Regulamin integracji KSeF w serwisie ifirma.pl

1.1. Regulamin określa warunki świadczenia usługi integracji serwisu ifirma.pl z KSeF.

1.2. Niniejszy Regulamin należy rozpatrywać łącznie z Regulaminem serwisu ifirma.pl, który dostępny jest pod adresem: https://www.ifirma.pl/ w sekcji Regulaminy (zwany dalej „Regulaminem serwisu ifirma.pl”), w szczególności w określeniu ogólnych warunków świadczenia usług drogą elektroniczną, zasad uiszczania należności, niezbędnych warunków technicznych do korzystania z Serwisu, ochrony danych osobowych oraz prawa własności intelektualnej, a definicjom użytym w Regulaminie należy nadawać znaczenia określone w Regulaminie serwisu ifirma.pl, chyba że Regulamin stanowi inaczej.

1.3. Rozwiązanie umowy określonej Regulaminem serwisu ifirma.pl oznacza jednocześnie rozwiązanie umowy określonej niniejszym Regulaminem. Zasady dotyczące rozwiązania innych umów niż umowa określona Regulaminem – wskazane zostały w ich treści.

1.4. Warunkiem korzystania z integracji z KSeF jest zgoda na wszystkie zapisy niniejszego regulaminu.

1.5. Słowa pisane z wielkiej litery zostały zdefiniowane w niniejszym Regulaminie lub Regulaminie serwisu ifirma.pl. W przypadku gdy definicje występują w obu regulaminach, wówczas definicja z poniższego Regulaminu ma pierwszeństwo przed definicją z Regulaminu serwisu ifirma.pl.

2. Definicje

2.1. Cennik – publikowana na stronie głównej Serwisu informacja, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za Usługi Serwisu, zakres i warunki świadczenia Usług nieodpłatnie, która stanowi załącznik do Regulaminu. Zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.

2.2. Certyfikaty – cyfrowe narzędzia kryptograficzne, które pozwalają na uwierzytelnienie i identyfikację w Krajowym Systemie e-Faktur celem przeprocesowania wystawienia e-faktury oraz do potwierdzania autentyczności e-faktur (w trybach awaryjnych). Certyfikaty muszą być wygenerowane i potwierdzone w KSeF.

2.3. Instrukcją Użytkownika Usługi integracji KSeF (Instrukcja) – dokument zawierający instrukcje dla Użytkownika Usługi integracji KSeF z serwisem ifirma.pl stanowiący integralną część Regulaminu, ale jego zmiana nie stanowi zmiany Regulaminu. Instrukcja jest publikowana na stronie www.ifirma.pl w Sekcji Regulaminy. (Przeczytaj tutaj).

2.4. KSeF – Krajowy System e-Faktur, o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług.

2.5. Operator – spółka IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu, ul. Grabiszyńska 241 G, Wrocław (53-234), zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000281947, NIP 8981647572, REGON 931082394, o kapitale zakładowym 640.000,00 zł, opłaconym w całości.

2.6. Procedury postępowania w przypadku przerw technicznych i awarii (Procedury) – dokument zawierający zasady postępowania w przypadku przerw uniemożliwiających skorzystanie z Usługi stanowiący integralną część Regulaminu, ale jego zmiana nie stanowi zmiany Regulaminu. Procedury są publikowane na stronie www.ifirma.pl w Sekcji Regulaminy. (Przeczytaj tutaj).

2.7. Regulamin – rozumie się przez to niniejszy dokument wraz z załącznikami.

2.8. Regulamin serwisu ifirma.pl – regulamin o charakterze ogólnym, udostępniony pod adresem www.ifirma.pl, w sekcji Regulaminy.

2.9. Serwis – serwis internetowy ifirma.pl dostępny pod adresem www.ifirma.pl.

2.10. Token – alfanumeryczny ciąg znaków pobrany z platformy KSeF i służący do uwierzytelnienia.

2.11. UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru.

2.12. Usługa integracji KSeF (Usługa, Funcjonalność) – funkcjonalność serwisu ifirma.pl umożliwiająca pobieranie faktur z KSeF i importowanie ich do Serwisu ifirma.pl oraz wysyłania faktur wystawionych w Serwisie do KSeF poprzez autoryzację za pomocą Tokena lub Certyfikatów. Usługa jest wyłącznie narzędziem technicznym i pomocniczym.

