1. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług księgowych przez Biuro Rachunkowe ifirma.pl i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług księgowych przez Biuro rachunkowe ifirma.pl, zawartej pomiędzy Operatorem, a Klientem, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.
2. Definicje
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
2.1. Regulaminie
rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do umowy o świadczenie usług księgowych poprzez Biuro Rachunkowe ifirma.pl.
2.2. Serwisie
rozumie się przez to Serwis internetowy ifirma.pl
2.3. Biurze
rozumie się przez to „Biuro Rachunkowe ifirma.pl” świadczące usługi księgowe w oparciu o serwis ifirma.pl w zakresie, o których mowa w punkcie 4.
2.4. Operatorze
rozumie się przez to spółkę Power Media SA z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 B.
KRS: 0000281947
Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Kapitał zakładowy: 640 000 zł (w pełni opłacony)
2.5. Kliencie
rozumie się przez to korzystającą z usługi Biura Rachunkowego osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub spółkę osobową,
2.6. Umowie
rozumie się przez to umowę o świadczenie poprzez Biuro usług księgowych wymienionych w pkt. 4, zawartą między Operatorem a Klientem.
2.7. Cenniku
rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu ifirma.pl informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Biura; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.
2.8. Okresie rozliczeniowym
rozumie się pełny miesiąc kalendarzowy, którego dotyczy dokumentacja księgowa, kadrowo-płacowa, ZUS.
3. Prawa autorskie
Wyłączne prawa autorskie do Serwisu ifirma.pl należą do Power Media SA z siedzibą: Wrocław, ul. Grabiszyńska 241 B. Prawa autorskie związane z Serwisem ifirma.pl podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz.U. 1994 nr 24, poz. 83, z późn. zmianami).
4. Zakres usług Biura i obowiązki Klienta
4.1. Usługi Biura są świadczone w oparciu o serwis ifirma.pl
4.2. Klient Biura otrzymuje dostęp do serwisu ifirma.pl w zakresie koniecznym do:
- generowania dokumentów sprzedaży – FV lub rachunki w formacie PDF i e-faktury,
- rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej,
- prowadzenia listy kontrahentów,
- prowadzenia listy towarów i usług,
- monitorowania płatności,
- prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
- obsługi umów zleceń i umów o dzieło,
- prowadzenia ewidencji czasu pracy.
4.3. Obowiązki klienta
Klient zobowiązuje się do:
- wprowadzania do serwisu ifirma.pl dokumentów sprzedaży tj. faktur lub rachunków,
- rejestrowania sprzedaży nieudokumentowanej w serwisie ifirma.pl,
- prowadzenia listy towarów i usług w serwisie ifirma.pl,
- prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
- obsługi umów zleceń i umów o dzieło,
- prowadzenia ewidencji czasu pracy,
- sporządzenie na koniec roku remanentu w formie spisu z natury ilości oraz wyceny tych ilości,
- terminowego przekazywania kompletnych dokumentów,
- zgodnego z rzeczywistością opisania wydatku na dostarczonych dokumentach a w przypadku zakupów do istniejących w ewidencji środków trwałych starannego opisu pozwalającego stwierdzić którego środka trwałego dotyczy zakup oraz charakter wydatku czyli czy jest to ulepszenie (przebudowa, nadbudowa, odbudowa, modernizacja) czy remont tj. wymiana zepsutego elementu,
- składania wszystkich innych deklaracji niż VAT, PIT, ZUS,
- regulowania swoich zobowiązań,
- wprowadzania w serwisie ifirma.pl informacji o dokonaniu zapłaty swoich wydatków.
4.4. Jednocześnie Klient zleca Biuru w ramach podstawowego abonamentu:
- prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów,
- prowadzenie Ewidencji zakupów VAT,
- wyliczania zobowiązań podatkowych z tytułu PIT i VAT na podstawie dostarczonych przez klienta dokumentów zakupowych i prowadzonej ewidencji dokumentów sprzedażowych,
- składania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,
- sporządzanie rocznych zeznań podatkowych dla podatnika rozliczającego się indywidualnie (PIT-36 + PIT-O lub PIT-36L),
- rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS,
- sporządzanie listy płac,
- wyliczanie zobowiązań wobec ZUS,
- przekazywanie do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.
Klient ma wgląd on-line we wszystkie dokumenty, ewidencje i deklaracje wytworzone przez Biuro.
4.5. Rozszerzenie zakresu usług
Zakres spraw zleconych Biuru może być ustalony na drodze indywidualnych negocjacji.
