Duplikat faktury w większości przypadków wystawia sprzedawca towarów lub usług na wniosek nabywcy, jeżeli faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Jeśli jednak na podstawie odrębnych przepisów nabywca wystawia faktury, to wówczas nabywca wystawia również duplikaty faktur. Faktura wystawiona ponownie powinna zawierać wyraz “DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia.
1. Wystawienie duplikatu faktury
W celu wystawienia duplikatu faktury w lewym górnym rogu ustawiamy bieżący miesiąc księgowy.
Następnie na koncie nievatowca wybieramy zakładkę Rachunki → Lista rachunków i faktur.
Na koncie vatowca wybieramy zakładkę Faktury → Lista faktur.
Na poziomym pasku z numerami miesięcy wybieramy miesiąc i rok, w którym została wystawiona faktura (lub rachunek). Odnajdujemy ją na liście i klikamy na jej numer.
Następnie na dole faktury wybieramy w części wydrukuj / zapisz → ustawienia wydruku.
W ustawieniach wydruku w polu Typ wydruku oznaczamy Duplikat.
W okienku poniżej – Data wystawienia duplikatu – wpisujemy bieżącą datę, która powinna być zgodna z ustawionym miesiącem księgowym.
Data wystawienia duplikatu nie może być też oczywiście wcześniejsza od daty wystawienia pierwotnego dokumentu.
Po wpisaniu odpowiedniej daty zatwierdzamy. Utworzony duplikat wygląda następująco:
2. Komunikaty błędu
Jeśli zostanie wprowadzona błędna data wystawienia duplikatu faktury serwis wyświetli odpowiedni komunikat:
Oznacza, iż należy zmienić miesiąc księgowy na zgodny z datą wystawienia duplikatu.
Oznacza, iż wpisujemy datę wystawienia duplikatu wcześniejszą niż data wystawienia faktury pierwotnej.
3. Duplikaty e-faktur
W celu wystawienia duplikatu e-faktury przechodzimy do zakładki Rachunki → Lista rachunków i faktur na koncie nievatowca bądź Faktury → Lista faktur na koncie vatowca.
Klikamy na numer faktury, do której chcemy wystawić duplikat. Następnie pod fakturą wybieramy opcję wyślij e-mailem e-fakturę.
Pojawi się wówczas poniższa informacja:
Po wybraniu opcji wyślij wyświetli się jeszcze komunikat zatwierdzający wysyłkę e-faktury.
I po wybraniu ponownie opcji wyślij otrzymamy informację, iż Email został wysłany.
Co ważne, wystawionego duplikatu faktury sprzedawca nigdzie nie ewidencjonuje. Wydruk wystarczy przekazać kontrahentowi.
Autor: Monika Kobylak – ifirma.pl