3. Procedura inicjacyjna

3.1. Użytkownik może korzystać z Usługi integracji KSeF po jej aktywacji i zaakceptowaniu niniejszego Regulaminu znajdującego się na stronie www.ifirma.pl.

3.2. Korzystanie z Usługi nie jest równoznaczne z udzieleniem Operatorowi jakichkolwiek pełnomocnictw, upoważnień ani uprawnień do wystawiania, akceptowania, przesyłania ani podpisywania faktur ustrukturyzowanych w imieniu i na rzecz Użytkownika.

4. Ogólne warunki skorzystania z Usługi integracji KSeF

4.1. Z Usługi może skorzystać Użytkownik serwisu ifirma.pl, którego przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 200 000 000 zł.

4.2. Usługa jest świadczona zgodnie z zakresem funkcjonalnym dla danej usługi Serwisu wyszczególnionym w Cenniku. Nie jest świadczona dla Użytkowników zablokowanych z powodu rozliczeń.

4.3. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że działanie Usługi jest zależne od dostępności i prawidłowego działania KSeF.

4.4. Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z Instrukcją Użytkownika Usługi integracji KSeF.

4.5. Użytkownik zobowiązany jest do weryfikacji poprawności wygenerowanych w Serwisie dokumentów oraz monitorowania statusu ich przetworzenia w KSeF. Operator nie odpowiada za skutki podatkowe zaniechania weryfikacji statusu UPO przez Użytkownika.

4.6. Korzystanie z Usługi nie jest równoznaczne z udzieleniem Operatorowi jakichkolwiek pełnomocnictw, upoważnień ani uprawnień do wystawiania, akceptowania, przesyłania ani podpisywania faktur ustrukturyzowanych w imieniu i na rzecz Użytkownika.

5. Zakres Usługi integracji KSeF

5.1. Zakres funkcjonalności integracji z KSeF udostępnianych Użytkownikowi w ramach Serwisu uzależniony jest od zakresu usług wykupionych przez Użytkownika w serwisie ifirma.pl zgodnie z Cennikiem.

5.2. Funkcjonalności wykraczające poza zakres wykupionych usług w serwisie ifirma.pl mogą być dostępne (w szczególności automatyczne księgowanie, przetwarzanie kosztów lub ich wpływ na rozliczenia podatkowe) w wersji demonstracyjnej na określony czas.

6. Wizualizacja danych pochodzących z KSeF

6.1. Serwis może udostępnić Użytkownikowi, niezależnie od wykupionych usług w serwisie ifirma.pl, wizualizację lub podgląd danych pochodzących z KSeF, w tym w szczególności informacji o dokumentach kosztowych.

6.2. Wizualizacje, o których mowa w ust. 6.1, mają charakter informacyjny i poglądowy oraz nie stanowią usługi księgowej ani rozliczeniowej, chyba że zakres ten wynika wprost z wykupionych usług w Serwisie.

6.3. Operator zastrzega sobie prawo do ograniczenia zakresu, częstotliwości lub dostępności wizualizacji danych pochodzących z KSeF w zależności od wykupionych przez Użytkownika w serwisie ifirma.pl zgodnie z Cennikiem.

7. Kolejkowanie i priorytety przetwarzania operacji KSeF

7.1. W przypadku wystąpienia ograniczeń technicznych, zwiększonego obciążenia systemów lub konieczności kolejkowania operacji związanych z Usługą, Serwis może stosować zróżnicowane priorytety przetwarzania operacji uzależnione od wykupionych usług zgodnie z Cennikiem.

7.2. Użytkownicy nieposiadający w ramach wykupionych usług pełnej funkcjonalności Usługi integracji KSeF mogą być objęci niższym priorytetem przetwarzania operacji KSeF.

