Krajowy System e-Faktur to rządowy program, przez który od 1 lutego 2026 zaczną obowiązkowo przepływać faktury wystawione na rzecz innych podatników przez największe firmy (obrót za rok 2024 pow. 200 mln złotych) oraz te, które wcześniej mimo braku takiego obowiązku zdecydują się na wysyłkę faktur do KSeF.
Obowiązek przesyłania faktur do KSeF zacznie dotyczyć większości podatników dopiero w kwietniu 2026 (wyjątek dla tych, którzy fakturują B2B miesięcznie na nie więcej niż 10 tys. zł – mogą wejść w KSeF od 01.01.2027), jednak już teraz musisz być przygotowany na odbieranie faktur z KSeF.
Dzięki integracji z KSeF możesz przesyłać faktury wystawione kontrahentom do KSeF i pobierać stamtąd własne faktury z poziomu ifirma.pl, bez konieczności logowania się na innych stronach. Pamiętaj, że tylko faktury przekazane do KSeF nabierają mocy prawnej i zobowiązują kontrahenta do zapłaty.
1. Integracja z KSeF z poziomu IFIRMA
Po zalogowaniu się do IFIRMA na pulpicie znajdziesz ramkę Import e-dokumentów, skąd bezpośrednio przejdziesz do odpowiedniej zakładki w konfiguracji. Kliknij Połącz z KSeF.
Masz do wyboru trzy poniższe sposoby integracji:
- wygenerowanie certyfikatów z poziomu IFIRMA przez złożenie i podpisanie wniosku profilem zaufanym;
- ręczne wgranie certyfikatów pobranych wcześniej z KSeF. Pamiętaj, certyfikaty są dwa – pisaliśmy o tym w tekście jak przygotować się na KSeF;
- ręczne wgranie tokenu pobranego wcześniej z KSeF.
Ważne!
Tylko opcja połączenia się poprzez certyfikaty KSeF daje możliwość wystawiania faktur w trybie offline – zalecamy łączenie się z KSeF poprzez wgranie posiadanych certyfikatów bądź wgranie ich do serwisu poprzez połączenie się z KSeF poprzez logowanie z poziomu serwisu IFIRMA.
a. Połączenie osoby fizycznej z KSeF
Osoba fizyczna (podatnik) posiadająca NIP ma dostęp do KSeF automatycznie. Przedsiębiorca może zalogować się do KSeF, korzystając z Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeżeli posiadasz jeden z ww., bez problemu połączysz się z KSeF. Możesz przejść przez wybraną przez siebie opcję pokazaną w instrukcji.
Jeżeli nie masz NIP, bo prowadzisz NDG, dowiedz się jak go uzyskać: Formularz NIP-7 – kto i kiedy powinien go wypełnić?
Jeżeli nie masz Profilu Zaufanego, dowiedz się jak go uzyskać: Jak założyć Profil Zaufany?
b. Połączenie innego podmiotu niż osoba fizyczna z KSeF
Żeby połączyć konto IFIRMA z KSeF, firma powinna złożyć druk ZAW-FA, wskazując osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSEF.
Ta osoba może potem, autoryzując się swoim Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, dokonać połączenia KSeF z serwisem.
Druk ZAW-FA można złożyć m.in. przez e-urząd – warto zapoznać się z tekstem na stronie gov.pl. Przeczytaj również, jak wypełnić wskazany druk, na naszym blogu.
Brak Profilu Zaufanego? Jeżeli nie masz Profilu Zaufanego, dowiedz się jak go uzyskać: Jak założyć Profil Zaufany?
Osoba fizyczna może posiadać maksymalnie dwa certyfikaty i w tym przypadku oba – certyfikat dla logowania oraz offline wygenerowane na dane osoby fizycznej, będą działać dla JDG jak i spółki.
Uwaga! Wgrywając certyfikat do ifirma.pl należy sprawdzić, czy na pewno uprawnienia w KSeF są nadane na osobę, na którą został wystawiony certyfikat. Żeby sprawdzić, na kogo jest wystawiony wgrany certyfikat wystarczy otworzyć plik crt. Na karcie Ogólne będzie widać na kogo certyfikat jest wystawiony oraz datę ważności wystawionego certyfikatu. Tak jak na zrzucie poniżej.
2. Opcja – pobranie i podpisanie wniosku online – zalecane dla przedsiębiorców, którzy nie posiadają wygenerowanych certyfikatów – faktury online i offline
Możesz wygenerować certyfikat KSeF bezpośrednio przez ifirma.pl, bez konieczności logowania się osobno na stronie KSeF. Utworzenie certyfikatu przez IFIRMA automatycznie doprowadzi do integracji z KSeF.
- Przez przycisk Rozpocznij przejdź do procesu integracji.
- Kliknij Pobierz wniosek o wydanie certyfikatu KSeF. Pobieranie pliku xml rozpocznie się automatycznie.
