1. Do czego służą logi aktywności w serwisie?
Logi aktywności pozwalają sprawdzić na koncie historię logowań wszystkich Użytkowników oraz wszelkich czynności wykonanych na koncie.
2. Gdzie znajdę logi aktywności w serwisie?
Opcja ta dostępna jest w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Aplikacja ➡ Logi aktywności.
następnie wchodzimy na opcję Wyszukiwarki
wtedy wyświetlą się możliwe funkcje wyszukiwarki
3. Zakres filtrowania danych
Główny Użytkownik lub Użytkownik mający uprawnienia super konta może wyszukać potrzebne dane po wybraniu odpowiedniego zakresu Daty od – Daty do, Roku/Miesiąca księgowego, Modułu, Rodzaju akcji oraz Użytkownika.
W tym celu w konfiguracji Logi aktywności należy wybrać odpowiednie parametry dla uzyskania odpowiednich informacji.
Przykład 1.
Główny użytkownik serwisu mający uprawnienia super konta przy wystawianiu faktury sprzedaży w miesiącu wrzesień 2026 z datą wystawienia 03.10.2026 zauważył, że brakuje wystawionej faktury z numerem 4/9/G/2026.
Ponieważ na koncie jest jeszcze jeden użytkownik z uprawnieniami super konta, który również wystawia faktury sprzedaży to może dokonać sprawdzenia kiedy została usunięta faktura przez innego użytkownika z konta.
W logach aktywności wybiera wtedy:
- zakres dat od 01.09.2026 do 03.10.2026,
- w polu Rok/Miesiąc księgowy pozostawiamy Dowolny,
- w polu Moduł Przychody,
- w polu Rodzaj akcji Usunięcie obiektu,
- w polu Użytkownicy login Użytkownika,
- następnie Wyszukaj.
Z powyższych informacji wynika, że faktura z numerem 4/9/G/2026 została usunięta przez drugiego użytkownika o wskazanym loginie z uprawnieniami super konta w dniu 02.09.2026 o godzinie 10:44. Usunięta faktura sprzedaży dotyczyła miesiąca sierpnia 2026.
W drugim zapisie logów widoczna jest informacja o usunięciu kolejnej faktury z numer 6/9/G/2026 z miesiąca września 2026 przez tego samego użytkownika.
a. Data od – Data do oraz Rok/Miesiąc księgowy
Opcja ta umożliwia filtrowanie danych historycznych jak i bieżących po wybraniu odpowiedniego zakresu dat od – do.
Przy wyszukiwaniu danych wystarczy podać tylko datę od np. 01.09.2026 bez uzupełniania daty do ….. oraz wybrania odpowiedniego modułu wtedy serwis wyświetli czynności wykonywane od wskazanej daty do dnia bieżącego.
oraz po Roku/Miesiącu księgowym (w tym polu można podać dowolny rok lub wybrany dowolny miesiąc w danym roku).
Wybranie w polu Rok/Miesiąc księgowy samego roku 2026, a w polu Miesiąc księgowy dowolny spowoduje, że serwis wtedy wyświetli wszelkie czynności wykonane w całym roku 2026 przez wybranego użytkownika.
Z wyświetlonych informacji wynika, że w roku 2026 generowane były deklaracje ZUS, PIT-4, PIT-5, OSS VIU-DO oraz JPKV7.
Przy wszystkich komunikatach informujących o wygenerowaniu deklaracji mamy podaną datę i godzinę utworzenia formularza oraz miesiąc księgowy, którego dotyczy wygenerowana deklaracja.