5. Rejestracja Klienta Biura Rachunkowego i dostęp do serwisu
5.1. Operator świadczy usługi Biura Rachunkowego za pomocą sieci Internet.
5.1.1.Klient, rozpoczynając współpracę z Biurem, musi się zarejestrować zgodnie z poleceniami Serwisu.
5.1.2.Rejestracja w serwisie nie jest jednoznaczna z zawarciem umowy o świadczeniu usług księgowych.
5.2. Klient ma obowiązek wprowadzania danych zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
5.2.1. Aby zapewnić prawidłowe rozliczenia pomiędzy Klientem a Operatorem, ten pierwszy obowiązany jest podać zgodne z prawdą następujące dane: imię, nazwisko, nazwę firmy, adres zamieszkania, adres siedziby firmy (ulicę,numer, kod, miejscowość), NIP, adres poczty elektronicznej (e-mail).
5.2.2. W przypadku zmiany jakiejkolwiek z danych, o których mowa w pkt. 5.2.1, użytkownik obowiązany jest do niezwłocznego wprowadzenia zmian w swoim profilu administracyjnym.
5.3. Podczas rejestracji Klient wprowadza wymyślone przez siebie i znane tylko sobie hasło oraz ustala identyfikator.
5.3.1 Identyfikator musi zawierać conajmniej 6 znaków.
5.3.2.Hasło musi zawierać co najmniej 6 znaków, w tym przynajmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, a także conajmniej jedną cyfrę lub jeden znak specjalny (np. !,@,#, %, &).
5.4.W przypadku zapomnienia hasła Klient otrzymuje możliwość skorzystania z funkcji serwisu “odzyskaj hasło”.
5.5 Klient zobowiązany jest do postępowania zgodnie z instrukcjami zawartymi w serwisie.
6. Okres świadczenia usług i zawarcie Umowy
6.1. Po rejestracji w serwisie i wprowadzeniu przez Klienta danych zgodnie z pkt. 5.2.1 Biuro wyśle na wskazany adres e-mailowy szkic „Umowy o świadczeniu usług księgowych”.
6.1.1. Klient akceptuje treść umowy, ustala od którego okresu rozliczeniowego umowa obowiązuje.
6.1.2. Biuro wysyła Klientowi umowę w uzgodnionej treści w dwóch egzemplarzach na jego adres korespondencyjny w celu jej podpisania. Do umowy są załączone upoważnienia do reprezentacji Klienta przez Biuro przed urzędem skarbowym, ZUS i innymi urzędami w zakresie, jaki obejmuje umowa.
6.1.3.Umowa wchodzi w życie w momencie jej otrzymania przez Biuro, czyli po jej podpisaniu i odesłaniu na adres Biura.
7. Przekazywanie dokumentów do Biura
7.1. Terminy przekazywania dokumentów
| Usługa | Dokumenty | Termin dostarczenia |
|---|---|---|
| Prowadzenie KPIR i rejestrów VAT | Komplet dokumentów wykazujących poniesione koszty. Dokumenty powinny posiadać datę otrzymania, opis przeznaczenia pozycji na fakturze, oraz inne opisy niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego. | Do 5-go następnego miesiąca. |
| Ewidencja środków trwałych i wyposażenia | Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego. | Do 5-go następnego miesiąca. |
| Ewidencja środków trwałych i wyposażenia | Dowód zakupu (nabycia) środka trwałego lub wyposażenia lub protokół odbioru środka trwałego. | Do 5-go następnego miesiąca. |
| Ewidencja przebiegu pojazdów | Uzupełniona w serwisie ifirma.pl na koncie klienta. | Do 5-go następnego miesiąca. |
| Akta osobowe | Kwestionariusz osobowy, oświadczenia do umowy zlecenie, badania lekarskie, zaświadczenia o ukończeniu wstępnego szkolenia BHP, deklaracja PIT-2, świadectwa pracy i świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty. | Przed rozpoczęciem zatrudnienia. |
| Sporządzanie zgłoszeń i wyrejestrowań ZUS | Kwestionariusz osobowy wypełniony w serwisie ifirma.pl. | Do 3 dni od podpisania umowy. |
| Sporządzanie list płac. | Listy obecności, dokumenty potwierdzające nieobecność. | 7 dni roboczych przed dniem naliczania wynagrodzeń. |
| Podlegania ubezpieczeniom ZUS w szczególności ubezpieczeniu chorobowemu. | Pisemne oświadczenie klienta (w formie e-maila). | 4 dni robocze przed dniem zajścia zmiany. |
7.2. Przekazywanie dokumentów
Klient może przekazać Biuru dokumenty poprzez:
7.2.1 Wysłanie dokumentów przesyłką listową przez Pocztę Polską lub InPost na koszt Biura.
7.2.2 Wysłanie dokumentów kurierem – na koszt Klienta.
7.2.3 Przekazanie Biuru dokumentów elektronicznie (skan, fotografia) na konto w serwisie ifirma.pl (zakładka Wydatki ➡ Import dokumentów elektronicznych)
Dokumenty przekazywane w oryginałach (ścieżka 7.2.1. i 7.2.2.) będą przez Biuro skanowane. Skany zostaną dołączone do zaksięgowanego wydatku.
