wynikających z ustawy o AML, w tym w zakresie, tj.:

identyfikacji Klienta oraz weryfikacji jego tożsamości;
identyfikacji beneficjenta rzeczywistego,
oceny stosunków gospodarczych Klienta i stosownie do sytuacji, uzyskiwania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych Klienta;
stosowania innych środków bezpieczeństwa finansowego.

9.2. Zakres dokumentów i informacji, o których mowa w punkcie powyżej zostanie przedstawiony Klientowi w dniu podpisania Umowy.

9.3. Klient zobowiązuje się do dostarczenia wszelkich dokumentów i przekazania wszelkich informacji, zgodnie punktami powyżej najpóźniej w dniu zawarcia Umowy.

10. Schematy podatkowe

10.1. W związku z obowiązkiem przekazywania organom skarbowym informacji o schematach podatkowych, które posiadają cechy rozpoznawcze określone przepisami (art. 86a – art. 86o), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (dalej: Ordynacja podatkowa) Biuro może być zobowiązane – jako wspomagający – do:

przekazania odpowiednim organom skarbowym, w określonym przepisami trybie, informacji o schemacie podatkowym uzgodnionym przez Klienta z Biurem, lub
przekazania Klientowi informacji o ciążącym na Kliencie obowiązku informacyjnym w związku z rozważanym lub wdrażanym schematem podatkowym wraz z wymaganymi informacjami.

10.2. W celu prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem schematów podatkowych, Klient zobowiązuje się na każde żądanie Biura do złożenia w ustawowym terminie oświadczenia potwierdzającego lub zaprzeczającego, że dane uzgodnienie (transakcja/ zdarzenie) stanowi schemat podatkowy.

10.3. Klient zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków wynikających z przepisów dotyczących raportowania informacji o schematach podatkowych, w tym w szczególności Klient zobowiązuje się do informowania Biura o zgłoszonych numerach schematów podatkowych oraz do składania informacji o schemacie podatkowym, w każdym przypadku, w którym zostanie u niego zidentyfikowany schemat podatkowy.

10.4. Biuro może odmówić dokonania czynności, które w jego opinii stanowiłyby udzielenie wsparcia lub porad dotyczących opracowania, wprowadzenia do obrotu, organizowania, udostępnienia do wdrożenia lub nadzorowania wdrożenia uzgodnienia, w każdym przypadku, w którym bądź nie otrzyma od Klienta numeru schematu podatkowego, bądź Klient nie złoży na rzecz Biura pisemnego oświadczenia, iż dane uzgodnienie nie stanowi schematu podatkowego, a dla Biura oświadczenie to stanowić będzie wystarczające wyjaśnienie wątpliwości w tym zakresie.

10.5. W każdym przypadku, w którym Biuro zidentyfikuje uzgodnienie, które w jego opinii stanowi schemat podatkowy, a Klient nie przekaże na rzecz Biura numeru schematu podatkowego, Biuro jest uprawnione do złożenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wymaganej przepisami informacji o schemacie podatkowym. Klient w przedmiotowym zakresie zobowiązuje się do współpracy z Biurem oraz udzielenia mu wszystkich niezbędnych informacji, wymaganych do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem.

10.6. Biuro uprawnione jest do złożenia informacji o schemacie podatkowym również w przypadku, w którym otrzyma od Klienta oświadczenie, iż dane uzgodnienie nie stanowi schematu podatkowego, jednakże biorąc pod uwagę doświadczenie zawodowe Biura będzie on przekonany, iż uzgodnienie wypełnia ustawowe definicje schematu podatkowego. Klient w przedmiotowym zakresie zobowiązuje się do współpracy ze Biurem oraz udzielenia mu wszystkich niezbędnych informacji, wymaganych do prawidłowego wykonania obowiązków związanych z raportowaniem.

10.7. Biuro w ramach powyżej wskazanych usług nie udziela rekomendacji w zakresie podejmowanych przez Klienta czynności, których rezultatem może być osiągnięcie w jakikolwiek sposób korzyści podatkowej.