b. Moduł
Opcja Moduł umożliwia filtrowanie wykonanych czynności na koncie po wybraniu jednego z poniższych zadań:
- Dowolny,
- API,
- Aplikacje mobilne,
- CRM,
- Deklaracje,
- Deklaracje elektroniczne,
- eCommerce,
- Ewidencje,
- KSeF (dotyczy komunikatu ustawień wysyłki do Ksef)
- Kontrahenci,
- Majątek,
- Pojazdy,
- Pracownicy,
- Przychody (dotyczy dokumentów sprzedaży wystawionych przez zakładkę Sprzedaż > Rachunki/Faktury oraz Inne przychody),
- Serwis (wybranie tego modułu informuje o zalogowaniu i wylogowaniu z serwisu każdego użytkownika),
- Ustawienia (dotyczy zmiany: miesiąca księgowego, uprawnień użytkownik, ustawień podatkowych PIT i VAT, danych właściciela DRA, danych właściciela/firmy konta, dodania informacji o zawieszeniu działalności, aktywacji i dezaktywacji IP BOX, wygenerowanie i usunięcia kluczy API, dodania szablonu faktury),
- Wydatki,
- Zobowiązania.
Przykład 2.
Przedsiębiorca zatrudniający dwóch pracowników na umowę o pracę przy wystawianiu w miesiącu październik 2026 rachunków do umowy o pracę zauważył, że w serwisie nie ma wystawionego rachunku dla jednego z pracowników za miesiąc sierpień 2026.
W logach aktywności wybiera wtedy:
- Rok 2026, miesiąc księgowy dowolny,
- w polu Moduł Pracownicy,
- w polu Rodzaj akcji dowolny,
- w polu Użytkownicy login głównego Użytkownika lub login użytkownika, który zajmował się wystawianiem rachunków dla pracownika w serwisie,
- następnie Wyszukaj.
Z wyświetlonych informacji wynika, że został wystawiony tylko jeden rachunek do umowy o pracę dla pracownika zatrudnionego jako Mechanik:
– za wrzesień 2026 w dniu 12.10.2026 o godzinie 12:40.
Brakuje drugiego rachunku dla pracownika zatrudnionego jako Pracownik biurowy za sierpień 2026.
c. Rodzaj akcji
Opcja Rodzaj akcji umożliwia filtrowanie wykonanych czynności po wybraniu jednego z poniższych zadań:
- Dowolny,
- Aktualizacja,
- Dodanie nowego obiektu,
- Logowanie,
- Usunięcie obiektu,
- Wygenerowanie deklaracji,
- Zmiana ustawień księgowych.
Wybranie rodzaju akcji:
- Dowolny pozwoli na wyszukanie wszystkich czynności wykonanych na koncie.
- Aktualizacja pozwoli na wyszukanie czynności, które dotyczyły zmiany:
- danych pracownika,
- danych właściciela/firmy,
- danych faktury/korekty,
- danych przychodu uniwersalnego vat i nie vat,
- danych wydruku dobowego/miesięcznego z kasy fiskalnej,
- danych wydatku,
- ustawień PIT/VAT,
- danych pojazdy,
- daty opłacenia ZUS pracownika/pracodawcy,
- daty opłacenia zobowiązania do wynagrodzenia pracownika,
- aktywacja i dezaktywacja IP BOX,
- edycji ewideancji IP BOX,
- danych użytkownika,
- danych kontrahenta,
- daty opłacenia podatków,
- pozycji ewidencji zakupów vat,
- domyślnego ustawienia faktur/rachunków,
- modyfikacji e-płatności,
- produktu w zakładce Sprzedaż ➡ Towary i usługi,
- listy standardowych wydatków,
- wygenerowanie pliku EPP,
- informacje o zmianie statusu wysyłanych faktur sprzedażowych do KSeF.
- Dodanie nowego obiektu pozwoli na wyszukanie czynności, które dotyczyły dodania:
- umowy o pracę, zlecenia i o dzieło z pracownikiem,
- rachunku do umowy o pracę, zlecenia lub o dzieło z pracownikiem,
- wydruku dobowego/miesięcznego z kasy fiskalnej,
- nowej pozycji na liście standardowych wydatków,
- informacji o zawieszeniu działalności gospodarczej,
- konta bankowego.
