Użytkownicy serwisu ifirma.pl mają możliwość automatycznego pobierania danych o transakcjach dokonanych na dodanych na koncie rachunkach bankowych. Informacje o pobranych transakcjach pozwolą na oznaczenie jako opłaconych dokumentów przychodowych oraz kosztowych.
1. Rachunki bankowe
Użytkownicy serwisu ifirma.pl mają możliwość wprowadzenia na koncie danych rachunków bankowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Dodanie rachunku bankowego pozwoli na wskazanie go na dokumencie sprzedaży, jako rachunku do zapłaty czy też wygenerowanie pliku elixir do zapłaty np. za wydatek z danego rachunku bankowego.
Serwis umożliwia dodanie rachunku złotówkowego lub walutowego.
Dla dodanych rachunków złotówkowych połączonych z serwisem możliwe będzie automatyczne pobieranie informacji o dokonanych na nich transakcjach.
a. Dodanie nowego rachunku bankowego
Użytkownicy serwisu ifirma.pl mają możliwość dodania rachunku bankowego w zakładce Środki pieniężne ➡ Rachunki bankowe oraz zakładce Konfiguracja ➡ Rachunki bankowe.
Dodanie nowego rachunku bankowego może nastąpić przez jego ręczne dodanie lub pobranie jego danych z banku.
Dodając nowy rachunek bankowy należy wskazać:
- identyfikator – nazwa własna rachunku bankowego, służąca do rozpoznania rachunku na liście rachunków bankowych. Musi zawierać minimum 6 znaków,
- numer rachunku bankowego – numer w formacie NRB składający się z 26 cyfr a w przypadku formaty IBAN z 2 znaków identyfikatora kraju i od 14 do 32 znaków,
- nazwę banku,
- SWIFT – kod zawierający 8 lub 11 znaków (litery lub cyfry), służący do identyfikacji banku w transakcjach międzynarodowych.
Uzupełnienie powyższych danych i ich zatwierdzenie powoduje wyświetlenie okna, w którym należy uzupełnić hasło, służące do logowania do konta w serwisie ifirma.pl
Dodane na liście rachunki bankowe widoczne będą w następujący sposób:
Dane rachunków bankowych obejmują wcześniej wprowadzone dane, a także informacje o dacie ostatniej zmiany oraz oznaczenie tego, który rachunek jest domyślny.
Dodanie rachunku bankowego możliwe jest również za pomocą funkcji Pobierz z banku. Jej wybranie spowoduje wyświetlenie okna Łączenia z bankiem:
W oknie możliwe jest wybranie kraju (z UE) oraz banku, w którym jest konto, z którym chcemy połączyć serwis. W kolejnym kroku konieczne będzie zaakceptowanie możliwości pobierania danych o transakcjach, szczegółach konta a także saldzie na koncie za pośrednictwem firmy GoCardless.
Firma GoCardless jest podmiotem pośredniczącym w przekazywaniu danych z kont bankowych (na podstawie założeń dyrektywy PSD2). Serwis ifirma.pl korzystając z jej usług za zgodą Użytkownika otrzymuje dane obejmujące:
- transakcje dokonane na koncie w ostatnich 90 dniach,
- saldo konta,
- szczegóły konta (nr rachunku bankowego, nazwę właściciela konta, nazwę konta nadaną przez bank).
W kolejnym kroku pojawi się okno logowania do wybranego wcześniej banku. Po zalogowaniu się do konta serwis uzupełni okno dodawania nowego rachunku o dane takie jak numer rachunku bankowego i nazwa banku. Pozostałe dane należy uzupełnić ręcznie i zatwierdzić.
Rachunek bankowy dodany do listy, dla którego dokonano połączenia z bankiem, widoczny będzie na liście w następujący sposób:
b. Połączenie rachunku bankowego z kontem w serwisie ifirma.pl
W przypadku już dodanych rachunków bankowych, połączenie następuje przez wybranie opcji Połącz z bankiem.
W kolejnym kroku Użytkownik zostanie przeniesiony do strony pośrednika GoCardless, w celu zaakceptowania zasad korzystania z usługi oraz zalogowania do banku.
Połączenie z bankiem dla dodanego rachunku jest możliwe jeśli numer rachunku dodanego w serwisie jest zgodny z numerem rachunku wskazanym w banku.
Dla dodanych rachunków bankowych Użytkownik będzie mógł pobrać informacje o transakcjach jakie miały na nich miejsce oraz powiązać je odpowiednio z przychodami i kosztami.
Informacji o pobranych transakcjach nie można usunąć.