10.8. Biuro w ramach wskazanych powyżej czynności, na żadnym etapie świadczenia usług nie uczestniczy w opracowaniu, wprowadzaniu do obrotu, organizowaniu, udostępnianiu lub nadzorowaniu wdrażania uzgodnienia. Zakres czynności podejmowanych przez Biuro dotyczy zdarzeń przeszłych i zamkniętych stanów faktycznych.

10.9. Biuro zobowiązane jest na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, do prawidłowego wykonywania obowiązków związanych ze składaniem do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych. Na podstawie przedmiotowych przepisów Biuro może żądać od Klienta dodatkowych wyjaśnień w zakresie realizowanych transakcji, jak również może być zobowiązany do złożenia stosownej informacji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

10.10. W przypadku zaistnienia sytuacji określonej w pkt. 10.1 wykonanie takiej usługi podlega dodatkowej płatności.

11. Odpowiedzialność Biura

11.1. Biuro zobowiązuje się do wykonania prac określonych Umową i niniejszym Regulaminem z zachowaniem należytej staranności.

11.2. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywało przez cały czas trwania Umowy.

11.3. Z zastrzeżeniem poniższych zapisów, Biuro ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie Umowy i dotyczących okresu, w którym Biuro świadczyło usługi na rzecz Klienta, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności.

11.4. Klient zobowiązuje się nie dochodzić szkód wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania usługi albo czynów niedozwolonych pozostających w związku z usługą, od osób stale współpracujących (w tym pracowników oraz współpracowników), pośrednio lub bezpośrednio z Biurem, jak i od członków zarządu oraz członków organu nadzoru Biura. Nie ogranicza to możliwości dochodzenia roszczeń Klienta wobec Biura.

11.5. Odpowiedzialność Biura jest ograniczona do strat rzeczywiście poniesionych i nie obejmuje utraconych korzyści.

11.6. Odpowiedzialność Biura ograniczona jest do wysokości sumy wynagrodzeń Biura z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających szkodę.

11.7.Biuro nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z naruszenia przez Klienta zasad ustalonych w Regulaminie, w tym w szczególności w pkt. 5 Regulaminu (Obowiązki Klienta), jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nierealizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura w myśl pkt.12 (Zawieszenie wykonywania Usług).

11.8. Ponadto Biuro nie ponosi odpowiedzialności deliktowej oraz kontraktowej w przypadkach:

wadliwości dokumentów źródłowych w tym niezgodności dokumentów z obowiązującymi przepisami (w tym rzetelności lub niekompletności a także błędów rachunkowych w dokumentach),
braku współdziałania lub współpracy Klienta z Biurem, w tym niedostarczania dokumentów lub dostarczania ich po terminie,
nieprzekazywania informacji, o których wiedzę posiada Klient, a które mogą mieć wpływ na księgi i ewidencje lub wysokość zobowiązań publicznoprawnych lub przekazywanych w sposób lub formie nieprzewidzianych Umową,
składania przez Klienta lub Osoby kontaktowe składające wyjaśnienia w imieniu Klienta wyjaśnień lub oświadczeń niezgodnych ze stanem faktycznym,
gdy księgi i ewidencje za poprzednie okresy tj. okresy sprzed Umowy były prowadzone wadliwie, a Biuro nie przyjęło zlecenia przygotowania korekt poprzednich okresów,
niestosowania się do poleceń Biura i działania wbrew procedurom i dokumentom obowiązującym w Biurze,
gdy czynności zostały dokonane przez Biuro na skutek podjęcia lub niepodjęcia przez Klienta decyzji,
gdy upoważnienia wymienione w pkt. 5.6 (UPL-1) nie zostały przekazane, zostały niepoprawnie wypełnione lub Urząd Skarbowy nie przetworzy na czas upoważnień, w takim przypadku Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe dostarczenie deklaracji podatkowych.