- Logowanie pozwoli sprawdzić kiedy i jaki użytkownik logował się i wylogowywał z konta.
- Usunięcie obiektu pozwoli na wyszukanie czynności które dotyczyły usunięcia:
- wydatków i korekt do wydatków,
- rachunku/faktury sprzedaży i korekt,
- usunięcia przychodu uniwersalnego vat i nie vat,
- dowodu księgowego,
- remanent,
- pozycji ewidencji sprzedaży i zakupu vat,
- płatności za podatek VAT należny w procedurze OSS i IOSS,
- płatności za podatek od towarów i usług, podatku dochodowego, zryczałtowany podatek dochodowy.
- Wygenerowanie deklaracji pozwoli na wyszukanie czynności, które dotyczyły wygenerowania deklaracji:
- PIT5 i PIT-28,
- PIT-4, PIT-4R,
- PIT-11,
- JPKV7, JPKV7,
- ZUS z załącznikami,
- VAT-9M i VAT-8,
- VAT-UE,
- OSS i IOSS,
- VIU-R i VII-R,
- VAT-26,
- umorzenia środków trwałych,
- Zmiana ustawień księgowych dotyczy zmiany miesiąca księgowego na koncie.
Przykład 3.
Przedsiębiorca rozwiązał umowę współpracy z pracownikiem. Były pracownik logował się do serwisu jako użytkownik z uprawnieniami tylko do wystawiania faktur. Przedsiębiorca zapomniał w dniu rozwiązania umowy tj. 01.10.2026 zabrać uprawnienia do logowania na konto byłemu pracownikowi.
W danych użytkownika informacje o braku możliwości zalogowania się na konto zostały wprowadzone dopiero 10.10.2026.
Użytkownik może sprawdzić po logach aktywności czy pracownik, z którym rozwiązał umowę współpracy, logował się na konto bez jego zgody.
W logach aktywności wybiera wtedy:
- w polu Data od 01.10.2026 Data do 10.10.2026,
- w polu Moduł Serwis lub Dowolny,
- w polu Rodzaj akcji Logowanie,
- w polu użytkownik login z którego logował się pracownik,
- następnie Wyszukaj.
Z wyświetlonych informacji wynika, że pracownik, z którym została rozwiązana umową współpracy w okresie od 01-10.10.2026 nie logował się na konto byłego pracodawcy.
Przykład 4.
Użytkownik zintegrował serwisu IFIRMA z Ksef i następnie w zakładce KSeF ➡ Konfiguracja określił sposób przekazywanie wystawionych faktur sprzedaży do KSef:
- automatycznie, tylko B2B, oraz
- raz dziennie o określonej godzinie 16:00.
Przedsiębiorca w dniu 06.10.2026 wystawił fakturę sprzedaży dla jednoosobowej działalności gospodarczej.
Następnego dnia zauważył, że wystawiona faktura sprzedaży nie została wysłana do KSeF.
Ponieważ z konta korzysta równie pracownik który ma uprawnienia super konta, Przedsiębiorca postanowił sprawdzić kiedy zostały wykonane zmiany wysyłki faktur do KSeF przez tego pracownika.
W logach aktywności wybiera wtedy:
- w polu Data od 06.10.2026 Data do 07.10.2026,
- w polu Moduł- KSeF,
- w polu Rodzaj akcja Dowolny lub Aktualizacja,
- w polu użytkownik login z którego logował się pracownik,
- następnie Wyszukaj.
Z wyświetlonych informacji wynika, że pracownik w dniu 06.10.2026 o godz 14:04 dokonał zmiany ustawień w Ksef ➡ Konfiguracja wybierając:
- na żądanie (czyli samodzielną wysyłkę faktury do KSeF po jej wystawieniu).
Pracodawca dnia 07.10.2026 ponownie dokonał ustawień wysyłki faktur do KSef wybierając: - automatycznie wszystkie,
- o określonej godzinie 23:55.