7.3. Zastosowanie mechanizmów kolejkowania lub różnicowania priorytetów nie stanowi nienależytego wykonania umowy przez Serwis.

8. Postępowanie w przypadku awarii Serwisu

8.1. W przypadku awarii leżących po stronie Operatora, która uniemożliwia Użytkownikowi wystawienie faktur w KseF za pośrednictwem Serwisu, Użytkownik powinien zastosować Procedury postępowania w przypadku przerw technicznych i awarii.

9. Postępowanie w przypadku awarii KSeF

9.1. Operator nie ponosi odpowiedzialności za brak dostępności lub nieprawidłowe działanie funkcjonalności powiązanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), jeżeli wynika to z awarii, zmian technicznych lub ograniczeń po stronie Ministerstwa Finansów.

9.2. W przypadku niedostępności lub awarii KSeF Użytkownik powinien zastosować Procedury postępowania w przypadku przerw technicznych i awarii.

10. Aktualizacje i zmiany techniczne w KSeF

10.1. W przypadku aktualizacji i zmian technicznych w KSeF Operatorowi przysługuje czas na dostosowanie Usługi, a w tym czasie funkcjonalności mogą działać z ograniczeniami lub nie działać.

11. Odpłatność

11.1. Usługa jest świadczona zgodnie z Cennikiem.

12. Zakres odpowiedzialności

12.1. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowe spełnienie wszystkich wymogów prawnych i technicznych niezbędnych do korzystania z KSeF, w tym za uzyskanie i utrzymanie niezbędnych uprawnień, pełnomocnictw oraz środków identyfikacji wymaganych przez przepisy prawa polskiego do komunikacji z KSeF.

12.2. Operator nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości korzystania z funkcjonalności KSeF w Serwisie wynikający z braku, utraty ważności, nieprawidłowego działania lub nieautoryzowanego użycia ww. środków identyfikacji po stronie Użytkownika.

12.3. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za awarie sieci internetowej, przerwy w działaniu systemu KSeF (w tym planowane okna serwisowe Operatora), błędy walidacji wynikające ze zmian specyfikacji API KSeF, a także za odrzucenie faktury przez KSeF z przyczyn leżących po stronie Użytkownika.

12.4. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek sankcje administracyjne, podatkowe lub karnoskarbowe nałożone na Użytkownika w związku z nieterminowym przesłaniem faktur do KSeF, jeżeli opóźnienie wynikało z awarii KSeF lub gdy Użytkownik nie zastosował się do przewidzianych Procedurami kroków.

12.5. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za bezpieczne przechowywanie Tokenów i Certyfikatów oraz danych logowania do Serwisu. Udostępnienie uprawnień osobom trzecim obciąża wyłącznie Użytkownika.

12.6. Operator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za treść faktur przekazanych w ramach Usługi. Dane wygenerowane w ramach Serwisu nie będą w jakikolwiek sposób modyfikowane czy weryfikowane.

13. Postanowienia końcowe

13.1. Regulamin obowiązuje od dnia opublikowania na stronie Operatora oraz zaakceptowania jego treści przez Użytkownika.

13.2. Operator zastrzega sobie prawo do możliwości zmiany Regulaminu, o których poinformuje Użytkownika z adekwatnym do sytuacji wyprzedzeniem. Zmieniony Regulamin umieszczany będzie na stronie internetowej Serwisu z oznaczeniem daty obowiązywania.

13.3. Niezaakceptowanie przez Użytkownika nowego Regulaminu jest jednoznaczne z rezygnacją Użytkownika z Usługi.

13.4. Zmiana załączników stanowiących integralną część Regulaminu nie wpływa na jego treść i może być dokonana w każdym czasie wraz ze zmieniającymi się zasadami użytkowania KSeF:

13.4.1. Procedury postępowania w przypadku przerwy technicznej lub awarii
13.4.2. Instrukcja Użytkownika Usługi integracji KSeF.

13.5. Zapisy niniejszego Regulaminu mają pierwszeństwo nad zapisami innych regulaminów obowiązujących w Serwisie.

13.6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa, indywidualne postanowienia umowne oraz Regulamin serwisu ifirma.pl.