11.9. Biuro zastrzega, że w przypadku gdy Dokumenty lub dane przekazywane przez Klienta będą nieprawidłowe, niezupełne, nierzetelne lub nie zostaną przekazane w wymaganym terminie, świadczenie usług przez Biuro na rzecz Klienta może być niemożliwe. W takim przypadku Biuro nie będzie zobowiązane do świadczenia usług na rzecz Klienta do momentu uzupełnienia lub poprawienia wszystkich brakujących Dokumentów lub danych przez Klienta.

12. Zawieszenie wykonywania usług

12.1. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia za usługę w terminie, zgodnie z treścią pkt. 13 Biuro wezwie Klienta do wykonania płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Wezwanie do uregulowania zapłaty może nastąpić poprzez wysłanie wiadomości e-mail lub sms.

12.2. W przypadku niezapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym mu w myśl pkt 12.1, Biuro uprawnione jest do zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta, w tym dostępu do Serwisu, do momentu zaksięgowania na rachunku bankowym Biura należnego wynagrodzenia.

12.3. W okresie zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta, Biuro nie wykonuje na rzecz Klienta Usług określonych w pkt. 4 (Zakres usług Biura) ani żadnych innych usług ustalonych w indywidualnej umowie z Klientem. Biuro zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania Usług na warunkach określonych w niniejszym pkt 12.

12.4. Skorzystanie przez Biuro z prawa do zawieszenia wykonywania Usług na rzecz Klienta nie oznacza utraty prawa do skorzystania z uprawnień przewidzianych w pkt 13.6. niniejszego Regulaminu.

12.5. Jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia.

13. Wynagrodzenie za usługę

13.1. Wynagrodzenie za Usługi świadczone przez Biuro pobierane jest zgodnie z Cennikiem zamieszczonym na stronie Serwisu. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.

13.2. W przypadku usług spoza Cennika – opłaty pobierane są na warunkach ustalonych indywidualnie z Klientem.

13.3. Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianych faktur VAT. Faktury wystawiane są ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca.

13.4. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS.

13.5. Nieotrzymanie informacji o wystawieniu faktury nie zwalnia Klienta z dokonania zapłaty za usługi świadczone przez Biuro.

13.6. Wynagrodzenie z tytułu Umowy jest płatne w terminie i na rachunek Biura wskazany na fakturze, chyba że płatność za usługi Biura dokonywana jest na podstawie indywidualnych ustaleń umownych.

13.7. Niezapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.

14. Komunikacja

14.1. Komunikacja z księgowym odbywa się za pośrednictwem wiadomości e-mail lub telefoniczne. Dane kontaktowe księgowego są podane na koncie w zakładce „Kontakt”.

14.2. Korespondencja mailowa jest wysyłana na adres mailowy wprowadzony przez Klienta w „Konfiguracji Konta” w „Danych Kontaktowych”, a w przypadku pozostawienia tego pola pustego – wysyłka odbywa się na adres wskazany w „Danych firmy”.

14.3. Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania wiadomości e-mail, licząc od dnia następnego po dniu jej otrzymania.

14.4. Kontakt e-mailowy odbywa się wyłącznie na adres e-mail wskazanym w „Konfiguracji Konta”.

14.5. Wszelkie oświadczenia woli przesłane przez Klienta lub Biuro pod adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności ujawnionym w Umowie lub w Krajowym Rejestrze Sądowym albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej będą uważane za doręczone prawidłowo, chyba że adresat uprzednio powiadomi nadawcę, mailowo zgodne z pkt. 14.1 i 14.4, o zmianie powyższego adresu.

14.6. Wszelkie oświadczenia woli przesłane Klientowi na adres e-mailowy wskazany w „Konfiguracji Konta” w Serwisie będą uważane za doręczone prawidłowo. W przypadku dokonania przez Klienta zmiany tego adresu, wiąże ona Biuro począwszy od dnia roboczego następującego po dniu wprowadzenia zmiany.