- Kliknij Zaloguj się na Profil Zaufany. Zostaniesz automatycznie przeniesiony na stronę podpis.gov.pl. Wgraj pobrany plik i podpisz go elektronicznie, logując się do Profilu Zaufanego, korzystając z dowolnej metody.
- Wgraj podpisany dokument w IFIRMA
3. Opcja – wgranie certyfikatów logowania – zalecane dla przedsiębiorców jacy posiadają już wygenerowane certyfikaty – faktury online i offline
Jeśli pobrałeś certyfikat ze strony https://ksef.podatki.gov.pl/, połączysz KSeF z IFIRMA przez wgranie dokumentów.
Przed rozpoczęciem połączenia upewnij się, że posiadasz dla certyfikatu:
- Uwierzytelnienie w systemie KSeF – dwa pliki z rozszerzeniem .key oraz .crt wraz z hasłem do certyfikatu – certyfikat logowania odpowiada za połączenie z KSeF.
- Podpis linku do weryfikacji wystawcy – dwa pliki z rozszerzeniem .key oraz .crt wraz z hasłem do certyfikatu – odpowiada za opcję offline.
Będą niezbędne do wykonania poniższych kroków.
Jak to wygląda podczas generowania certyfikatu po stronie gov.pl, pokazuje zrzut poniżej.
Na zrzucie pokazaliśmy, który certyfikat odpowiada za co w serwisie IFIRMA.
Zaczynamy od dodania certyfikatu logowania. W tym celu korzystamy z opcji Wgraj certyfikat.
Następnie utwórz nazwę certyfikatu w IFIRMA. To może, ale nie musi, być ta sama nazwa, którą nadałeś certyfikatowi w KSeF. Może to być na przykład Twoje imię i nazwisko lub data.
Następnie:
- Wgraj klucz prywatny. To plik z rozszerzeniem .key.
- Wgraj certyfikat. To plik z rozszerzeniem *crt.
- Uzupełnij hasło ustawione wcześniej na stronie KSeF.
- Zatwierdź zmiany.
Po dodaniu certyfikatu logowania przejdź do dodania certyfikatu offline. W tym celu wybierz +Dodaj na karcie Certyfikaty offline i wybierz + Wgraj certyfikat offline.
To umożliwi wystawianie faktur w trybie offline24 w razie awarii KSeF. Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.
Następnie:
- Utwórz nazwę certyfikatu w IFIRMA. To może, ale nie musi, być ta sama nazwa, którą nadałeś certyfikatowi w KSeF. Może to być na przykład Twoje imię i nazwisko lub data.
- Wgraj klucz prywatny. To plik z rozszerzeniem .key.
- Wgraj certyfikat. To plik z rozszerzeniem *crt.
- Uzupełnij hasło ustawione wcześniej na stronie KSeF.
- Zatwierdź zmiany.
Jeśli masz dwa certyfikaty na liście, integracja przebiegła w pełni poprawnie.
4. Opcja – wgranie tokenu pobranego z KSeF – opcja ograniczona – token daje możliwość jedynie wysyłki faktur online
Jeśli pobrałeś token ze strony https://ksef.podatki.gov.pl/, połączysz KSeF z IFIRMA przez wgranie dokumentów. Pamiętaj, token działa jedynie do końca roku 2026. Po tym czasie obowiązywać będą jedynie certyfikaty KSeF.
Token nie daje opcji wystawiania faktur w trybie offline, co będzie problemem w przypadku awarii systemu KSeF, dlatego zalecamy jako bezpieczniejsze rozwiązania łączenie się z bazą KSeF poprzez certyfikaty.
Uwaga! Zalecamy wgranie tokena z co najmniej oznaczonymi na zrzucie uprawnieniami:
Token dodajemy przez opcję Dodaj token.
Kolejno uzupełnij jego Nazwę oraz wklej Token pobrany ze strony gov.pl. Nazwa to może być na przykład Twoje imię i nazwisko lub data.
Jeśli masz token na liście, integracja przebiegła w pełni poprawnie.
5. Więcej niż jeden użytkownik korzystający z konta
Użytkownicy płatnych pakietów mają możliwość dodawania kolejnych użytkowników i nadawania im uprawnień do korzystania z wybranych funkcjonalności. Użytkownik konta decyduje, czy dla każdego dodatkowego użytkownika będzie następowała odrębna aktywacja KSeF, czy będzie ona działała w oparciu o uprawnienia jednego z użytkowników konta.
Podczas dodawania certyfikatu/tokenu bardzo ważne jest, żeby wybrać, czy tylko jedna osoba będzie korzystała z KSeF w ramach danego konta (domyślnie będzie to użytkownik jaki wgrał certyfikat na konto), czy również będą taki dostęp mieli pozostali użytkownicy konta. Opcja widoczna jest w konfiguracji połączenia KSeF na koncie przy wgranym tokenie/certyfikacie. wystarczy wybrać + Dodaj użytkownika, lub Przypisz wszystkich.
Autor: Joanna Łuksza – IFIRMA