Więcej informacji odnośnie konfiguracji automatycznej wysyłki faktur do KSef dostępne jest tutaj.
Informacje odnośnie integracji serwisu IFIRMA z Ksef dostępne są tutaj.
d. Użytkownicy
Opcja użytkownika umożliwia wyszukanie ruchów dokonanych na koncie poprzez konkretną osobę. Możliwość filtrowania danych wg tego parametru jest dostępna tylko dla głównego użytkownika jak i innego użytkownika z uprawnieniami super konta.
Użytkownik konta, który posiada ograniczone uprawnienia np. tylko do samych Przychodów czy CRM nie ma możliwości weryfikacji czynności na koncie wykonywanych przez innego użytkownika. W przypadku użytkowników z ograniczonymi uprawnieniami mogą oni dokonywać sprawdzania wyłącznie swoich aktywności.
Dodanie nowego użytkownika oraz udzielenie uprawnień nowemu użytkownikowi, w ramach których będzie korzystał z serwisu, dodajemy w zakładce Login ➡ Konfiguracja ➡ Apikacja ➡ Użytkownicy.
Więcej informacji odnośnie dodanie nowego użytkownika i udzieleniu uprawnień dostępne jest tutaj.
Przykład 5.
Użytkownik w okresie od 01 listopada 2025 do 31 grudnia 2025 miał zawieszoną działalność gospodarczą, więc nie korzystał z konta.
Po zalogowaniu się na konto zauważył, że w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje widoczne są wygenerowane deklaracja ZUS, PIT i JPKV7 dotyczące listopada 2025, czyli za okres, w którym miał zawieszoną działalność gospodarczą.
Ponieważ nie pamiętał, aby wykonywał generowania deklaracji ZUS, PIT i JPKV7 w czasie zawieszenia działalności, to postanowił to sprawdzić w logach aktywności.
W logach aktywności wybiera wtedy:
- w polu Data od 01.11.2025 Data do 31.12.2025,
- w polu Moduł Deklaracje,
- w polu Rodzaj akcji Wygenerowanie deklaracji,
- w polu użytkownik Dowolny ponieważ jest tylko jeden główny użytkownik na koncie,
- następnie Wyszukaj.
Z wyświetlonych informacji wynika, że główny użytkownik sam wygenerował deklaracje ZUS, PIT i JPKV7 dnia 02 grudnia 2025 o godzinie 14:11 i 14:12.
Przykład 6.
Użytkownik zatrudniający kilku pracowników w firmie chce sprawdzić, czy w okresie pomiędzy 05.10.2026 – 09.10.2026 były wystawiane faktury sprzedaży przez jednego z pracowników, który loguje się na konto z uprawnieniami tylko do wystawiania faktur.
Przedsiębiorca z uprawnieniami super konta może takie informacje wyfiltrować po zaznaczeniu odpowiednich kryteriów w logach aktywności i następnie po wybraniu opcji Wyszukaj.
W logach aktywności wybiera wtedy:
- w polu Data od 04.10.2026 Data do 09.10.2026,
- w polu Moduł Przychody,
- w polu Rodzaj akcji Dodanie nowego obiektu,
- w polu użytkownik login z którego logował się pracownik,
- następnie Wyszukaj.
Jeżeli w okresie od 04 do 09.10.2026 były wystawiane faktury sprzedaży lub księgowane inne przychody, to serwis wyświetli wszelkie czynności, podając czas wystawienia dokumentu, rodzaj i numer faktury oraz miesiąc księgowy, którego dotyczyła faktura przychodowa.
Z wyświetlonych informacji wynika, że pracownik w dniu 05-10-2026:
- o godzinie 18:24 wystawił fakturę krajową numer 8/9/G/2026, która dotyczyła miesiąca września 2026, oraz
- o godzinie 17:39 dodał wydruk dobowy z kasy fiskalnej numer 3/10/G/2026, który dotyczył miesiąca września 2026.
Autor: Marzena Łukasik – IFIRMA