14.7. Jeżeli doręczenie Klientowi oświadczenia woli drogą korespondencji e-mailowej jest niemożliwe lub znacznie utrudnione, w szczególności gdy adres e-mail wskazany przez Klienta w Serwisie jest nieprawidłowy lub nieaktywny, Biuro według swojego wyboru ma możliwość doręczenia oświadczenia woli w inny sposób, w tym za pośrednictwem Serwisu lub za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przesyłką poleconą lub firmy kurierskiej. Jeżeli termin do złożenia oświadczenia woli przez Biuro wynika z Umowy lub Regulaminu w sytuacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, ulega on wydłużeniu o 14 dni.

14.8. Ujawniając numer telefonu komórkowego w Serwisie Klient potwierdza, że jest to numer telefonu komórkowego Klienta lub Osoby kontaktowej wskazanej przez Klienta. Wszelkie informacje lub oświadczenia woli przesłane Klientowi na numer telefonu komórkowego wskazany w Serwisie będą uważane za doręczone prawidłowo. W przypadku dokonania przez Klienta zmiany tego numeru, wiąże ona Biuro począwszy od dnia roboczego następującego po dniu wprowadzenia zmiany.

15. Zmiana i Rozwiązanie Umowy

15.1. Klient lub Biuro mogą wypowiedzieć Umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

15.2. Biuro jest uprawnione do wypowiedzenia Umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku określonym w pkt 6.3 oraz pkt 12.5. Regulaminu, a także w przypadku:

dostarczania przez Klienta nierzetelnych lub nieprawdziwych informacji lub dokumentów,
niedostarczania przez Klienta niezbędnych do wykonania Umowy informacji lub dokumentów lub ich zatajania,
uzasadnionych wątpliwości co do postępowania Klienta zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa lub zasadami współżycia społecznego, bądź uczciwości kupieckiej,
skłaniania lub innej próby doprowadzenia członków zespołu Biura do postępowania niezgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

15.3. Zmiana, Odstąpienie, Wypowiedzenie Umowy lub jej rozwiązanie za porozumieniem Stron wymaga zachowania:

formy pisemnej lub
formy elektronicznej, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
formy dokumentowej, z użyciem Profilu Zaufanego ePUAP lub złożenia oświadczenia woli w Serwisie poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji.

15.4. Z chwilą zakończenia Umowy Klient zobowiązuje się do wypowiedzenia wszystkich pełnomocnictw udzielonych na rzecz Biura. W przypadku braku ich wypowiedzenia, Klient przyjmuje do wiadomości, że Biuro może samodzielnie dokonać takich wypowiedzeń.

15.5 Po rozwiązaniu niniejszej Umowy Biuro przekaże Klientowi dokumenty opracowane przez Biuro (w tym polecenia księgowania, wydruki ewidencji, dzienników, ksiąg, deklaracji podatkowych i ZUS), które w trakcie obowiązywania Umowy uprzednio Klient nie otrzymał lub które nie są dostępne dla Klienta w Serwisie.

16. Postanowienia końcowe

16.1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie, o których informuje Klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony Regulamin umieszczany jest na stronie internetowej Serwisu z oznaczoną datą obowiązywania.

16.2. W przypadku dokonania zmiany postanowień Regulaminu lub wynagrodzenia za Usługi świadczone przez Biuro określonego w Cenniku, Klient do którego stosuje się przepisy dotyczące konsumentów, o którym mowa w art. 385(5) Kodeksu Cywilnego, ma prawo do odstąpienia od Umowy w terminie 14 dni liczonych od dnia otrzymania informacji o zmianie Regulaminu lub Cennika nie później jednak jak 14 dni od wejścia w życie zmian w Regulaminie lub Cennika. Odstąpienie od Umowy jest skuteczne od momentu złożenia oświadczenia o odstąpieniu przez Klienta, o którym mowa w zdaniu poprzednim.

16.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa, indywidualne postanowienia umowne oraz Regulamin serwisu ifirma.pl.