7.3. Data przekazania dokumentów
7.3.1. Za datę przekazania dokumentów ścieżką 7.2.1. i 7.2.2. przyjmuje się datę wpływu dokumentów do Biura.
7.3.2. Za datę przekazania dokumentów ścieżką 7.2.3 przyjmuje się datę zapisaną w historii dokumentu.
7.3.3. W przypadku informacji przekazywanych e-mailem za datę wpływu przyjmuje się datę otrzymania e-maila przez Biuro.
7.4. Potwierdzenie przyjęcia dokumentów
Po wpłynięciu do Biura dokumentów przesłanych ścieżką 7.2.1 i 7.2.2. Biuro niezwłocznie przesyła do klienta informację o dacie wpłynięcia i ilości otrzymanych kartek dokumentów.
7.5. Przechowywanie dokumentów
Miejscem przechowywania dokumentacji księgowej jest:
7.5.1. siedziba Biura -jeżeli Klient przekazuje do Biura oryginały dokumentów.
7.5.2. siedziba Klienta-jeżeli Klient przekazuje do Biura kopie, skany, zdjęcia dokumentów.
7.6. Zwrot dokumentów
Po zamknięciu roku podatkowego dokumenty przechowywane zgodnie z pkt 7.5.1. są wysyłane na adres wskazany przez Klienta przesyłką kurierską, na koszt Klienta. Od momentu wysłania dokumentacji Klient ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej przechowywanie, zabezpieczenie przed zniszczeniem lub kradzieżą.
8. Odpowiedzialność Biura
8.1. Biuro zobowiązuje się do dołożenia wszelkiej staranności w wykonywaniu zlecenia oraz do postępowania zgodnie z aktualnymi przepisami dotyczącymi rozliczeń z ZUS i US.
8.2. Biuro bierze na siebie odpowiedzialność za przekazanie w terminie informacji o wyliczonych podatkach, składkach ZUS, oraz innych zdarzeniach, pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 7 oraz pod warunkiem realizowania przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura na warunkach określonych w pkt. 11.
8.3. O wysokości zobowiązań publicznoprawnych Klienta Biuro ma obowiązek poinformować go co najmniej 2 dni przed terminem płatności pod warunkiem dotrzymania przez klienta terminów ustalonych w pkt. 7 oraz pod warunkiem realizowania przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura na warunkach określonych w pkt. 11.
8.4. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowo regulowane przez Klienta zobowiązania publicznoprawne.
8.5. Jeżeli zlecenie nie zostanie wykonane lub zostanie nienależycie wykonane z przyczyn niezależnych od Biura, jak również w sytuacji, w której świadczenie usług przez Biuro zostało zawieszone ze względu na nie realizowanie przez Klienta zobowiązań płatniczych wobec Biura w myśl pkt 9, Biuro nie ponosi odpowiedzialności za powstałe szkody.
8.6. Biuro oświadcza, że w trakcie wykonywania usługi posiada ubezpieczenie z tytułu odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanych przez siebie usług i będzie je utrzymywało przez cały czas trwania umowy.
8.7. Biuro ponosi odpowiedzialność majątkową za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z realizacją zawartej umowy, a będące następstwem zawinionego działania lub zaniechania, rażącego niedbalstwa lub braku należytej staranności. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za straty i szkody poniesione przez Klienta w związku z zawieszeniem przez Biuro realizacji zawartej umowy zgodnie z pkt. 9, w związku z nie realizowaniem przez Klienta jego zobowiązań płatniczych wobec Biura.
8.8. Biuro ponosi odpowiedzialność za czynności objęte umową w trakcie jej trwania. Jeśli występuje konieczność wykonania czynności sprzed zawarcia umowy, wymaga to dodatkowych uzgodnień między stronami.
8.9. Biuro może odmówić wykonania zlecenia, jeśli dostarczone przez Klienta dokumenty nie są wystarczające do prawidłowego wykonania zlecenia, lub są niezgodne z prawem, a wykonanie zlecenia naraziłoby Biuro na odpowiedzialność karną lub szkodę finansową.
9. Zawieszenie wykonywania usług
9.1. W przypadku nie zapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie, o którym mowa w pkt. 11.6. Biuro mailowo wezwie Klienta do wykonania płatności niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3. dni od dnia otrzymania zawiadomienia.
