w Jak zacząć
Zanim zaczniesz samodzielną księgowość sprawdź, czy wszystkie formalności zostały dopełnione. Poniższy przewodnik pomoże ci w pierwszych krokach z księgowością internetową.

CEIDG-1

Wniosek składany w Urzędzie Gminy w celu zarejestrowania działalności gospodarczej. Na wniosku podaje się wybrany sposób opodatkowania podatkiem dochodowym (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt).


ZUS ZUA lub ZUS ZZA

Na podstawie wniosku CEIDG przedsiębiorca jest automatycznie zgłaszany do ZUS jako tzw. płatnik składek. Oprócz tego musi w ciągu 7 dni dokonać zgłoszenia siebie, jako osoby podlegającej konkretnym ubezpieczeniom:

1. Deklaracja ZUS ZUA jest składana, gdy przedsiębiorca nie jest zatrudniony na podstawie umowy o prace lub zlecenie z wynagrodzeniem minimum 2000 zł brutto. Wówczas z tytułu prowadzenia działalności obowiązkowo opłaca:

  • składaki na ubezpieczenie społeczne: emerytalne i rentowe,
  • składkę na ubezpieczenie zdrowotne (dające prawo do bezpłatnej opieki medycznej).

Dobrowolnie może opłacać składkę na ubezpieczenie chorobowe, które daje prawo do zasiłku chorobowego w przypadku zwolnienia lekarskiego.

Przez pełne pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności składki na ubezpieczenia społeczne są opłacane w niższych, preferencyjnych kwotach.

2. Deklaracja ZUS ZZA – jest składana, gdy przedsiębiorca jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub zlecenie z wynagrodzeniem minimum 2000 zł brutto. Przedsiębiorca będzie z tytułu prowadzonej działalności opłacał tylko składkę na ubezpieczenie zdrowotne.


Urząd Skarbowy

Rejestracja VAT

Nowo założona firma domyślnie korzysta ze zwolnienia z podatku VAT (jest nievatowcem). Ze zwolnienia można zrezygnować i zarejestrować się jako podatnik VAT składając w US formularz VAT-R. Od 1 stycznia 2015 r. rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna. Przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji i w takim przypadku jest zobowiązany wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł (płatne na konto urzędu skarbowego).

Kasa fiskalna

Na kasie fiskalnej rejestruje się sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedaż na rzecz firm co do zasady powinna zostać udokumentowana fakturą lub rachunkiem). Przedsiębiorca nie ma obowiązku stosowania kasy fiskalnej, jeżeli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie przekroczy w trakcie roku 20 tys. zł (w pierwszym roku działalności limit jest wyliczany proporcjonalnie do dnia założenia działalności).
Jednak sprzedaż niektórych towarów wymusza używanie kasy od pierwszej transakcji. Dlatego, jeżeli firma będzie prowadziła sprzedaż na rzecz osób fizycznych, zalecamy zapoznanie się z poniższym artykułem: Kasa fiskalna od A do Z.

Remanent początkowy

Pierwszym wpisem w Ewidencji KPIR jest Remanent początkowy. Wykazuje się w nim towary handlowe (przeznaczone do sprzedaży), które przedsiębiorca zakupił przed rozpoczęciem działalności i przekazał do firmy. Wartość towarów wycenia się na podstawie ceny zakupu.

Pozycja „Remanent” o wartości 0 zł jest automatycznie pierwszą pozycją KPIR w serwisie. Aby zaktualizować wartość remanentu należy edytować dokument.

Jeżeli nie przekazuje się firmie żadnych towarów do sprzedaży to wartość remanentu wynosi 0 zł.

Jeśli wszystkie formalności masz już za sobą, możesz przystąpić do pracy z serwisem.


Konfiguracja konta w ifirma.pl

Dane użytkownika

  • Konfiguracja ➡ Dane użytkownika

Prefiks UE

Jeżeli przedsiębiorca zamierza dokonywać następujących transakcji:

  1. zakupu lub sprzedaży towarów od podmiotów mających siedzibę w Unii,
  2. świadczyć usługi na rzecz podmiotów spoza Polski (nie jest istotne czy podmiot pochodzi z Unii czy spoza),
  3. kupować usługi od podmiotów spoza Polski (nie jest istotne czy podmiot pochodzi z Unii czy spoza),

to przed wykonaniem pierwszej transakcji muszą zarejestrować się jako podatnik VAT-UE (na formularzu VAT-R).

Podatnikami VAT-UE mogą być firmy, które na terenie Polski są zarejestrowane do podatku VAT, lub korzystają ze zwolnienia z rozliczania podatku w transakcjach krajowych.

Na fakturach wystawianych dla w/w transakcji numer NIP firmy musi być poprzedzony prefiksem PL. Prefiks należy wybrać z listy umieszczonej przy polu „NIP”.

Informacje o deklaracjach – Deklaracja ZUS DRA

Składki ZUS na deklaracjach generowanych przez serwis są wyliczane wg parametrów określonych w danych użytkownika. Każde nowo założone konto ma ustawienia domyślne, które należy dostosować do danych zawartych w złożonej w ZUS deklaracji ZUA ZUA lub ZUS ZZA.

Właściwość US

W „danych użytkownika” należy wybrać Urząd Skarbowy – właściwy dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy – w którym będzie rozliczany podatek dochodowy.

Dane firmy

  • Konfiguracja ➡ dane firmy

Właściwość US

W „danych firmy” należy wybrać Urząd Skarbowy – właściwy dla miejsca siedziby firmy – w którym będzie rozliczany podatek VAT.

Konto bankowe

Aby na wystawianych fakturach był widoczny numer konta należy wprowadzić jego numer w „danych firmy”.

Na fakturach wystawianych do transakcji zagranicznych pojawiają się tylko numery kont, które maja podany SWIFT oraz numer w formacie IBAM (z prefiksem PL przez właściwym numerem).


Zanim wystawisz pierwszą fakturę

Szablon wydruku faktury

  • Konfiguracja ➡ szablony faktur

Możesz ustawić domyślny szablon druku faktur oraz dodać logo firmy do niektórych szablonów.

Serie numeracji

  • Konfiguracja ➡ serie numeracji

Na każdym koncie są dwie, domyślnie skonfigurowane serie numeracji:

  • miesięczna: NN/MM/RRRR,
  • roczna: NN/RRRR.

Oprócz tego każdy użytkownik może zdefiniować własne serie numeracji dostosowane do potrzeb firmy.

Przy wystawianiu faktury można wybrać serię, w której ma być wystawiona dana faktrua faktura.

Jeżeli przedsiębiorca, prowadzący w miesiącach poprzednich działalność gospodarczą, chce wystawić fakturę z kolejnym numerem w dotychczas używanej serii to ma możliwość podania numeru, z jakim będzie wystawiona pierwsza faktura w danej serii w serwisie ifirma.

Konta bankowe

  • Konfiguracja ➡ dane firmy

Aby na wystawianych fakturach był widoczny numer konta bankowego należy wprowadzić jego numer w „danych firmy”.
Na fakturach wystawianych do transakcji zagranicznych pojawiają się tylko numery kont, które maja podany SWIFT oraz numer w formacie IBAM (z prefiksem PL przez właściwym numerem).


Ewidencje podatkowe

Podatkowa Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR)

KPiR jest ewidencją prowadzoną na potrzeby wyliczenia podatku dochodowego. Wpisy w ewidencji powstają automatycznie na podstawie dokumentów sprzedaży wygenerowanych w zakładce „Faktury” (u nie-vatowca „Rachunki”) oraz dokumentów kosztowych wprowadzonych przez zakładkę „Wydatki”.

Ewidencja sprzedaży i Ewidencja zakupów VAT

Obie ewidencje VAT są prowadzone na potrzeby wyliczenia podatku VAT i wygenerowania deklaracji. Zapisy w ewidencji, podobnie jak w przypadku KPIR, powstają automatycznie na podstawie wprowadzonych dokumentów sprzedaży i wydatków.


Dokumenty księgowe

Sprzedaż – zakładka „Faktury”

Obowiązek podatkowy z tytułu sprzedaży powstaje w miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru, lub wykonanie usługi. Jeżeli sprzedaż jest dokumentowana fakturą, to można ją wystawić do 15-go następnego miesiąca po miesiącu sprzedaży, ale faktura i tak zostanie zaksięgowana w „Dacie sprzedaży” podanej na fakturze.

Faktury

Przedsiębiorca będący płatnikiem podatku VAT, na życzenie odbiorcy, ma obowiązek wystawić fakturę VAT. W serwisie ifirma jest kilkanaście formularzy faktur sprzedaży, dostosowanych do różnych typów transakcji. Przy każdym typie faktury, w podpowiedzi, jest podana skrótowa informacja odnośnie cech transakcji oraz sposobu jej księgowania. Gross wystawianych faktur to „Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT”, pozostałe typy można traktować jako wyjątek od reguły. Jednak sugerujemy zapoznanie się z opisem wszystkich typów faktur, aby móc wyłapać w własnej praktyce sytuacje traktowane jako wyjątkowe.

Rachunki

Rachunek jest dokumentem sprzedaży, który może wystawić wyłącznie nie-vatowiec na rzecz osoby fizycznej. Nie-vatowiec innej firmie ma obowiązek wystawienia faktury, na której będzie podana podstawa prawna zwolnienia z podatku VAT.

Kasa fiskalna

Na kasie fiskalnej rejestruje się sprzedaż na rzecz osób fizycznych, sprzedaż na rzecz firm (którym wystawia się faktury) może, ale nie musi być rejestrowana (jeżeli jest, to wówczas wystawiamy faktury na formularzu „Faktura do paragonu z kasy fiskalnej”).
Firma nie musi używać kasy jeżeli sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie przekroczy w trakcie roku 20 tys. zł (w pierwszym roku działalności limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu działania firmy).

Przychody zarejestrowane na kasie fiskalnej wprowadzamy do ewidencji na podstawie wydruku dziennego przez „Faktury” ➡ „Kasa fiskalna” ➡ Wydruk dobowy z kasy fiskalnej”.

Utarg dzienny – sprzedaż detaliczna towarów dla osób fizycznych

Jeżeli firma nie posiada kasy fiskalnej a prowadzi sprzedaż towarów (nie dotyczy świadczenia usług) w różnych stawkach VAT np. sklep spożywczy, to ma obowiązek prowadzenia „ dziennej ewidencji sprzedaży”, w której odnotowuje wartość sprzedaży w kwotach brutto. W praktyce może to być zeszyt, w którym odnotowuje się każdą sprzedaż, podając wyłącznie jej wartość.

Na koniec dnia należy zsumować wartość sprzedaży i wprowadzić do serwisu przez „Faktury” ➡ „nieudokumentowane” ➡ „Utarg dzienny brutto sprzedaży towarów”.

Sprzedaż usług oraz towarów w jednej stawce VAT dla osób fizycznych

Sprzedaż usług na rzecz osoby fizycznej, która nie wnosi o wystawienie faktury, również należy wykazać do celów podatkowych. Zakładka „Faktury” ➡ „Inne przychody” ➡ Przychód uniwersalny (od brutto) – z właściwą dla danej usługi stawką VAT.

Przy sprzedaży towarów (wszystkie w tej samej stawce VAT) istnieje obowiązek prowadzenia „dziennej ewidencji sprzedaży”, w której odnotowuje wartość sprzedaży w kwotach brutto. Może to być zeszyt, w którym odnotowuje się każdą sprzedaż, podając wyłącznie jej wartość. Dzienne podsumowanie ewidencji wprowadza się w sposób opisany wyżej – przy właściwej stawce VAT.

Wydatki

Zasady ogólne dotyczące zaliczania wydatków w koszty podatkowe firmy

Wydatki kosztowe firmy muszą łącznie spełniać następujące warunki:

  1. nie znajdować się na liście wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, która znajduje się w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Szczególnie nie można zaliczyć w koszty firmy wydatków o charakterze osobistym: ubrań, art. spożywczych, mebli o charakterze niebiurowym – przeznaczanych na potrzeby prywatne,
  2. mieć związek z przychodem i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
  3. zakup musi być potwierdzony dokumentem, na który znajdują się dane sprzedawcy i odbiorcy czyli fakturą, rachunkiem, umową kupna sprzedaży. Nie jest wystarczającym dokumentem paragon fiskalny.

Towary Handlowe

Koszty prowadzenia działalności

Koszty wymagające dodatkowych ewidencji

Środki Trwałe

Wyposażenie


Deklaracje ZUS

Składki ZUS na deklaracjach generowanych przez serwis są wyliczane wg parametrów określonych w „Konfiguracja ➡ „Dane użytkownika – Informacja o deklaracjach – deklaracja ZUS DRA”. Każde nowo założone konto ma skonfigurowane ustawienia domyślne, które przed wygenerowaniem pierwszej deklaracji, należy dostosować do danych zawartych w złożonej w ZUS deklaracji ZUA ZUA lub ZUS ZZA.

Jeżeli działalność gospodarcza nie była prowadzona przez pełny miesiąc, np. została zarejestrowana od 10-tego to po rozpoczęciu generowania deklaracji należy kliknąć w „Edytuj” i wprowadzić „okres przerwy”, który w naszym przykładzie trwa do 1-go do 9-tego.

Jeżeli deklaracja została wygenerowana wg błędnych parametrów, to wprowadzenie poprawek polega na zaktualizowaniu danych w „Danych użytkownika” i ponownym wygenerowaniu deklaracji.


Deklaracje podatkowe

Deklaracje podatkowe nie aktualizują się automatycznie, jeżeli po wygenerowaniu deklaracji zostały w danym miesiącu wprowadzone nowe, zmienione lub usunięte dokumenty dotyczące przychodów lub kosztów to należy ją zaktualizować poprzez jej ponowne wygenerowanie.

Podatek dochodowy – deklaracje

W trakcie roku podatkowego nie składa się do US żadnych deklaracji dotyczących podatku dochodowego. Jedynym obowiązkiem podatnika jest wpłacanie na konto US, w terminie do 20-go następnego miesiąca, zaliczek – o ile takie zostaną przez serwis wyliczone.

Przed wygenerowaniem pierwszej deklaracji należy wybrać zasady opodatkowania (zasady ogólne lub podatek liniowy) oraz tryb rozliczeń (miesięczny lub kwartalny) – zgodnie ze zgłoszeniem w CEIDG-1). W trakcie roku podatkowego nie ma możliwości zmiany raz wybranych zasad rozliczeń.

Podatek dochodowy przedsiębiorcy

Podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników


Deklaracje elektroniczne

Serwis ifirma umożliwia elektroniczne składanie deklaracji podatkowych i zusowskich.

Deklaracje podatkowe są uwierzytelniane przez dane osobowe przedsiębiorcy i kwotę przychodu z zeznania rocznego. Szczegółowe informacje odnośnie wymaganych danych są opisane w podpowiedzi dla danego pola.

Po wysłaniu deklaracji do US koniecznie należy sprawdzić, czy została ona przyjęta. Jeżeli został wygenerowany komunikat:

“status: 414, Weryfikacja negatywna – błąd w danych autoryzujących (np. błąd w nazwisku, pierwszym imieniu, dacie urodzenia, NIP, numerze PESEL, kwocie przychodu).”

to należy ( po upewnieniu się, że podane dane były poprawne) skontaktować się ze swoim US w celu ustalenia rozbieżności pomiędzy poprawnymi danymi a danymi widniejącymi w bazie Ministerstwa Finansów (może chodzić o zwykłą literówkę).

Deklaracje ZUS są wysyłane z podpisem elektronicznym pracowników serwisu.


Możliwość komentowania jest wyłączona.