2. Transakcje bankowe
Zakładka Środki pieniężne ➡ Transakcje bankowe dostępna jest jedynie w ramach usługi biura rachunkowego oraz księgowości internetowej.
a. Pobieranie listy transakcji
Pobierane przez serwis transakcje obejmują transakcje przychodzące i wychodzące na koncie bankowym. Są one pobrane po raz pierwszy, w momencie połączenia dodanego konta z bankiem lub dodania nowego konta za pomocą funkcji Pobierz z banku. Pobierane są transakcje z ostatnich 90 dni.
Nowe transakcje nie są pobierane automatycznie. Ich pobranie następuje za pomocą ikony Aktualizuj listę transakcji.
Aktualizacja listy transakcji powoduje pobranie nowych transakcji od momentu poprzedniej aktualizacji.
Lista pobranych transakcji bankowych obejmuje transakcje przychodzące i wychodzące. Dla każdej pobierane są następujące dane:
- nabywca i odbiorca,
- tytuł transakcji,
- kwota w PLN,
- data transakcji.
Użytkownik ma możliwość wyboru tego, z którego konta transakcje chce wyświetlić, a także wyszukania określonej transakcji (po nazwie kontrahenta lub tytule).
b. Transakcje przychodzące i ich rozliczanie
Pobrane transakcje przychodzące można rozliczyć z następującymi rodzajami przychodów:
- faktury sprzedaży oraz rachunki wystawione w złotówkach widoczne w zakładce Faktury ➡ Lista faktur lub Rachunki ➡ Lista rachunków i faktur,
- faktury VAT marża widoczne w zakładce Faktury ➡ Faktury VAT marża,
- przychód uniwersalny VAT lub nie VAT,
- zamówieniem pobranym w zakładce eCommerce.
Rozliczenie transakcji z przychodem może dotyczyć jedynie dokumentów wystawionych w PLN.
Rozliczenie transakcji może dotyczyć jedynie dokumentów widocznych na liście jako nieopłaconych lub opłaconych częściowo.
Nie będzie możliwe rozliczenie wpłat wcześniejszych niż data wystawienia dokumentu. Nie dotyczy to zamówień. Tu możliwe jest, aby wpłata była wcześniejsza niż pobrane zamówienie.
Rozliczanie wpłat z wystawionymi dokumentami.
W celu rozliczenia transakcji należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą wpłaty, a następnie wybrać opcję Dopasuj płatność.
Serwis podpowie nierozliczone transakcje z ostatnich 3 miesięcy poprzedzających płatność. Lista przychodów wyświetlanych przez serwis jest przygotowana w oparciu o takie dane jak: numer rachunku bankowego kontrahenta i rachunku, na który nastąpiła zapłata, numeru dokumentu czy nazwy kontrahenta.
Po oznaczeniu wybranego przychodu, aktywne będzie okno do wpisania kwoty wpływu, który ma zostać rozliczony w ramach danego przychodu.
W przypadku kiedy wyświetlona lista przychodów nie będzie zawierać właściwego dokumentu – należy skorzystać z funkcji Wyszukaj ręcznie.
W wyświetlonym oknie możliwe jest wyszukanie przychodu poprzez wskazanie np. daty wystawienia dokumentu czy jego terminu płatności, a także kwoty czy numeru dokumentu. W oknie tym wyszukane zostaną przychody – także z okresu dłuższego niż 3 miesiące poprzedzające zapłatę.
Po oznaczeniu dokumentu, z którym wpłata ma być rozliczona i ewentualnie zmianie kwoty, należy zatwierdzić płatność.
Informację o dokonanym rozliczeniu Użytkownik będzie widział bezpośrednio na liście transakcji.
Informacja o rozliczeniu przelewu widoczna będzie w szczegółach przychodu. W przypadku faktury będzie to karta Płatności.
Dodaną w ten sposób wpłatę można usunąć, mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą jej dokonania.
Rozliczanie wpłat z zamówieniami.
W przypadku Użytkowników korzystających z integracji dostępnych w zakładce eCommerce na liście transakcji przychodzących dostępna będzie funkcjonalność pozwalająca na powiązanie otrzymanej wpłaty z zamówieniem (Dopasuj zamówienie).
Wybór opcji Dopasuj zamówienie pozwoli na wyświetlenie listy zamówień nieopłaconych, widocznych w zakładce eCommerce ➡ lista zamówień na karcie Do zaksięgowania.
Wyświetlaną listę zamówień można filtrować wg wartości zamówienia, jego daty. Możliwe jest też wyszukanie zamówienia po numerze czy danych nabywcy.
Po oznaczeniu zamówień, które mają zostać rozliczone otrzymaną wpłatą, należy wybrać opcję przypisania kwoty dla wybranych pozycji.
W kolejnym kroku możliwe będzie przypisanie wartości wpłat do zamówień.
Serwis domyślnie rozliczy maksymalną kwotę do każdego zamówienia (pełną kwotę zamówienia lub pozostałą do rozliczenia z transakcji). Użytkownik może dokonać zmiany rozliczanych kwot.
W kolejnym kroku możliwe jest zatwierdzenie płatności lub zatwierdzenie płatności wraz z zaksięgowaniem zamówienia.
W przypadku wybrania opcji zatwierdź płatność, na liście transakcji przychodzących możliwe będzie wyświetlenie zamówień przypisany do transakcji (Pokaż zamówienia).
Widoczna informacja zawierać będzie numer zamówienia (wg identyfikatora wewnętrznego lub zewnętrznego) wraz ze statusem (Do zaksięgowania). Wybranie danych zamówienia spowoduje przeniesienie do jego szczegółów.
W szczegółach zamówienia w części Powiązania z operacjami rozliczeń widoczna będzie informacja o rozliczonej wpłacie. Z tego poziomu będzie można ją usunąć.
Oznaczone jako opłacone zamówienie będzie można zaksięgować z poziomu szczegółów zamówienia, a także z poziomu listy zamówień.
Z racji tego, że wpłata nie jest doliczona w całości, z poziomu ikony Pokaż zamówienia, możliwe będzie również dopasowanie do niej kolejnych zamówień.
Z kolei wybór opcji zatwierdź płatność i zaksięguj, powoduje wyświetlenie widoku listy zamówień z oznaczeniem zamówień do księgowania.
Również podczas księgowania danego zamówienia (np. podczas wystawiania faktury krajowej) na formularzu widoczna będzie dodana wpłata.
Po przypisaniu zamówień do transakcji przychodzących i wystawieniu do nich dokumentów sprzedaży na liście transakcji możliwe będzie sprawdzenie:
- numerów dokumentów sprzedaży,
- zamówień, do których przypisana została wpłata.
c. Transakcje wychodzące i ich rozliczanie
Pobraną transakcję wychodzącą można rozliczyć z następującymi rodzajami wydatków:
- zobowiązania z tytułu podatku dochodowego, podatku VAT, wpłat na Pracownicze Plany Kapitałowe, składek ZUS oraz wynagrodzeń,
- wydatków krajowych widocznych w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków w części Dowody obce, jeśli są w złotówkach,
- widocznych w zakładce Wydatki ➡ Lista wydatków w części Rozliczenie korekty, (jeśli wydatek jest w złotówkach) oraz Rozliczenie transakcji korekty.
Rozliczenie transakcji może dotyczyć jedynie dokumentów widocznych na liście jako nieopłaconych lub opłaconych częściowo.
Nie będzie możliwe rozliczenie wypłat wcześniejszych niż data wystawienia dokumentu.
W celu rozliczenia transakcji należy ustawić miesiąc księgowy zgodny z datą dokonania zapłaty, a następnie wybrać opcję Dopasuj płatność.
Serwis podpowie nierozliczone transakcje z ostatnich 3 miesięcy poprzedzających płatność. Wydatki i zobowiązania (podatkowe czy wobec ZUS) wyświetlane przez serwis są ustalane na podstawie numer rachunku bankowego kontrahenta i rachunku, na który nastąpiła zapłata, numeru dokumentu czy nazwy kontrahenta.
Po oznaczeniu wybranego zobowiązania, aktywne będzie okno do wpisania kwoty zapłaty, która ma zostać rozliczona w ramach danego zobowiązania.
W przypadku kiedy wyświetlona lista wydatków nie będzie zawierać właściwego zobowiązania – należy skorzystać z funkcji Wyszukaj ręcznie.
W wyświetlonym oknie możliwe jest wyszukanie zobowiązania poprzez wskazanie np. daty wystawienia dokumentu czy jego terminu płatności, a także kwoty czy numeru dokumentu. W oknie tym wyszukane zostaną zobowiązania – także z okresu dłuższego niż 3 miesiące poprzedzające zapłatę.
Po oznaczeniu dokumentu, z którym wpłata ma być rozliczona i ewentualnie zmianie kwoty należy zatwierdzić płatność.
Informację o dokonanym rozliczeniu Użytkownik będzie widział bezpośrednio na liście transakcji.
Informacja o rozliczeniu przelewu widoczna będzie w szczegółach zobowiązania – wydatku lub zobowiązania podatkowego/wobec ZUS.
Dodaną w ten sposób wpłatę można usunąć, mając ustawiony miesiąc księgowy zgodny z datą jej dokonania.
Pobranych transakcji nie można usunąć – jeśli na koncie pojawią się wydatki lub wpływy prywatne, również zostaną pobrane do serwisu. Należy je pozostawić nierozliczone.
Autor: Katarzyna Kisiel – ifirma.pl