9.2. W przypadku nie zapłacenia przez Klienta wynagrodzenia w terminie określonym w wezwaniu przekazanym mu w myśl pkt. 9.1., Biuro uprawnione jest do zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta do momentu zaksięgowania na rachunku bankowym Biura należnego wynagrodzenia.
9.3. W okresie zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta, Biuro nie wykonuje na rzecz Klienta usług określonych w pkt. 4.4. ani żadnych innych usług ustalonych w indywidualnej umowie z Klientem. Biuro zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas zawieszenia wykonywania usług na warunkach określonych w niniejszym pkt. 9.
9.4. Skorzystanie przez Biuro z prawa do zawieszenia wykonywania usług na rzecz Klienta nie oznacza utraty prawa do skorzystania z uprawnień przewidzianych w pkt. 11.6. niniejszego Regulaminu.
9.5. Jeśli Klient nie zapłaci zaległego wynagrodzenia do ostatniego dnia miesiąca, w którym Biuro zawiesiło wykonywanie usług na rzecz Klienta, Operator uprawniony jest do natychmiastowego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia.
10. Odpowiedzialność klienta
10.1. Klient ma obowiązek przekazywać dokumenty w ustalonych terminach oraz przekazywać Biuru wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zakres świadczonych usług w sposób wyczerpujący, rzetelny i zgodny z prawdą.
10.2. Dokumenty kosztowe powinny posiadać odpowiednie adnotacje, m. in. datę otrzymania, przeznaczenie pozycji na fakturze, inne, które mają wpływ na prawidłową ewidencję księgową. Wszelkie uchybienia w tym zakresie podlegają uzupełnieniu przez Klienta w terminie wskazanym przez Biuro.
10.3. Biuro nie bierze odpowiedzialności za nieterminowe przekazanie wiadomości o wysokości zobowiązań i wyniku firmy Klienta jeżeli Klient nie przekaże lub nieterminowo przekaże Biuru dokumenty księgowe.
10.4. Klient zobowiązuje się do bezzwłocznego zawiadomienia Biura o wszelkich zdarzeniach mających lub mogących mieć wpływ na prawidłowość świadczonej przez Biuro usługi.
11. Wynagrodzenie za usługę
11.1. Wynagrodzenie za usługi świadczone przez Biuro ustalane jest zgodnie z Cennikiem.
11.2. Zapłata za usługi Biura odbywa się na podstawie wystawianej faktury VAT. Faktury wystawiane są ostatniego dnia każdego miesiąca.
11.3. Informację o wystawieniu faktury i kwocie do zapłaty Klient otrzymuje za pośrednictwem e-mail lub SMS.
11.4. Oryginał faktury pozostaje w Biurze do zaksięgowania, chyba że Klient przyjął formę przechowywania dokumentacji księgowej u siebie wtedy faktura zostaje mu wysłana.
11.5. Podstawą zapłaty za usługi świadczone przez Biuro jest zawarta umowa, więc Klient jest zobowiązany uregulować płatność nawet w przypadku, gdy nie otrzyma informacji o wystawionej fakturze.
11.6. Wynagrodzenie z tytułu umowy jest płatne do 7 dnia kolejnego miesiąca, chyba że strony ustaliły inaczej. Nie zapłacenie faktury w terminie powoduje naliczanie odsetek ustawowych.
12. Komunikacja
12.1. Komunikacja odbywa się mailem na adresy wskazane przez biuro i klienta.
12.2. Aktualny mail klienta musi być wpisany przez niego w „Danych Firmy” w serwisie ifirma.pl.
12.3. Odpowiedzi na maile Biuro udziela w ciągu 2 dni roboczych.
13. Rozwiązanie umowy
13.1. Umowę współpracy każda ze stron może rozwiązać z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.
13.2. Biuro jest uprawnione do rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku określonym w pkt. 9.5.
13.3. Rozwiązanie umowy wymaga formy pisemnej. Brak pisemnego wypowiedzenia upoważnia Biuro do wystawienia faktury zgodnie z umową za dany okres rozliczeniowy.
13.4. Po rozwiązaniu umowy Biuro odsyła dokumenty Klienta w ciągu 1 miesiąca przesyłką kurierska na koszt Klienta. W razie nieodebrania przesyłki Biuro nie ponosi odpowiedzialności za dokumenty Klienta.
14. Postanowienia końcowe
14.1. Biuro zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie o których informuje klienta z jednomiesięcznym wyprzedzeniem. Zmieniony regulamin umieszczany jest na stronie internetowej serwisu ifirma.pl z adnotacją, od kiedy obowiązuje.
14.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa.